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医院行业是科技含量较高的行业，在医疗实践活动中，先进的医疗仪器设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着决定性的作用。随着医疗卫生事业的不断发展，医院医疗设备的种类、数量迅速增加，已成为衡量医院规模、医疗水平和科技水平的重要标志之一。加强医疗设备的管理对于医院而言无疑具有十分重要的意义。医疗设备档案是进行医疗设备管理的必要条件，如何科学管理和有效开发利用医疗设备档案，使之更好地为医疗服务，成为医院档案管理人员的一项重要工作内容。
一、医院医疗设备档案的形成
医疗设备档案是医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种材料，记录了设备从需求、论证、采购、装备、使用、质控、维护、变更、报废的全过程。在具体实践中，医疗设备档案的归档内容主要由两大部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。一卷完整的医疗设备档案主要包括：设备购置请示、论证报告、批文、招投标文件、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件(说明书、合格证、保修单、操作手册、维修手册、系统手册)、设备移交、调配变更、报废处理等资料。享受国家免税政策的进口设备，除了具备上述材料外，还应包括机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、商检报告等。从医疗设备档案的形成过程看，它涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，档案材料多，因此，设备档案的管理是一项工作量相当大的工作。
二、医疗设备档案在医院管理中的作用
医疗设备是保证医疗卫生事业发展的主要硬件资源，如何管好用好医疗设备，首先必须建立较为全面的医疗设备档案。医疗设备档案在医院管理中的主要作用在于：一是设备日常管理的重要依据。管理者要对医疗设备进行日常管理，必须借助设备档案经常了解设备的分布情况，使用率、完好率、检修率、报废率和效益等。二是为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。三是设备维修、检修的必要参考资料。机器设备在运转和使用过程中，不免会出现各种问题，必须不断维护和检修，设备的维护检修可能要经常翻阅档案，参考和查阅说明书、线路图、操作手册及系统应用软件等资料。四是处理医疗设备纠纷的依据。在医疗设备管理中，难免发生这样或那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用造成设备或配件损坏、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。五是信息共享的基础。随着医疗设备档案的数字化和医院、社会网络化、信息化程度的提高，医疗设备档案信息将更好地为各类人员所共享和服务。
三、加强医疗设备档案管理的举措
1、建立医疗设备档案管理的组织机构。为了搞好设备档案管理，医院必须建立相应的组织机构，根据相关法规制定本单位的档案管理目标、管理细则、岗位职责、工作流程等。许多医院形成的医院、科室和具体管理人员组成的三级管理网络就是很有效的组织架构。
2、建立健全医疗设备档案管理制度。建立健全各项档案管理制度是做好医疗设备档案管理的根本保证。包括档案收集和归档、档案利用、保管、借阅等制度，并将这些制度纳入医院岗位责任制和考核办法之中。为了提高档案的有效利用率，尤其要完善档案收集制度。从医院整体角度看，医疗设备档案资料分散于各职能科室和使用科室，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，在提高医院相关人员档案意识，积极配合档案部门工作、主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递，登记制度，确保档案材料的系统、完整性。
3、提高医疗设备档案管理现代化水平。医疗设备档案的收集、整理、完善、保存是一项任务重、工作量大而又需要认真才能完成的工作，目前存在着资料管理的不完整性、任意性、资料查找的不方便性、盲目性等缺点。随着计算机信息网络的发展，我们要改变传统的档案信息组织方式，用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理后输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片、声像资料转变成数据资料，建立医疗设备档案数据库系统，实施动态管理，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，使醫疗设备档案管理工作真正进入现代化管理阶段。
