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[摘 要] 基层往来文件是基层与机关用来沟通的文件，其中规定相应的格式是为了使基层与机关之间的联系更加紧密，解决当前管理结构中的文件沟通问题，提高工作效率。文章介绍了基层往来文件的格式，并提出文件格式中存在的问题，找出原因，从而提出对应的建议，以利于办公者对文件进行更好的理解和应用。
[[关键词] 基层 文件格式 规范化
中图分类号：C931.3 文献标志码：A
文件格式，实际上就是往来文件的外在形式，是为准确地表达文件内容服务的。尽管文件的格式不会改变它的内容，但它对能否正确地表达行文的目的、充分发挥文件的效用，具有重要的影响。党和国家一贯重视基层往来文件格式的改革，不断建立和健全基层往来文件格式系统[1]。
基层往来文件格式规范化，是文书处理工作中不可忽视的问题。在实际工作中，有人认为“文件格式无关紧要，不必过于讲究”。而本人的看法，却恰巧相反。
如果把一份文件比作一个人，内容、措辞是这个人的内涵，那么格式就是这个人的外在，是给人的第一印象，要一眼看上去舒服，才值得信赖。即使内容再丰富、辞藻再华丽，格式乱七八糟，别人也没有耐心继续读下去[2]。
一、基层往来文件格式标准中存在的问题
格式规范化，是加强文件管理，实现基层往来文件管理现代化的基础。文件无论是在制发、传递、办理过程中，还是在文书处理程序上办理完毕以后，都有一个严格加强管理的问题。至于那些已经办理完毕、对基层工作具有查考保存价值而经过立卷归档转化为档案的文件更是如此。
在一定程度上，上下行文是否规范，反映了这个团队整体运行是否流畅和高效。作为团一级机关，标准要求相对较高，因此在格式的规范上较好，但在基层单位向上行文时，还是存在几类典型问题。
（一）标题不当
在基层往来文件格式规范中，明确规定标题应由“发文单位+事由+文种”组成，如《XX单位关于XX事由的请示》。但在工作中时常遇到基层单位上报的材料，标题内容缺项不能准确概括反映文件内容，如《xx单位的请示》，甚至只写《请示》；标题不清楚、有歧义，如《xx单位关于训练问题的请示》《xx单位关于水泥的报告》。文件标题不当会给阅读理解造成不便，特别是基层单位集中上传文书时，数量多、内容杂，如果不能一眼通过标题准确判断文件来源和意图，势必会降低工作效率。
（二）序号错误
文件的结构层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但在实际工作中会碰到一些单位标题序号混乱，出现诸如“一.”“1.”“（一）”“（1）”或者“1、”“（1）”“一、”“（一）”等错误，甚至还有的会出现重复标注或漏标序号的问题。这样的问题会降低文件内容的层次感，在时间紧迫需要进行速读时造成障碍，或者给阅读者的正常阅读造成困惑。
（三）基本格式不统一
这个问题是最普遍、也是造成影响最大的问题。在基层单位上行文件时，基本格式往往都不太规范。可能在文字记述式文件中出现影响不是很明显，但现在随着工作越来越讲求数据支撑，表格式文件使用越来越频繁，有时机关需要基层统计信息，绘制表格，最终呈报的表格字号、字体、颜色标注、数字格式、单元格样式五花八门、各式各样，机关业务部门必须依次把每张表的格式进行调整，再进行汇总。这样就增添了很多不必要的工序，并且容易导致出错，无形中增加了业务部门工作压力。
二、基层往来文件格式标准中存在问题的原因
上行文书格式的不规范，会导致机关工作程序增加、繁杂程度增加、工作时间延长，增加机关工作负担和整合材料的压力，给统筹工作造成不便，相应的出错率会增多，工作效率会降低。之所以出现这样的问题，究其原因有以下几点。
（一）存在草率、应付了事的心态
因为事务繁多，基层在拟制文书、统计数据时，常常不能兼顾到所有格式的设定，或是觉得麻烦就随便应付过去。机关不管不问，久而久之，基层也就觉得理所应当，把格式问题看作可有可无，觉得随便设置一下就能过关，反正最后有机关整理汇总。
