论文部分内容阅读
摘要高校档案是国家档案事业的重要组成部分, 高校兼职档案员是高校档案队伍中不可缺少的有生力量,其素质的高低也直接决定着能否做好档案工作。本文从高校档案管理队伍的作用着手,在研究制约高校兼职档案管理队伍建设因素的基础上,对其改进途径进行了探究,为加强高校兼职档案管理队伍的建设提供了一些思路。
关键词高校档案兼职档案管理队伍
中图分类号:G647文献标识码:A
高校档案是学校建设、改革、发展的真实记录,可以为未来提供宝贵的信息资源,也是国家档案事业的一个重要要组成部分,其工作的好坏也事关国家档案事业。高校兼职档案员作为高校档案队伍中不可或缺的力量,实践证明, 建设一支高素质的高校兼职档案管理队伍是做好档案工作的前提条件。
1 高校兼职档案管理队伍之作用
兼职档案员是指不专做档案工作,肩负一定的档案工作任务的档案员。在高校除了专职的档案室(馆)的人员外,都可以称之为兼职档案员。从高校档案工作的八个主要环节来看,最根本的两个环节——“收集”和“整理”,这两个至关重要的环节仅仅依靠专职的档案员是不可能完成的。“收集”和“整理”环节占了档案工作的大部分,在这两个环节兼职档案员不可或缺,起着重要作用。兼职档案员多由各单位秘书担任,他们对本单位的情况了如指掌,有他们负责收集、整理经他们之手形成的档案材料,可谓轻车熟路,可以确保重要文件的归档率。可见,有兼职档案员对这些重要文件的收集、整理并归档,一是可以避免珍贵资料的流失,二是可以提高归档效率。只有兼职档案员平时做好档案文件材料的收集和整理工作,档案业务管理其他环节的工作才可以有条不紊的进行。可见,兼职档案员在高校档案工作中不仅是不可缺少的,而且是高校档案工作队伍的主力军。
2 制约高校兼职档案管理队伍建设的因素
高校的档案工作涉及教学、科研、基建等多个方面,内容庞杂,涉及面较广。高校由于人员编制的限制,其档案人员一般有校档案馆专职人员和各个部门的兼职的档案人员组成。这样, 校档案馆的专业人员对纷繁复杂、门类众多的档案只能起督查与指导作用, 而档案的收集、整理、归档等基础工作基本上是由各部门的兼职档案员完成。目前,由于人们对档案事业的认识不够,高校现有兼职档案管理队伍的现状不容乐观。笔者通过研究发现,制约高校兼职档案管理队伍建设的因素有以下几点:
2.1 高校兼职档案管理队伍极不稳定
在当前高校兼职档案员队伍中,兼职档案队伍极不稳定。每个部门出于立卷的需要,都具有一定的兼职档案网络体系,上面有分管领导,具体操作过程中有兼职的档案员承办。当时在这个体系中问题颇多,比如兼职档案员的不断更替、任用一些不熟悉本单位的兼职档案员、人员调动更替颇繁。这就使得兼职档案员不能安心从事档案工作,培训上滞后,管理上也存在极大瑕疵。高校兼职档案管理队伍极不稳定,在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。
2.2 高校兼职档案员档案意识淡薄
由于高校兼职档案员没有受过专业系统的的档案管理教育,对档案意识淡薄,根本认识不到档案工作的重要性。从事档案管理工作缺乏激情,有的只是在混天度日、得过且过,没有一点责任心。许多兼职档案员对《档案法》等法律法规不了解,有的甚至也不了解基本的档案管理常识。知识经济和信息时代的到来,促使档案数字化建设不断推进,一些知识落后,电子计算机的操作能力不强的兼职档案员,就不能把现代化的电子操作系统应用到档案管理工作中,这些都是在实际操作过程中出现的问题,有待解决。
2.3 对兼职档案员重视不够
基层领导对兼职档案员的重要作用认识不足,这就导致了高校兼职档案员的工作热情和积极性收到很大影响,甚至有的单位不设兼职档案员,文件资料随处丢弃,要的时候无处查询,给学校带来不必要的损失。由于基层领导对高校兼职档案员重要性认识的不到位,势必影响到对兼职档案员的系统培训,这就造成兼职档案员良莠不齐,综合素质不高。因此,如何加强领导,提高基层领导对档案管理工作的重视对做好档案管理工作有着重要意义,这也是本文探究的重要内容。
