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摘要：随着我国公路工程建设的发展，公路工程设计电子文件作为设计单位最重要的信息资源必须要得到妥善管理。为此，本文就影响电子文件收集归档的主要因素和改进建议进行了论述，希望对实际工作能有所借鉴。
关键词：公路工程设计电子文件 收集 归档
公路工程设计电子文件（以下简称电子文件）是设计单位最重要的信息资源，对推动设计工作的发展，加强设计工作的管理，提高设计工作的水平和效率，维护单位和个人的经济利益和合法权益，服务国家交通基本建设都有着不可替代的作用。随着交通事业的快速发展，公路工程设计所形成的档案内容更加丰富，数量更加庞大，收集工作也正面临着前所未有的挑战。
一、影响电子文件收集归档的主要因素
1.收集理念滞后。电子文件的收集工作还没有树立前置化、全过程管理的理念，主动参与设计过程管理的能力还没形成，“事后收集，集中整理”的思维模式和管理方法在公路设计行业中始终处于主导地位，这种管理模式存在很多弊端，电子文件的准确性、完整性、有效性、安全性得不到保证，同时因文件积压过多、时间过长，使收集整理工作难度大、效率低、费时费力，给设计部门和档案部门都带来了很大的压力，造成大量的有利用价值的信息不能及时归档和提供利用，处于浪费状态。
2.归档意识淡薄。公路工程设计电子文件的收集工作主要依赖于设计部门的配合，由于归档工作的重要意义没有被设计部门充分认识和理解，重设计、轻归档的现象普遍存在，严重影响电子文件的收集。主要表现在：其一，在项目设计中，电子文件始终处于动态过程，内容在不断修改，由于缺乏对日后电子文件归档的考虑，修改过的信息未能有效保存，常常出现电子文件与纸质文件不相符的现象，影响了电子文件的准确性和真实性。其二，公路设计是团队作业，一个项目的电子文件分散在很多设计人员手中，常常是未加整理就简单地汇集在一起，随着时间的推移，各种信息渐渐被忘记，人员变动、硬盘损坏等情况造成电子文件丢失，利用这些没有规范标识的电子文件时，查找起来也相当困难。其三，近年来公路建设发展迅速，设计人员项目多，任务重，一个工程项目还未结束，就要忙于新的项目设计，有时甚至是几个项目同时进行，无暇顾及电子文件的归档工作。由于错过了整理归档的最佳时间，设计人员也就失去了对归档工作的紧迫感和责任感。久而久之，电子文件及其收集归档工作也随之落入了无人问津的境地。
3.技术手段落后。目前大多数设计单位沿用传统的手工方法对归档电子文件进行图纸拆分、归类、编号、制表等信息处理与加工，工作量大，技术要求高。比如，一个项目施工图设计的电子文件一般由主线、交通工程及沿线设施、房建、桥梁通用图、工程地质勘察报告、管道、机电、连接线、补充修改等多个部分组成，平均每公里就有近200个电子文件，一般情况下100多公里的项目就有电子文件近万个，一个甲级设计院在二、三年内要完成1500-2000公里的高速公路设计任务。面对海量图纸用手工方法收集归档，其难度可想而知。档案人员无力承担，要求设计部门完成又加重了他们的负担，畏难情绪不可避免。
二、改进电子文件收集归档工作的思考
1.增强创新意识。第一，电子文件是企业宝贵的信息资源，电子文件是公路工程建设全部档案材料的重要组成部分，真实反映了本单位的发展历史和全部的技术含量。做好收集归档工作是维护企业的合法权益、保护国家秘密和知识产权的必要手段。第二，归档电子文件中蕴含着新的生产力。一个项目的电子文件，对该项目今后的改建、扩建、养护以及新项目的借鉴利用具有不可估计的使用价值和凭证作用，重复利用电子文件能够缩短设计周期，降低设计成本。第三，电子文件为企业积累雄厚的技术储备。这种技术储备在市场竞争愈演愈烈的背景下，对企业的经济效益和社会效益都会产生巨大的影响。同时它有着不可忽视的社会化功能，可通过为社会服务展示出本单位深厚的文化底蕴、雄厚的技术实力、良好的企业形象，有效地扩大本单位的社会声誉和地位，进而提升行业的竞争力。第四，电子文件归档工作为企业建设信息化管理平台提供数据支撑，丰富的信息资源是信息化建设的核心。第五，电子文件收集归档工作是设计工作的重要组成部分。电子文件收集归档工作是一个工程项目的最后一道工序，是每个技术人员特别是项目负责人应尽的职责。要在设计人员中加大普及档案知识的力度，增强其归档意识以及与档案部门的配合意识，有条件的设计部门可以设立兼职档案人员，协助设计负责人做好电子文件的收集、整理和归档。