（二）工作规范、制度健全有死角
机关虽然向基层单位转发了上级《基层往来文件处理工作细则》，但对团一级上下行文没有做出明确规范，没有结合实际和工作需求科学合理的制定一套本級适用的格式原则，使得上级的工作规范在基层单位成为一纸空壳。
（三）创新方法、主动作为还不够
机关在面对“二八”问题的时候，主动思考不多、主动谋划不够，一味抱怨各级会议多、通知多，事务缠身，无暇顾及训练与生活。不思考问题症结，不设法解决自身问题，在很多方面还是沿用老套路，不会创新，也不去学习、找寻新的工作方式和方法，导致工作效率长时间没法提高[3]。
三、实行基层往来文件格式规范的措施
文件格式就是部队制度权威性、约束力和规范化在形式上的体现，是确保政令、军令畅通的“铺路石”，但现在由于事务繁多、制度漏洞、欠缺动能等原因，基层在拟制材料、统计数据时常常不够规范。为了改善以上问题，应从以下几个方面改善问题。
（一）制定规则，定期反馈
首先要结合上级基层往来文件规范，制定本级可用、并且适用的一套格式规则（适用就是指大家都能认可，又能起到实际效果）。其次既然制定了规则，就一定要贯彻执行，格式不规范的材料，机关一律拒绝接受。可能在规则运行初期会发现一些问题，这就需要及时获取反馈收集信息并加以更正，并建立工作规范方面的通报机制，对不落实相关制度的单位进行通报批评，加强责任人的自觉性[4]。
（二）活学活用，攻克顽疾
机关要加强业务能力学习，特别是要学习一些有利于提高工作效率的新知识、新方法，用于解决长期存在的疑难杂症。比如，在需要基层单位上报表格时，可以使用“限制编辑”这个功能，制作一个只能输入文字，不能更改格式的模板，这样在基层上报材料之后，机关就不再需要进一步修改格式，只需简要汇总即可，及节省了时间，也简化了工作程序，不易出错。 （三）举一反三，长效纠差
文件格式问题只是各种“不规范”中的冰山一角，要把文件格式不规范这样的单一问题作为切入点，逐步拓宽长度和广度，逐一正规各项规定和工作秩序，不断加强基层单位遵章办事的责任意识和机关严格要求、严把关口的担当意识，建立举一反三、长效纠差的正向机制。
往来文件格式不规范可能只是微不足道的“小毛病”，在我们日常工作中也还有许多其他类似的问题，比如写材料错字别字多、资料整理归档随意性大。虽是一些独立的“小毛病”，但积少成多就变成了基层、甚至机关工作失职、失误的巨大隐患。只有正视问题、加强重视、创新思路、主动作为，才能逐步正规秩序，发挥制度规定的勃勃生机。
四、结语
统一基层往来文件格式，有利于提高机关文件处理效率。如基层能够按照格式要求为文件完整命名，机关办事人员就能仅从标题快速判断文件的种类、发文单位以及发文目的，提高辨识速度。又如，在基层上报表格数据时，按照规定的字号、数据类型、单元格格式，受文机关在收到电子文档后就能够直接进行数据汇总，不必一再的修改格式，降低效率。文件有规范的格式，就能文字清晰，严肃庄重，美观大方，使人阅读起来有一种舒服感，乐意读下去。这无疑有助于使人全面领会，正确理解，坚决执行文件内容，从而有效地发挥基层往来文件的效用[5-6]。
文章为更好地使用基层往来文件格式规范化提出一种新思路，希望能对改进基层往来文件的格式规范起到一定的借鉴作用。
参考文献：
[1]陈蕾，赵正旭.基于BNF的3DS文件格式规范化描述[J].计算机系统应用，2017，26（05）：23- 28.
[2]岳海翔.中國党政机关公文格式与规范技巧指导[M].杭州：浙江人民出版社，2017：25- 72.
[3]侯爽.建立规范化公司文件格式体系的探索[A].兰台撷英——向建党90周年献礼[C].国家档案局档案科学技术研究所， 2011：5.
[4]于祥茹.海洋气象调查数据的X ML格式规范化研究[D].青岛：中国海洋大学，2009.