3 加强高校兼职档案管理队伍建设的基本途径
3.1 强化领导意识,保持兼职档案员队伍的相对稳定
部门领导要重视档案工作,强化领导,这对于高校兼职档案管理队伍的稳定至关重要。当前,高校兼职档案员经常面临工作变动,如调离、退休以及精简机构等,致使兼职档案员队伍极不稳定。而临时任用的新手,对本单位不熟悉,摸不着头脑,很难做好档案工作。
笔者通过研究认为,可以从两个方面来保持高校兼职档案员队伍的相对稳定:其一,各高校应落实国家教育部关于兼职档案员可以评定相应档案专业技术职务的精神,对于业务熟练,成绩突出的兼职档案管理员予以认同,在物质上予以奖励,在工作上予以支持,以最大程度的发挥其积极性,激发他们对档案工作的热情;其二,兼职档案员一经任命,就要最大程度的保持其稳定性。對于那些孜孜不倦,热心档案工作的兼职档案员要在精神上予以鼓励,只要做出成绩就要予以表彰或在物质上予以奖励。如有经验的兼职档案员调离,档案馆专职人员要进行针对性的指导,帮助新任(下转第187页)(上接第185页)兼职档案员尽快适应档案工作,避免人才断层。
3.2 加强档案业务培训,提高兼职档案员的业务水平
基于高校档案工作的重要性,各级领导应高度重视,在领导上应该予以加强,广泛宣传档案法律法规,举办各类档案展览,编辑档案工作简报,介绍档案工作知识,使每一位兼职档案员认识到档案工作的重要性,做到懂法、执法,并贯彻落实到实际的档案管理工作中去。具体可以从以下几个方面展开工作:
一是举办档案管理业务培训班,在条件允许的情况下可以聘请校内外专家讲解《档案学理论基础》、《企事业单位档案管理基础》、《档案法规知识基础》、《档案馆(室)工作基础》等课程,使兼职档案员可以在较短时间内系统掌握握档案业务理论和工作方法。二是组织兼职档案员到兄弟院校档案馆观摩学习,“它山之石,可以攻玉”,借以开阔兼职档案员的视野,提高其档案业务素质。这样还有利于兼职档案员之间的相互切磋、相互指导、可以扬长避短,共同提高。三是学校档案馆要充分发挥馆藏的优势,定期向广大师生和社会开展馆藏陈列与流动展出相结合展出方式,以提升人们对档案的感性认识。此外还应该加强对兼职档案员计算机技能的培训,推动高校档案管理的现代化的进程。
3.3 加强思想政治教育,提倡敬业精神
人始终是第一位的因素。档案管理队伍建设首当其冲的就是思想建设。兼职档案员往往身兼数职,平时本职工作很忙,对于兼职档案工作有的则是得过且过,能拖就拖,致使每年档案文件材料的立卷归档工作一拖再拖,严重影响了学校档案工作的整体进程。因此加强思想政治教育,提倡敬业精神,让每一位兼职档案员认识到新形势下档案工作的重要地位和作用以及其岗位价值。培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神,只有这样他们才能在做好本质工作的前提下,积极做好对本部门文件材料的收集和整理。
3.4 明确岗位职责,建立兼职档案员的考核制度
部门立卷归档工作应纳入兼职档案员的岗位职责,针对兼职档案管理员身兼数职的特殊性,除了要将档案工作纳入兼职档案员的工作考核外,还要对兼职档案管理员的学习和业务方面提供便利,以调动其工作的积极性。把其从事的兼职档案工作作为评奖评优的根据,并作为年度考核的根据。对档案工作出色的高等院校、优秀的兼职档案工作人员或者具有突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励,充分调动他们的积极性和创造性。
高校兼职档案管理队伍的建设是一项系统工程,不可能一蹴而就。因此,各高校要加强对兼职档案员的业务培训,提高他们的理论水平和创新能力,努力打造一支思想进步、业务过硬的兼职档案员队伍,更好地为高校的教育教学服务,为我国社会主义现代化建设服务。
参考文献
[1]李大莉,常艳杰,王海玲.转型期高校档案工作的对策与思考.黑龙江交通高等专科学校学报,1999.13(3).
[2]韩晓燕.浅谈新形势下高校档案管理人员业务素质.科技资讯, 2006(30).
