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摘 要：会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，是国家和单位档案的重要组成部分。其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整地呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。本文对会计档案管理工作进行了简要的分析。
关键词：会计档案；特点；管理
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；从会计档案中可以详细地了解到企事业单位的生产经营、技术开发、社会服务的基本情况，通过对不同时期的单位运行情况进行分析比对，可以扬长避短改进管理。会计档案工作是运用科学的方法管理会计档案，为各项经济工作服务。会计档案管理是国家档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。会计档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好会计档案，是使单位经营管理、有序、高效运行的有效保证。
一、会计档案的特点
1.来源的广泛性。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。一方面会计档案在社会的各领域无处不有；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案产生的数量也很大。至今，我国独立核算的企业和行政事业单位就有百万个之上，再加上其他各种类型的经济组织越来越多，每年形成的会计档案不计其数，形式多样，内容丰富。因此，会计档案产生的广泛性、普遍性和数量之多是任何专门档案无法比拟的。
2.内容的专业性。由于经济活动和财务收支这些过程，会计档案随之而产生，其内容直接反映企事业及各个机关单位全部的经济活动及财务收支情况，反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。这些都是会计核算的专业材料，与其他档案不同的是，其特殊的内容和专门的方法决定了会计档案具有较强的专业性。
3.形成过程的严密性。会计档案的形成过程是十分严密的。在经济业务活动中，所发生的每一项经济业务都要取得或填制原始凭证，会计人员要对原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核，然后根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；再根据原始凭证和记账凭证登记账簿；然后根据账簿，定期在进销存软件中编制财务报表。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、财务报表密切相连，形成了有机整体。由此可见，会计档案的形成过程远远要比一般的档案严密。
4.档案类别的稳定性。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。
二、会计档案管理工作
1.会计档案的收集。会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。作为档案管理人员必须认真学习财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》，树立正确的观念，加强会计档案的科学管理，更好地为社会主义经济建设服务。其收集范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算相关资料等四个部分。会计凭证除转账凭证、收款凭证、付款凭证、记账凭证外还包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等；会计账簿包括总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及固定资产台账、低值易耗品台账等辅助登记备查簿。对于这些账簿要分别整理立卷，按部门保管。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，并准确认真填列各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写；会计报表分月、季度、半年度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。
2.会计档案的整理。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与会计账簿相同； 属于财务业务范畴其他会计核算相关资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
3.会计档案的保管。会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。月、季度财务报告（包括文字分析）3年；银行对账单、银行余额调节表、固定资产卡片、固定资产报废清理后5年；总账、明细账、会计凭证、会计移交清册等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算（包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久。 保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。
三、结语
会计档案管理是财务管理的重要环节，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高。通过加强会计档案整理、保管和查阅等工作，能够为生产经营、社会管理、经济体制改革提供更加优质的服务，促进经济发展和社会文明进步。
参考文献：
[1]符少华，浅析新时期的会计档案管理[J].《湖北财税》，2013.
[2]王英玮，《专门档案管理》[J].北京，中国人民大学出版社，2004.
[3] 王立功，加强会计档案管理[J].中华合作时报，2013.
关键词：会计档案；特点；管理
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；从会计档案中可以详细地了解到企事业单位的生产经营、技术开发、社会服务的基本情况，通过对不同时期的单位运行情况进行分析比对，可以扬长避短改进管理。会计档案工作是运用科学的方法管理会计档案，为各项经济工作服务。会计档案管理是国家档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。会计档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好会计档案，是使单位经营管理、有序、高效运行的有效保证。
一、会计档案的特点
1.来源的广泛性。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。一方面会计档案在社会的各领域无处不有；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案产生的数量也很大。至今，我国独立核算的企业和行政事业单位就有百万个之上，再加上其他各种类型的经济组织越来越多，每年形成的会计档案不计其数，形式多样，内容丰富。因此，会计档案产生的广泛性、普遍性和数量之多是任何专门档案无法比拟的。
2.内容的专业性。由于经济活动和财务收支这些过程，会计档案随之而产生，其内容直接反映企事业及各个机关单位全部的经济活动及财务收支情况，反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。这些都是会计核算的专业材料，与其他档案不同的是，其特殊的内容和专门的方法决定了会计档案具有较强的专业性。
3.形成过程的严密性。会计档案的形成过程是十分严密的。在经济业务活动中，所发生的每一项经济业务都要取得或填制原始凭证，会计人员要对原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核，然后根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；再根据原始凭证和记账凭证登记账簿；然后根据账簿，定期在进销存软件中编制财务报表。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、财务报表密切相连，形成了有机整体。由此可见，会计档案的形成过程远远要比一般的档案严密。
4.档案类别的稳定性。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。
二、会计档案管理工作
1.会计档案的收集。会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。作为档案管理人员必须认真学习财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》，树立正确的观念，加强会计档案的科学管理，更好地为社会主义经济建设服务。其收集范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算相关资料等四个部分。会计凭证除转账凭证、收款凭证、付款凭证、记账凭证外还包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等；会计账簿包括总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及固定资产台账、低值易耗品台账等辅助登记备查簿。对于这些账簿要分别整理立卷，按部门保管。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，并准确认真填列各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写；会计报表分月、季度、半年度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。
2.会计档案的整理。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与会计账簿相同； 属于财务业务范畴其他会计核算相关资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
3.会计档案的保管。会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。月、季度财务报告（包括文字分析）3年；银行对账单、银行余额调节表、固定资产卡片、固定资产报废清理后5年；总账、明细账、会计凭证、会计移交清册等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算（包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久。 保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。
三、结语
会计档案管理是财务管理的重要环节，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高。通过加强会计档案整理、保管和查阅等工作，能够为生产经营、社会管理、经济体制改革提供更加优质的服务，促进经济发展和社会文明进步。
参考文献：
[1]符少华，浅析新时期的会计档案管理[J].《湖北财税》，2013.
[2]王英玮，《专门档案管理》[J].北京，中国人民大学出版社，2004.
[3] 王立功，加强会计档案管理[J].中华合作时报，2013.