[5]庄欣.统一网络安全管理中数据采集代理的设计和实现[D].武汉：华中师范大学，2009.
[6]王光宇.文件格式规范化问题的思考[J].档案学通讯， 1992（05）：50- 52.
[[关键词] 基层 文件格式 规范化
中图分类号：C931.3 文献标志码：A
文件格式，实际上就是往来文件的外在形式，是为准确地表达文件内容服务的。尽管文件的格式不会改变它的内容，但它对能否正确地表达行文的目的、充分发挥文件的效用，具有重要的影响。党和国家一贯重视基层往来文件格式的改革，不断建立和健全基层往来文件格式系统[1]。
基层往来文件格式规范化，是文书处理工作中不可忽视的问题。在实际工作中，有人认为“文件格式无关紧要，不必过于讲究”。而本人的看法，却恰巧相反。
如果把一份文件比作一个人，内容、措辞是这个人的内涵，那么格式就是这个人的外在，是给人的第一印象，要一眼看上去舒服，才值得信赖。即使内容再丰富、辞藻再华丽，格式乱七八糟，别人也没有耐心继续读下去[2]。
一、基层往来文件格式标准中存在的问题
格式规范化，是加强文件管理，实现基层往来文件管理现代化的基础。文件无论是在制发、传递、办理过程中，还是在文书处理程序上办理完毕以后，都有一个严格加强管理的问题。至于那些已经办理完毕、对基层工作具有查考保存价值而经过立卷归档转化为档案的文件更是如此。
在一定程度上，上下行文是否规范，反映了这个团队整体运行是否流畅和高效。作为团一级机关，标准要求相对较高，因此在格式的规范上较好，但在基层单位向上行文时，还是存在几类典型问题。
（一）标题不当
在基层往来文件格式规范中，明确规定标题应由“发文单位+事由+文种”组成，如《XX单位关于XX事由的请示》。但在工作中时常遇到基层单位上报的材料，标题内容缺项不能准确概括反映文件内容，如《xx单位的请示》，甚至只写《请示》；标题不清楚、有歧义，如《xx单位关于训练问题的请示》《xx单位关于水泥的报告》。文件标题不当会给阅读理解造成不便，特别是基层单位集中上传文书时，数量多、内容杂，如果不能一眼通过标题准确判断文件来源和意图，势必会降低工作效率。
（二）序号错误
文件的结构层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但在实际工作中会碰到一些单位标题序号混乱，出现诸如“一.”“1.”“（一）”“（1）”或者“1、”“（1）”“一、”“（一）”等错误，甚至还有的会出现重复标注或漏标序号的问题。这样的问题会降低文件内容的层次感，在时间紧迫需要进行速读时造成障碍，或者给阅读者的正常阅读造成困惑。
（三）基本格式不统一
这个问题是最普遍、也是造成影响最大的问题。在基层单位上行文件时，基本格式往往都不太规范。可能在文字记述式文件中出现影响不是很明显，但现在随着工作越来越讲求数据支撑，表格式文件使用越来越频繁，有时机关需要基层统计信息，绘制表格，最终呈报的表格字号、字体、颜色标注、数字格式、单元格样式五花八门、各式各样，机关业务部门必须依次把每张表的格式进行调整，再进行汇总。这样就增添了很多不必要的工序，并且容易导致出错，无形中增加了业务部门工作压力。
二、基层往来文件格式标准中存在问题的原因
上行文书格式的不规范，会导致机关工作程序增加、繁杂程度增加、工作时间延长，增加机关工作负担和整合材料的压力，给统筹工作造成不便，相应的出错率会增多，工作效率会降低。之所以出现这样的问题，究其原因有以下几点。
（一）存在草率、应付了事的心态
因为事务繁多，基层在拟制文书、统计数据时，常常不能兼顾到所有格式的设定，或是觉得麻烦就随便应付过去。机关不管不问，久而久之，基层也就觉得理所应当，把格式问题看作可有可无，觉得随便设置一下就能过关，反正最后有机关整理汇总。
（二）工作规范、制度健全有死角
