略论高职院校管理能力提升的四个维度

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  摘 要:我国高职院校经过十多年的飞速发展,从规模上已经取得显著成绩,并正式进入“内涵发展”阶段。这一阶段,众多高职院校不约而同地把“制度建设”提上了议事日程,并反复加以强调。然而,也有不少院校对于一些基本问题,诸如“什么是制度建设?为什么要开展制度建设?应当如何去推进制度建设?”理解得还不够深入,思考得还不够全面。因此,围绕这些问题简要探讨得出如下结论,制度建设就是对学校或部门的各项规则进行全面的梳理和系统的设计。这项工作并不是单一的专项工作,而是当下高职院校提升管理能力、贯彻廉洁从政、推进诊断改进,最终实现智慧校园的应有之义。
  关键词:高职院校;制度建设;权力清单;诊断改进;智慧校园
  基金项目:常州信息职业技术学院2016年度规划课题“高职院校现代大学制度建设研究”(项目编号:GH201612)
  作者简介:周海英,女,常州信息职业技术学院副教授,硕士,主要研究方向为教育管理、中国现当代文学通俗文学;缪宁陵,女,常州信息职业技术学院副研究员,硕士,主要研究方向为高等职业教育。
  中图分类号:G710 文献标识码: A 文章编号:1674-7747(2016)23-0004-03
  一、制度建设是提升管理能力的前提
  高职院校的日常运行包括教学工作和管理工作,管理工作的效能极大地影响教学工作的开展效果。[1]不排除有少数院校在管理工作上卓有成效,但是对大多数院校而言,管理效能的低下已经严重制约学校事业的发展。具体分析起来,这些院校管理效能低下通常有如下四种突出表现:(1)选人不当。有些院校管理队伍中的工作人员,尤其是干部队伍,不能很好地具备开展管理所必须的能力素质;(2)任务不清。有些院校管理队伍人员素质不错,但是没有形成合力效应,各忙各的事、各唱各的调,团队的阶段性任务模糊不清;(3)计划不明。还有些院校,队伍素质尚可、阶段目标也比较清晰,但是并没有把这些目标分解到各个部门、各个人员,形成可执行的计划;(4)评价不当。当一个团队执行完一个阶段的任务之后,有些院校并没有对团队成员的工作情况进行客观公正的评价,出现“干好干坏一个样”“干多干少一个样”,甚至常常出现“多做多错、不如不做”的情况。
  制度建设是解决上述管理问题的有效途径。(1)对于选人不当的问题,必须从分析高职院校管理工作的素质要求入手,切实完善管理人员岗位聘用制度、干部选拔任用制度,逐步走向按需设岗、按岗聘用、岗变薪变。[2]要避免在管理人员的聘用中视管理人员低人一等、避免把高层次专业技术人才家属随意地安置到管理岗位;要避免在干部选拔任用中过度地遵循长幼有序、按资排辈;(2)对于任务不清和计划不明的问题,要从学校的五年规划、年度计划、月度计划抓起,专门建立关于三个层次计划的规章制度,确保五年计划中设定的主要目标能够成为年度党政工作要点,确保年度党政工作要点在每个月的计划安排中得到逐步推进;[3]确保所有干部和管理人员都在围绕规划和计划中设定的目标和任务,尤其是重点目标任务在运转;(3)对于评价不当的问题,要充分借鉴企业人力资源管理中的成熟理论,找出不同管理岗位的关键绩效指标KPI,兼顾工作的难度与强度,兼顾完成的数量与质量,制定管理人员的考核办法,并依据考核情况实施有效奖惩。制度建设不仅是解决上述问题的有效途径,也是从根本上避免上述问题的唯一办法。如果说制度建设不从管理的需求出发、不从管理中存在的问题出发进行深入而细致的梳理,如果制度建设仅仅是各个内设部门自己从局部去罗列废、改、立的目录,则极易成为无本之木、走向形式主义。