[3]鲁慧菊.浅谈如何做好兼职档案人员.新疆社会科学信息,2006(3).
[4]邴如全.浅析新时期高校兼职档案管理人员素质.甘肃广播电视大学学报,2006(3).
关键词高校档案兼职档案管理队伍
中图分类号:G647文献标识码:A
高校档案是学校建设、改革、发展的真实记录,可以为未来提供宝贵的信息资源,也是国家档案事业的一个重要要组成部分,其工作的好坏也事关国家档案事业。高校兼职档案员作为高校档案队伍中不可或缺的力量,实践证明, 建设一支高素质的高校兼职档案管理队伍是做好档案工作的前提条件。
1 高校兼职档案管理队伍之作用
兼职档案员是指不专做档案工作,肩负一定的档案工作任务的档案员。在高校除了专职的档案室(馆)的人员外,都可以称之为兼职档案员。从高校档案工作的八个主要环节来看,最根本的两个环节——“收集”和“整理”,这两个至关重要的环节仅仅依靠专职的档案员是不可能完成的。“收集”和“整理”环节占了档案工作的大部分,在这两个环节兼职档案员不可或缺,起着重要作用。兼职档案员多由各单位秘书担任,他们对本单位的情况了如指掌,有他们负责收集、整理经他们之手形成的档案材料,可谓轻车熟路,可以确保重要文件的归档率。可见,有兼职档案员对这些重要文件的收集、整理并归档,一是可以避免珍贵资料的流失,二是可以提高归档效率。只有兼职档案员平时做好档案文件材料的收集和整理工作,档案业务管理其他环节的工作才可以有条不紊的进行。可见,兼职档案员在高校档案工作中不仅是不可缺少的,而且是高校档案工作队伍的主力军。
2 制约高校兼职档案管理队伍建设的因素
高校的档案工作涉及教学、科研、基建等多个方面,内容庞杂,涉及面较广。高校由于人员编制的限制,其档案人员一般有校档案馆专职人员和各个部门的兼职的档案人员组成。这样, 校档案馆的专业人员对纷繁复杂、门类众多的档案只能起督查与指导作用, 而档案的收集、整理、归档等基础工作基本上是由各部门的兼职档案员完成。目前,由于人们对档案事业的认识不够,高校现有兼职档案管理队伍的现状不容乐观。笔者通过研究发现,制约高校兼职档案管理队伍建设的因素有以下几点:
2.1 高校兼职档案管理队伍极不稳定
在当前高校兼职档案员队伍中,兼职档案队伍极不稳定。每个部门出于立卷的需要,都具有一定的兼职档案网络体系,上面有分管领导,具体操作过程中有兼职的档案员承办。当时在这个体系中问题颇多,比如兼职档案员的不断更替、任用一些不熟悉本单位的兼职档案员、人员调动更替颇繁。这就使得兼职档案员不能安心从事档案工作,培训上滞后,管理上也存在极大瑕疵。高校兼职档案管理队伍极不稳定,在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。
2.2 高校兼职档案员档案意识淡薄
由于高校兼职档案员没有受过专业系统的的档案管理教育,对档案意识淡薄,根本认识不到档案工作的重要性。从事档案管理工作缺乏激情,有的只是在混天度日、得过且过,没有一点责任心。许多兼职档案员对《档案法》等法律法规不了解,有的甚至也不了解基本的档案管理常识。知识经济和信息时代的到来,促使档案数字化建设不断推进,一些知识落后,电子计算机的操作能力不强的兼职档案员,就不能把现代化的电子操作系统应用到档案管理工作中,这些都是在实际操作过程中出现的问题,有待解决。
2.3 对兼职档案员重视不够
基层领导对兼职档案员的重要作用认识不足,这就导致了高校兼职档案员的工作热情和积极性收到很大影响,甚至有的单位不设兼职档案员,文件资料随处丢弃,要的时候无处查询,给学校带来不必要的损失。由于基层领导对高校兼职档案员重要性认识的不到位,势必影响到对兼职档案员的系统培训,这就造成兼职档案员良莠不齐,综合素质不高。因此,如何加强领导,提高基层领导对档案管理工作的重视对做好档案管理工作有着重要意义,这也是本文探究的重要内容。
3 加强高校兼职档案管理队伍建设的基本途径
3.1 强化领导意识,保持兼职档案员队伍的相对稳定
