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【摘 要】采购商品和劳务是企业生产的基础，采购成本直接构成企业生产成本，采购商品的质量直接关系到企业产品质量，采购与付款环节内部控制缺失容易发生徇私舞弊情况，因此企业必须加强采购与付款环节的内部控制，保证企业资金安全，促进企业的生存与发展。本文在论述企业内部控制含义和企业采购与付款业务内部控制目标的基础上，分析了目前企业采购与付款业务内部控制中容易出现的问题，提出了改进企业采购与付款业务内部控制问题的具体措施。
【关键词】采购与付款；内部控制；授权；审批
企业内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程，包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等要素。采购与付款是指企业购买固定资产等生产设施设备、原材料、周转材料、低值易耗品等生产经营所需物资以及接受劳务并支付款项的活动，是企业生产经营的重要环节，采购成本的高低、采购质量的好坏直接关系着企业的生存与发展。因此，每个企业都要重视采购与付款业务内部控制，降低企业经营风险。
一、企业采购与付款业务内部控制的目标
内部控制的目标是促进企业合法经营、实现企业资产保值增值、及时准确提供真实完整的财务报告和相关信息，不断提高企业经营效率和效果，实现企业价值最大化。企业采购与付款业务内部控制目标应符合企业内部控制整体目标，具体目标有以下几个方面：
1.确保采购的商品货真价实，能满足企业生产经营需要
内部控制有利于确保采购的商品质量合格，价格合理，数量适中，无残次品，采购及时，避免因库存短缺或积压而导致企业生产停工或资源浪费，满足企业生产经营需要。
2.确保已验收的商品和接受的劳务正确及时入账
内部控制有利于确保已验收的商品和接受的劳务及时登记入账。仓库材料会计凭验收单、入库单登记库存物资的台账，采购部门将供应商发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订购单、验收单上有关资料核对一致后编制付款单，付款单经适当审批后交财务部门，财务部门根据付款单及后附的发票、订购单、验收单借记相关资产或费用账户，贷记应付账款供应商账户，要确保已发生的采购交易均已正确地记入应付账款和存货或费用等明细账中，并且所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务。
3.确保企业资金安全和信用不受损失
内部控制有利于确保采购付款按合同约定执行。要加强预付账款和定金的管理，特别是大额和长期的预付款项要有专人追踪检查，及时掌握对方的履约能力，发现问题及时采取措施，各项付款要认真审核，避免多付款项，对已到期限的应付款项要及时审批办理结算和支付，要避免开出空头支票和延期付款而使企业信用受损。
二、企业采购与付款业务内部控制存在的问题
1.没有明确的职责分离制度
对一些不相容岗位如请购与审批、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行等没安排不同部门人员担任，给徇私舞弊者以可乘之机。不相容岗位由同一人担任，缺少监督、牵制，经办人员可能为了私利，将购买的物品据为己有，或用假发票假入库单入账而骗取货款，也可能重复付款、侵占公款等。
2.审批制度不健全
采购与付款环节没有经过恰当的审批，可能会给企业带来损失。请购阶段缺少审批，请购的商品可能是企业不需要的，请购的数量可能太多或太少，合同签订阶段缺少审批，可能存在部分人员利用单位名义签订采购合同或合同条款不合理，商品质量、规格型号约定不明确，价格虚高，给企业带来合同风险，付款环节没有审批，会计人员可能会随意支取公司资金，这些都会给企业带来损失。
3.验收流于形式或无验收入库环节
企业采购无验收入库环节，可能导致收到的商品不符合订购单的要求，如规格型号不对、数量不够、生产厂商不对或者商品已损坏等，不能满足企业生产经营需要，甚至有些采购人员私心膨胀，利用企业验收入库环节的漏洞与外部人员勾结，虚开发票，骗取货款，中饱私囊。验收流于形式或无验收入库环节可能直接导致企业存货、固定资产、应付账款及相关成本费用等记录错误，从而直接影响到企业财务报告的质量。
4.存货与固定资产管理不科学