2.合理配置资源。第一是设备的配置。电子文件的形成、处理，都是在计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是做好电子文件归档工作的前提。第二是人力资源。与纸质文件相比，电子文件所涉及的专业更加广泛，操作起来难度更大，配置适应公路专业的新型的档案管理人才，对于推动电子文件归档工作是至关重要的。一是能有效地对归档工作进行前端介入，即在设计进程中根据公路专业的特点，结合软件数据库对电子文件字段设置的要求，做好针对性的归档前期指导工作；二是能对收集归档的电子文件做出准确的鉴定和信息著录；三是能利用软硬件平台对信息进行加工、处理，完成电子文件向电子档案的转换。
3.建设电子文件自动采集平台。档案信息化建设是提高收集质量，促进档案管理工作的重要途径。电子文件自动采集平台是档案信息化建设的一个重要组成部分，利用它可以在出图打印的同时完成对电子文档的自动分析、自动上传，相关图表信息、管理信息自动采集、分类、编目，对整个工程项目信息进行全过程处理与加工。建设这样一个平台，设计负责人可以对工程的进展、各类文件信息实行全方位、全范围、全阶段的优化管理；档案部门可以通过系统实现对电子文件的前端控制，实时进行电子文件的收集，对著录信息做出及时的调整，真正实现设计与归档同步完成，使归档电子文件的真实性、准确性、有效性得到保证，系统提供实时的电子文件信息在线查询功能，满足利用者不同层面的需求。至此设计人员和档案人员将从繁重的、大强度的手工劳动中彻底解放出来。
做好公路工程设计文件的收集归档工作，是设计人员与档案人员共同担负的历史责任，任重而道远。因此要树立起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，抓住交通事业发展的机遇，不断提高电子文件收集归档工作的管理水平。
作者单位：吉林省高等级公路建设局
吉林省公路测设技术服务中心
关键词：公路工程设计电子文件 收集 归档
公路工程设计电子文件（以下简称电子文件）是设计单位最重要的信息资源，对推动设计工作的发展，加强设计工作的管理，提高设计工作的水平和效率，维护单位和个人的经济利益和合法权益，服务国家交通基本建设都有着不可替代的作用。随着交通事业的快速发展，公路工程设计所形成的档案内容更加丰富，数量更加庞大，收集工作也正面临着前所未有的挑战。
一、影响电子文件收集归档的主要因素
1.收集理念滞后。电子文件的收集工作还没有树立前置化、全过程管理的理念，主动参与设计过程管理的能力还没形成，“事后收集，集中整理”的思维模式和管理方法在公路设计行业中始终处于主导地位，这种管理模式存在很多弊端，电子文件的准确性、完整性、有效性、安全性得不到保证，同时因文件积压过多、时间过长，使收集整理工作难度大、效率低、费时费力，给设计部门和档案部门都带来了很大的压力，造成大量的有利用价值的信息不能及时归档和提供利用，处于浪费状态。
2.归档意识淡薄。公路工程设计电子文件的收集工作主要依赖于设计部门的配合，由于归档工作的重要意义没有被设计部门充分认识和理解，重设计、轻归档的现象普遍存在，严重影响电子文件的收集。主要表现在：其一，在项目设计中，电子文件始终处于动态过程，内容在不断修改，由于缺乏对日后电子文件归档的考虑，修改过的信息未能有效保存，常常出现电子文件与纸质文件不相符的现象，影响了电子文件的准确性和真实性。其二，公路设计是团队作业，一个项目的电子文件分散在很多设计人员手中，常常是未加整理就简单地汇集在一起，随着时间的推移，各种信息渐渐被忘记，人员变动、硬盘损坏等情况造成电子文件丢失，利用这些没有规范标识的电子文件时，查找起来也相当困难。其三，近年来公路建设发展迅速，设计人员项目多，任务重，一个工程项目还未结束，就要忙于新的项目设计，有时甚至是几个项目同时进行，无暇顾及电子文件的归档工作。由于错过了整理归档的最佳时间，设计人员也就失去了对归档工作的紧迫感和责任感。久而久之，电子文件及其收集归档工作也随之落入了无人问津的境地。