4、重视医疗设备档案人才队伍建设。提高档案管理人员素质是做好医疗设备档案管理的关键。一是档案人员要增加档案的法律意识，认真学习《档案法》、《医药卫生档案处理办法》等法规，做到依法治档。二是对档案人员实行定期培训、轮岗培训、考试考核、上岗证制度，使档案管理人员了解专业最新动态，熟悉相关学科发展趋势，提高解决实际问题的能力。三是制定相应的激励机制，调动档案人员的积极性，激励档案人员在档案管理中化被动为主动，积极探索医疗设备档案管理工作的规律，为医院发展作出应有的贡献。
（作者单位：荆州市中心医院）
一、医院医疗设备档案的形成
医疗设备档案是医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种材料，记录了设备从需求、论证、采购、装备、使用、质控、维护、变更、报废的全过程。在具体实践中，医疗设备档案的归档内容主要由两大部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。一卷完整的医疗设备档案主要包括：设备购置请示、论证报告、批文、招投标文件、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件(说明书、合格证、保修单、操作手册、维修手册、系统手册)、设备移交、调配变更、报废处理等资料。享受国家免税政策的进口设备，除了具备上述材料外，还应包括机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、商检报告等。从医疗设备档案的形成过程看，它涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，档案材料多，因此，设备档案的管理是一项工作量相当大的工作。
二、医疗设备档案在医院管理中的作用
医疗设备是保证医疗卫生事业发展的主要硬件资源，如何管好用好医疗设备，首先必须建立较为全面的医疗设备档案。医疗设备档案在医院管理中的主要作用在于：一是设备日常管理的重要依据。管理者要对医疗设备进行日常管理，必须借助设备档案经常了解设备的分布情况，使用率、完好率、检修率、报废率和效益等。二是为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。三是设备维修、检修的必要参考资料。机器设备在运转和使用过程中，不免会出现各种问题，必须不断维护和检修，设备的维护检修可能要经常翻阅档案，参考和查阅说明书、线路图、操作手册及系统应用软件等资料。四是处理医疗设备纠纷的依据。在医疗设备管理中，难免发生这样或那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用造成设备或配件损坏、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。五是信息共享的基础。随着医疗设备档案的数字化和医院、社会网络化、信息化程度的提高，医疗设备档案信息将更好地为各类人员所共享和服务。
三、加强医疗设备档案管理的举措
1、建立医疗设备档案管理的组织机构。为了搞好设备档案管理，医院必须建立相应的组织机构，根据相关法规制定本单位的档案管理目标、管理细则、岗位职责、工作流程等。许多医院形成的医院、科室和具体管理人员组成的三级管理网络就是很有效的组织架构。
2、建立健全医疗设备档案管理制度。建立健全各项档案管理制度是做好医疗设备档案管理的根本保证。包括档案收集和归档、档案利用、保管、借阅等制度，并将这些制度纳入医院岗位责任制和考核办法之中。为了提高档案的有效利用率，尤其要完善档案收集制度。从医院整体角度看，医疗设备档案资料分散于各职能科室和使用科室，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，在提高医院相关人员档案意识，积极配合档案部门工作、主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递，登记制度，确保档案材料的系统、完整性。
3、提高医疗设备档案管理现代化水平。医疗设备档案的收集、整理、完善、保存是一项任务重、工作量大而又需要认真才能完成的工作，目前存在着资料管理的不完整性、任意性、资料查找的不方便性、盲目性等缺点。随着计算机信息网络的发展，我们要改变传统的档案信息组织方式，用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理后输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片、声像资料转变成数据资料，建立医疗设备档案数据库系统，实施动态管理，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，使醫疗设备档案管理工作真正进入现代化管理阶段。
4、重视医疗设备档案人才队伍建设。提高档案管理人员素质是做好医疗设备档案管理的关键。一是档案人员要增加档案的法律意识，认真学习《档案法》、《医药卫生档案处理办法》等法规，做到依法治档。二是对档案人员实行定期培训、轮岗培训、考试考核、上岗证制度，使档案管理人员了解专业最新动态，熟悉相关学科发展趋势，提高解决实际问题的能力。三是制定相应的激励机制，调动档案人员的积极性，激励档案人员在档案管理中化被动为主动，积极探索医疗设备档案管理工作的规律，为医院发展作出应有的贡献。
（作者单位：荆州市中心医院）