采购不及时会影响正常生产或大量采购形成积压和资源浪费。没有科学的存货管理办法，存货保管不正确，会造成存货变质、毁损、存货的日常需求量和库存量不清楚，不能及时提出请购申请及时采购所需物资，当库存短缺时则不得不停产，或当库存量很充足时又进行了大批量的采购使得物资大量积压，造成资源的浪费。
三、企业采购与付款业务内部控制的改进建议
1.建立明确的岗位责任
建立采购与付款交易的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，对于请购与审批、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行等这些不相容岗位要安排不同部门人员担任，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。
仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他物资需求部门对未列入存货清单的项目编制请购单，技术部门或生产调度部门审核请购单，采购部门对经过批准的请购单发出订购单并跟踪采购进度，验收部门验收供应商交付的商品后填制验收单并将验收的商品交仓库储存，财务部门根据已审批的付款单进行账务处理后及时付款，并且定期与仓库核对存货数量、金额，做到账实相符，定期与供应商核对往来账，发现问题及时上报处理。
2.建立恰当的授权审批制度
（1）物资请购
对正常生产经营所需物资的请购作一般授权，由仓库或使用部门按预算进度和库存情况提出采购申请，各部门请购单经部门负责人审核签字后交主管部门负责人审批；对超预算或预算外采购，要由具备相应审批权限的部门和人员审批后调整预算，再由需求部门办理请购手续；对资本性支出和租赁合同等作特别授权，只允许指定人员提出采购申请，经企业领导集体讨论审批。 （2）供应商选择
采购部门搜集供应商资料，提出供应商清单，然后会同财务、生产、技术部门一起审查供应商资质、信誉情况，确定合格的供应商清单，由经授权的人员审批后建立企业供应商系统，并定期对供应商提供物资或劳务的质量、价格、付款条件、服务、经营状况等进行考核，根据考核结果，提出供应商调整方案，经审批后调整供应商系统。
（3）采购合同签订
采购合同是企业根据采购需求，选定采购方式、供应商、采购价格后与供应商签订的具有法律效力的协议。企业应建立采购合同审批制度，明确合同提出部门、人员，合同审核、审批流程，只有经恰当审批后才允许与供应商签订正式合同。合同应明确规定采购商品或劳务的数量、质量、规格型号、价格、交付时间、交付方式、结算方式、双方的权利义务和违约责任等，做到条款内容完整、表述严谨准确、相关手续齐备，避免出现重大疏漏。
（4）付款
企业应当建立采购付款审批管理制度，明确付款审批流程及付款审核人的责任，根据不同付款金额由不同层次的人员审批。企业财务部门在办理入账手续时，要检查采购合同、采购发票、验收单、入库单等相关凭证是否真实、各类单证是否相互应证，发现异常情况应及时报告，查明原因及时处理。在办理付款业务时，凭证制作、审核人员均要认真核对付款申请是否已经完成全部审批流程，各附件是否齐全，最终付款前由财务主管审核，确保资金安全。
3.建立采购验收管理制度
企业应成立专门的验收部门或成立由使用部门、技术部门、仓库等部门人员组成的物资采购验收小组，对所采购的物资进行验收。验收部门要对照订购单和采购合同，检查所收商品是否与订购单相符，如商品的品名、数量、规格型号、生产厂家、到货时间等，并检查商品有无损坏，质量是否符合要求，验收后由参加验收人员在验收单上签字确认，将不符合要求的商品办理退换货或进行其他处理，将合格商品交仓库办理入库手续，确保采购质量和采购的真实性。
4.完善仓库管理制度
企业应建立存货管理制度，明确存货发出和领用的审批权限，只能按照经审批的出库单发出货物，及时记录存货入库、出库及库存情况，做到存货记录与实际库存相符。要综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，合理确定存货的库存量上下限和存货采购日期和数量，避免紧急采购和物资积压，确保存货处于最佳库存状态。企业应每月组织存货盘点，确保账实相符，发现问题及时查明原因进行处理。
此外，企业应加强固定资产管理，要按单项固定资产建立卡片，定期对固定资产进行维护保养，确保固定资产安全运行。固定资产要能满足企业生产经营需要，对大型设备或价值高的固定资产采购要先进行可行性分析，要经过特别的审批，要保持企业固定资产技术的先进性。