3.技术手段落后。目前大多数设计单位沿用传统的手工方法对归档电子文件进行图纸拆分、归类、编号、制表等信息处理与加工，工作量大，技术要求高。比如，一个项目施工图设计的电子文件一般由主线、交通工程及沿线设施、房建、桥梁通用图、工程地质勘察报告、管道、机电、连接线、补充修改等多个部分组成，平均每公里就有近200个电子文件，一般情况下100多公里的项目就有电子文件近万个，一个甲级设计院在二、三年内要完成1500-2000公里的高速公路设计任务。面对海量图纸用手工方法收集归档，其难度可想而知。档案人员无力承担，要求设计部门完成又加重了他们的负担，畏难情绪不可避免。
二、改进电子文件收集归档工作的思考
1.增强创新意识。第一，电子文件是企业宝贵的信息资源，电子文件是公路工程建设全部档案材料的重要组成部分，真实反映了本单位的发展历史和全部的技术含量。做好收集归档工作是维护企业的合法权益、保护国家秘密和知识产权的必要手段。第二，归档电子文件中蕴含着新的生产力。一个项目的电子文件，对该项目今后的改建、扩建、养护以及新项目的借鉴利用具有不可估计的使用价值和凭证作用，重复利用电子文件能够缩短设计周期，降低设计成本。第三，电子文件为企业积累雄厚的技术储备。这种技术储备在市场竞争愈演愈烈的背景下，对企业的经济效益和社会效益都会产生巨大的影响。同时它有着不可忽视的社会化功能，可通过为社会服务展示出本单位深厚的文化底蕴、雄厚的技术实力、良好的企业形象，有效地扩大本单位的社会声誉和地位，进而提升行业的竞争力。第四，电子文件归档工作为企业建设信息化管理平台提供数据支撑，丰富的信息资源是信息化建设的核心。第五，电子文件收集归档工作是设计工作的重要组成部分。电子文件收集归档工作是一个工程项目的最后一道工序，是每个技术人员特别是项目负责人应尽的职责。要在设计人员中加大普及档案知识的力度，增强其归档意识以及与档案部门的配合意识，有条件的设计部门可以设立兼职档案人员，协助设计负责人做好电子文件的收集、整理和归档。
2.合理配置资源。第一是设备的配置。电子文件的形成、处理，都是在计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是做好电子文件归档工作的前提。第二是人力资源。与纸质文件相比，电子文件所涉及的专业更加广泛，操作起来难度更大，配置适应公路专业的新型的档案管理人才，对于推动电子文件归档工作是至关重要的。一是能有效地对归档工作进行前端介入，即在设计进程中根据公路专业的特点，结合软件数据库对电子文件字段设置的要求，做好针对性的归档前期指导工作；二是能对收集归档的电子文件做出准确的鉴定和信息著录；三是能利用软硬件平台对信息进行加工、处理，完成电子文件向电子档案的转换。
3.建设电子文件自动采集平台。档案信息化建设是提高收集质量，促进档案管理工作的重要途径。电子文件自动采集平台是档案信息化建设的一个重要组成部分，利用它可以在出图打印的同时完成对电子文档的自动分析、自动上传，相关图表信息、管理信息自动采集、分类、编目，对整个工程项目信息进行全过程处理与加工。建设这样一个平台，设计负责人可以对工程的进展、各类文件信息实行全方位、全范围、全阶段的优化管理；档案部门可以通过系统实现对电子文件的前端控制，实时进行电子文件的收集，对著录信息做出及时的调整，真正实现设计与归档同步完成，使归档电子文件的真实性、准确性、有效性得到保证，系统提供实时的电子文件信息在线查询功能，满足利用者不同层面的需求。至此设计人员和档案人员将从繁重的、大强度的手工劳动中彻底解放出来。
做好公路工程设计文件的收集归档工作，是设计人员与档案人员共同担负的历史责任，任重而道远。因此要树立起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，抓住交通事业发展的机遇，不断提高电子文件收集归档工作的管理水平。
作者单位：吉林省高等级公路建设局
吉林省公路测设技术服务中心