相信绝大多数朋友都会使用Word作为文档编辑工具。如果你需要处理那些包含大量图表的长文档，那么下面的两个技巧不可不看，这里以Word 2007为例进行说明：
　　
　　技巧一：图表编号自动更新
　　对于文档中的插图、表格，我们一般都会添加“图1：XXXX”和“表1：XXXXX”之类的编号，不过可能日后你还需要继续插入一些新的图表。此时就需要更改原有图表的编号，如果文档中的图表数量不是太多，那么可以手工更改。但如果文档中的插图和表格比较多，那么手工更改显然不是一个好主意。
　　其实，我们可以在插入插图和表格时，可以采取插入题注的方法来完成，而不是敲击回车键另起一行，然后手工输入图表编号：
　　插图或表格插入到文档之后，切换到“引用”标签页，选择图片或表格，单击工具栏上的“插入题注”按钮，此时会弹出图1所示的对话框，“题注”一栏显示的是插入后的题注内容，“标签”下拉列表可以选择题注的类型，如果是插图请选择“图表”，如果是表格请选择“表格”，当然也可以单击“新建标签”按钮创建自己所需要的标签，接下来在“位置”下拉菜单中选择题注出现的位置，这里选择放在所选项目的上方或下方。
　　虽然插入题注时稍麻烦一些，但如果日后需要在文档之中插入新的图表，只要所有图表都是采用这种插入题注的方式进行了标识，新插入的图片和表格编号都会被自动更新，完全不需要你去手工更改。
　　
　　技巧二：交叉引用快速更新
　　在编辑长文档的过程中，我们可能需要提及某节的内容，但往往由于各种原因，文档中的节标题、页码会发生很多不可预知的变化，这就给引用带来了相应的不便。其实，在这个时候完全可以使用“交叉引用”的功能：
　　例如我们准备添加一句这样的话：“请参考本章第X页《XXXX》的内容”，首先请切换到“插入”标签页，光标定位到相关的位置，手工输入“请参考本章第”的内容，然后单击工具栏上的“交叉引用”按钮，此时会弹出图2所示的对话框，你可以根据需要在“引用类型”下拉列表框中进行选择，例如这里选择“标题”，随后文档中的所有标题都会出现在下面的列表框中，如果需要显示被引用内容所在的页码，可以从“引用内容”下拉列表中选择“页码”以插入一个交叉引用，接下来请手工输入“页”：随后再次插入一个“引用内容”为“标题文字”或者其他内容的交叉引用，再次手工输入“的内容”，最后单击“完成”按钮即可。
　　完成上述工作后，你会发现插入交叉引用的区域变成了灰色，以后即使被引用内容的页数和标题名称发生了变化，我们只需要右击相关的灰色区域选择“更新域”(见图3)，确认之后即可快速更新。
　　
　　技巧三：图表目录方便定位
　　对于长文档中所涉及的所有插图和表格，其实是很有必要将它们简明扼要的罗列出来，这样可以方便阅读者快速定位，自己编辑起来也比较方便。如果你的插图和表格都已经通过“引用→插入题注”的方法进行了操作，那么可以切换到“引用”标签页，单击工具栏上的“插入图表目录”按钮，此时会弹出图4所示的对话框，请从“题注标签”下拉列表框中选择所需要的题注，至于其他的选项可以根据实际情况进行设置，最后单击“确定”按钮即可生效。
　　
　　注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文