机关虽然向基层单位转发了上级《基层往来文件处理工作细则》，但对团一级上下行文没有做出明确规范，没有结合实际和工作需求科学合理的制定一套本級适用的格式原则，使得上级的工作规范在基层单位成为一纸空壳。
（三）创新方法、主动作为还不够
机关在面对“二八”问题的时候，主动思考不多、主动谋划不够，一味抱怨各级会议多、通知多，事务缠身，无暇顾及训练与生活。不思考问题症结，不设法解决自身问题，在很多方面还是沿用老套路，不会创新，也不去学习、找寻新的工作方式和方法，导致工作效率长时间没法提高[3]。
三、实行基层往来文件格式规范的措施
文件格式就是部队制度权威性、约束力和规范化在形式上的体现，是确保政令、军令畅通的“铺路石”，但现在由于事务繁多、制度漏洞、欠缺动能等原因，基层在拟制材料、统计数据时常常不够规范。为了改善以上问题，应从以下几个方面改善问题。
（一）制定规则，定期反馈
首先要结合上级基层往来文件规范，制定本级可用、并且适用的一套格式规则（适用就是指大家都能认可，又能起到实际效果）。其次既然制定了规则，就一定要贯彻执行，格式不规范的材料，机关一律拒绝接受。可能在规则运行初期会发现一些问题，这就需要及时获取反馈收集信息并加以更正，并建立工作规范方面的通报机制，对不落实相关制度的单位进行通报批评，加强责任人的自觉性[4]。
（二）活学活用，攻克顽疾
机关要加强业务能力学习，特别是要学习一些有利于提高工作效率的新知识、新方法，用于解决长期存在的疑难杂症。比如，在需要基层单位上报表格时，可以使用“限制编辑”这个功能，制作一个只能输入文字，不能更改格式的模板，这样在基层上报材料之后，机关就不再需要进一步修改格式，只需简要汇总即可，及节省了时间，也简化了工作程序，不易出错。 （三）举一反三，长效纠差
文件格式问题只是各种“不规范”中的冰山一角，要把文件格式不规范这样的单一问题作为切入点，逐步拓宽长度和广度，逐一正规各项规定和工作秩序，不断加强基层单位遵章办事的责任意识和机关严格要求、严把关口的担当意识，建立举一反三、长效纠差的正向机制。
往来文件格式不规范可能只是微不足道的“小毛病”，在我们日常工作中也还有许多其他类似的问题，比如写材料错字别字多、资料整理归档随意性大。虽是一些独立的“小毛病”，但积少成多就变成了基层、甚至机关工作失职、失误的巨大隐患。只有正视问题、加强重视、创新思路、主动作为，才能逐步正规秩序，发挥制度规定的勃勃生机。
四、结语
统一基层往来文件格式，有利于提高机关文件处理效率。如基层能够按照格式要求为文件完整命名，机关办事人员就能仅从标题快速判断文件的种类、发文单位以及发文目的，提高辨识速度。又如，在基层上报表格数据时，按照规定的字号、数据类型、单元格格式，受文机关在收到电子文档后就能够直接进行数据汇总，不必一再的修改格式，降低效率。文件有规范的格式，就能文字清晰，严肃庄重，美观大方，使人阅读起来有一种舒服感，乐意读下去。这无疑有助于使人全面领会，正确理解，坚决执行文件内容，从而有效地发挥基层往来文件的效用[5-6]。
文章为更好地使用基层往来文件格式规范化提出一种新思路，希望能对改进基层往来文件的格式规范起到一定的借鉴作用。
参考文献：
[1]陈蕾，赵正旭.基于BNF的3DS文件格式规范化描述[J].计算机系统应用，2017，26（05）：23- 28.
[2]岳海翔.中國党政机关公文格式与规范技巧指导[M].杭州：浙江人民出版社，2017：25- 72.
[3]侯爽.建立规范化公司文件格式体系的探索[A].兰台撷英——向建党90周年献礼[C].国家档案局档案科学技术研究所， 2011：5.
[4]于祥茹.海洋气象调查数据的X ML格式规范化研究[D].青岛：中国海洋大学，2009.
[5]庄欣.统一网络安全管理中数据采集代理的设计和实现[D].武汉：华中师范大学，2009.
[6]王光宇.文件格式规范化问题的思考[J].档案学通讯， 1992（05）：50- 52.