部门领导要重视档案工作,强化领导,这对于高校兼职档案管理队伍的稳定至关重要。当前,高校兼职档案员经常面临工作变动,如调离、退休以及精简机构等,致使兼职档案员队伍极不稳定。而临时任用的新手,对本单位不熟悉,摸不着头脑,很难做好档案工作。
笔者通过研究认为,可以从两个方面来保持高校兼职档案员队伍的相对稳定:其一,各高校应落实国家教育部关于兼职档案员可以评定相应档案专业技术职务的精神,对于业务熟练,成绩突出的兼职档案管理员予以认同,在物质上予以奖励,在工作上予以支持,以最大程度的发挥其积极性,激发他们对档案工作的热情;其二,兼职档案员一经任命,就要最大程度的保持其稳定性。對于那些孜孜不倦,热心档案工作的兼职档案员要在精神上予以鼓励,只要做出成绩就要予以表彰或在物质上予以奖励。如有经验的兼职档案员调离,档案馆专职人员要进行针对性的指导,帮助新任(下转第187页)(上接第185页)兼职档案员尽快适应档案工作,避免人才断层。
3.2 加强档案业务培训,提高兼职档案员的业务水平
基于高校档案工作的重要性,各级领导应高度重视,在领导上应该予以加强,广泛宣传档案法律法规,举办各类档案展览,编辑档案工作简报,介绍档案工作知识,使每一位兼职档案员认识到档案工作的重要性,做到懂法、执法,并贯彻落实到实际的档案管理工作中去。具体可以从以下几个方面展开工作:
一是举办档案管理业务培训班,在条件允许的情况下可以聘请校内外专家讲解《档案学理论基础》、《企事业单位档案管理基础》、《档案法规知识基础》、《档案馆(室)工作基础》等课程,使兼职档案员可以在较短时间内系统掌握握档案业务理论和工作方法。二是组织兼职档案员到兄弟院校档案馆观摩学习,“它山之石,可以攻玉”,借以开阔兼职档案员的视野,提高其档案业务素质。这样还有利于兼职档案员之间的相互切磋、相互指导、可以扬长避短,共同提高。三是学校档案馆要充分发挥馆藏的优势,定期向广大师生和社会开展馆藏陈列与流动展出相结合展出方式,以提升人们对档案的感性认识。此外还应该加强对兼职档案员计算机技能的培训,推动高校档案管理的现代化的进程。
3.3 加强思想政治教育,提倡敬业精神
人始终是第一位的因素。档案管理队伍建设首当其冲的就是思想建设。兼职档案员往往身兼数职,平时本职工作很忙,对于兼职档案工作有的则是得过且过,能拖就拖,致使每年档案文件材料的立卷归档工作一拖再拖,严重影响了学校档案工作的整体进程。因此加强思想政治教育,提倡敬业精神,让每一位兼职档案员认识到新形势下档案工作的重要地位和作用以及其岗位价值。培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神,只有这样他们才能在做好本质工作的前提下,积极做好对本部门文件材料的收集和整理。
3.4 明确岗位职责,建立兼职档案员的考核制度
部门立卷归档工作应纳入兼职档案员的岗位职责,针对兼职档案管理员身兼数职的特殊性,除了要将档案工作纳入兼职档案员的工作考核外,还要对兼职档案管理员的学习和业务方面提供便利,以调动其工作的积极性。把其从事的兼职档案工作作为评奖评优的根据,并作为年度考核的根据。对档案工作出色的高等院校、优秀的兼职档案工作人员或者具有突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励,充分调动他们的积极性和创造性。
高校兼职档案管理队伍的建设是一项系统工程,不可能一蹴而就。因此,各高校要加强对兼职档案员的业务培训,提高他们的理论水平和创新能力,努力打造一支思想进步、业务过硬的兼职档案员队伍,更好地为高校的教育教学服务,为我国社会主义现代化建设服务。
参考文献
[1]李大莉,常艳杰,王海玲.转型期高校档案工作的对策与思考.黑龙江交通高等专科学校学报,1999.13(3).
[2]韩晓燕.浅谈新形势下高校档案管理人员业务素质.科技资讯, 2006(30).
[3]鲁慧菊.浅谈如何做好兼职档案人员.新疆社会科学信息,2006(3).
[4]邴如全.浅析新时期高校兼职档案管理人员素质.甘肃广播电视大学学报,2006(3).