总之，采购与付款业务是企业生产经营的主要环节，建立恰当的采购与付款业务内部控制制度，实现企业内部控制目标，有助于提升企业内部管理水平和风险防范能力，实现企业战略目标。
参考资料：
[1]财政部会计资格评价中心.高级会计实务经济科学出版社，2014
[2]中国注册会计师协会.审计.经济科学出版社，2009
【关键词】采购与付款；内部控制；授权；审批
企业内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程，包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等要素。采购与付款是指企业购买固定资产等生产设施设备、原材料、周转材料、低值易耗品等生产经营所需物资以及接受劳务并支付款项的活动，是企业生产经营的重要环节，采购成本的高低、采购质量的好坏直接关系着企业的生存与发展。因此，每个企业都要重视采购与付款业务内部控制，降低企业经营风险。
一、企业采购与付款业务内部控制的目标
内部控制的目标是促进企业合法经营、实现企业资产保值增值、及时准确提供真实完整的财务报告和相关信息，不断提高企业经营效率和效果，实现企业价值最大化。企业采购与付款业务内部控制目标应符合企业内部控制整体目标，具体目标有以下几个方面：
1.确保采购的商品货真价实，能满足企业生产经营需要
内部控制有利于确保采购的商品质量合格，价格合理，数量适中，无残次品，采购及时，避免因库存短缺或积压而导致企业生产停工或资源浪费，满足企业生产经营需要。
2.确保已验收的商品和接受的劳务正确及时入账
内部控制有利于确保已验收的商品和接受的劳务及时登记入账。仓库材料会计凭验收单、入库单登记库存物资的台账，采购部门将供应商发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订购单、验收单上有关资料核对一致后编制付款单，付款单经适当审批后交财务部门，财务部门根据付款单及后附的发票、订购单、验收单借记相关资产或费用账户，贷记应付账款供应商账户，要确保已发生的采购交易均已正确地记入应付账款和存货或费用等明细账中，并且所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务。
3.确保企业资金安全和信用不受损失
内部控制有利于确保采购付款按合同约定执行。要加强预付账款和定金的管理，特别是大额和长期的预付款项要有专人追踪检查，及时掌握对方的履约能力，发现问题及时采取措施，各项付款要认真审核，避免多付款项，对已到期限的应付款项要及时审批办理结算和支付，要避免开出空头支票和延期付款而使企业信用受损。
二、企业采购与付款业务内部控制存在的问题
1.没有明确的职责分离制度
对一些不相容岗位如请购与审批、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行等没安排不同部门人员担任，给徇私舞弊者以可乘之机。不相容岗位由同一人担任，缺少监督、牵制，经办人员可能为了私利，将购买的物品据为己有，或用假发票假入库单入账而骗取货款，也可能重复付款、侵占公款等。
2.审批制度不健全
采购与付款环节没有经过恰当的审批，可能会给企业带来损失。请购阶段缺少审批，请购的商品可能是企业不需要的，请购的数量可能太多或太少，合同签订阶段缺少审批，可能存在部分人员利用单位名义签订采购合同或合同条款不合理，商品质量、规格型号约定不明确，价格虚高，给企业带来合同风险，付款环节没有审批，会计人员可能会随意支取公司资金，这些都会给企业带来损失。
3.验收流于形式或无验收入库环节
企业采购无验收入库环节，可能导致收到的商品不符合订购单的要求，如规格型号不对、数量不够、生产厂商不对或者商品已损坏等，不能满足企业生产经营需要，甚至有些采购人员私心膨胀，利用企业验收入库环节的漏洞与外部人员勾结，虚开发票，骗取货款，中饱私囊。验收流于形式或无验收入库环节可能直接导致企业存货、固定资产、应付账款及相关成本费用等记录错误，从而直接影响到企业财务报告的质量。
4.存货与固定资产管理不科学
采购不及时会影响正常生产或大量采购形成积压和资源浪费。没有科学的存货管理办法，存货保管不正确，会造成存货变质、毁损、存货的日常需求量和库存量不清楚，不能及时提出请购申请及时采购所需物资，当库存短缺时则不得不停产，或当库存量很充足时又进行了大批量的采购使得物资大量积压，造成资源的浪费。
三、企业采购与付款业务内部控制的改进建议
1.建立明确的岗位责任
建立采购与付款交易的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，对于请购与审批、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行等这些不相容岗位要安排不同部门人员担任，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。
仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他物资需求部门对未列入存货清单的项目编制请购单，技术部门或生产调度部门审核请购单，采购部门对经过批准的请购单发出订购单并跟踪采购进度，验收部门验收供应商交付的商品后填制验收单并将验收的商品交仓库储存，财务部门根据已审批的付款单进行账务处理后及时付款，并且定期与仓库核对存货数量、金额，做到账实相符，定期与供应商核对往来账，发现问题及时上报处理。
2.建立恰当的授权审批制度
（1）物资请购
对正常生产经营所需物资的请购作一般授权，由仓库或使用部门按预算进度和库存情况提出采购申请，各部门请购单经部门负责人审核签字后交主管部门负责人审批；对超预算或预算外采购，要由具备相应审批权限的部门和人员审批后调整预算，再由需求部门办理请购手续；对资本性支出和租赁合同等作特别授权，只允许指定人员提出采购申请，经企业领导集体讨论审批。 （2）供应商选择
采购部门搜集供应商资料，提出供应商清单，然后会同财务、生产、技术部门一起审查供应商资质、信誉情况，确定合格的供应商清单，由经授权的人员审批后建立企业供应商系统，并定期对供应商提供物资或劳务的质量、价格、付款条件、服务、经营状况等进行考核，根据考核结果，提出供应商调整方案，经审批后调整供应商系统。
（3）采购合同签订
采购合同是企业根据采购需求，选定采购方式、供应商、采购价格后与供应商签订的具有法律效力的协议。企业应建立采购合同审批制度，明确合同提出部门、人员，合同审核、审批流程，只有经恰当审批后才允许与供应商签订正式合同。合同应明确规定采购商品或劳务的数量、质量、规格型号、价格、交付时间、交付方式、结算方式、双方的权利义务和违约责任等，做到条款内容完整、表述严谨准确、相关手续齐备，避免出现重大疏漏。
（4）付款
企业应当建立采购付款审批管理制度，明确付款审批流程及付款审核人的责任，根据不同付款金额由不同层次的人员审批。企业财务部门在办理入账手续时，要检查采购合同、采购发票、验收单、入库单等相关凭证是否真实、各类单证是否相互应证，发现异常情况应及时报告，查明原因及时处理。在办理付款业务时，凭证制作、审核人员均要认真核对付款申请是否已经完成全部审批流程，各附件是否齐全，最终付款前由财务主管审核，确保资金安全。
3.建立采购验收管理制度
企业应成立专门的验收部门或成立由使用部门、技术部门、仓库等部门人员组成的物资采购验收小组，对所采购的物资进行验收。验收部门要对照订购单和采购合同，检查所收商品是否与订购单相符，如商品的品名、数量、规格型号、生产厂家、到货时间等，并检查商品有无损坏，质量是否符合要求，验收后由参加验收人员在验收单上签字确认，将不符合要求的商品办理退换货或进行其他处理，将合格商品交仓库办理入库手续，确保采购质量和采购的真实性。
4.完善仓库管理制度
企业应建立存货管理制度，明确存货发出和领用的审批权限，只能按照经审批的出库单发出货物，及时记录存货入库、出库及库存情况，做到存货记录与实际库存相符。要综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，合理确定存货的库存量上下限和存货采购日期和数量，避免紧急采购和物资积压，确保存货处于最佳库存状态。企业应每月组织存货盘点，确保账实相符，发现问题及时查明原因进行处理。
此外，企业应加强固定资产管理，要按单项固定资产建立卡片，定期对固定资产进行维护保养，确保固定资产安全运行。固定资产要能满足企业生产经营需要，对大型设备或价值高的固定资产采购要先进行可行性分析，要经过特别的审批，要保持企业固定资产技术的先进性。
总之，采购与付款业务是企业生产经营的主要环节，建立恰当的采购与付款业务内部控制制度，实现企业内部控制目标，有助于提升企业内部管理水平和风险防范能力，实现企业战略目标。
参考资料：
[1]财政部会计资格评价中心.高级会计实务经济科学出版社，2014
[2]中国注册会计师协会.审计.经济科学出版社，2009