  二、权力清单是贯彻廉洁从政的关键
  如果说对于普通工作者而言,管理上的缺陷只是容易导致“不作为”;那么对于领导层来说,管理上的漏洞则容易引发“乱作为”,最终带来廉洁从政上的风险。[4]高职院校的“乱作为”常常体现在“做什么、谁去做、怎样做”等方面。(1)对于“做什么”信马由缰。高职院校的管理者常常会感觉到自己非常忙碌,但是每天所忙碌的会议、任务、材料通常不再自己的计划之列,领导者不能抓住重点要点,无序地安排日常工作,其结果是:每一个员工都付出了巨大的辛苦,却并未产生预期的集体收益;(2)对于“谁去做”模糊不清。凭借领导的喜好安排任务的承担者。例如,校企合作、产教融合是高职院校区别于普通本科院校的一个重要内容,理应责任主体明确,但是在大多数高职院校可以看到的是校企合作部门、教学部门等自行其事;[5](3)对于“怎么样”随心所欲。以高校师资引进为例,完全按照公务员招录程序来引进教师并不符合高职院校的实际情况,但是过于随心所欲的考生遴选、评委选择、考试命题则会带来招聘的巨大漏洞,使得领导打招呼、说人情、作暗示的情况层出不穷。
  权力清单是克服上述廉洁从政问题的有效法宝。(1)对于“做什么”的问题。必须要建章立制,明确每年做什么、每月做什么,尤其是对于重大项目、重大工程,必须要事先申报、事先立项,否则,不得上马。江苏省委巡视组对高校的巡视工作发现,一些高职院校热衷于“没事找事”,人为设置一些校园设施建设工程、设备改造工程。为何会出现这种情况?一方面是能力的问题,不能够对即将要做的事情形成良好的预判;另一方面是态度问题,不愿意将自己的意愿主动纳入到框架范围内,习惯于自由发挥,在自由发挥当中找到权力寻租的空间和快感;(2)对于“谁去做”的问题。制度建设的背后是“权力清单”。作为一所高校,服务是主要的,权力是次要的。就权力而言,以教师、学生以及由师生所组成的集体为最主要的三类受众,其可以行使的审批权、许可权、评价权、处罚权等应当是固定的、清单化的。科学的制度建设不是胡乱地责令各个职能部门各自盲目地进行制度的罗列,而是要依据完整的“权力清单”,系统地设计游戏规则。最终所要达到的效果是:每一个职能部门都依据职责享有清单中所指定的权力,不被侵占;每一项清单中所提及的权力都有一个明确职能部门、一个明确的制度所保障实施;(3)对于“怎样做”的问题。制度建设既需要强烈的推进意愿,更需要充足的管理智慧。高职院校经常出现这样一种制度:看似要素齐全、形式完整,但是在实际流程运作中不能形成闭环式的管理系统,最终出现事情既可以这么办、也可以那么办,留下了巨大漏洞。科学的制度建設必须要从事情的流程出发,在主体明确的基础上,规定好出现每一类情况的处理路径。就上文教师招聘的例子而言,对考生遴选、评委选择、考试命题、笔试评分、面试实施等每一个招聘要素或招聘环都必须通过制度予以规定。唯有如此,权力才会被关进制度的笼子,手握权力者才能做到不敢腐、不想腐、不能腐。   三、诊断改进是提高办学质量的核心
  当前,高职院校正在开展教学质量诊断与改进工作。什么是诊断与改进?诊断与改进工作同制度建设有何关系?这些都值得进一步思索。
  诊断与改进从本质上讲是对高职院校新一轮的评估,它同过去的评估既有类似,也有区别。说其类似在于过去的评估和现在的诊改,目的都是通过政府和专家的力量,促使高职院校反思自身的工作体系,以实现不断改进提高。说其区别在于过去的评估是由外而内的,是作为外在的政府和专家首先预设一个恒定的框架和指标体系,进而来测评和衡量各个院校的满足情况,观察各个院校材料是都满足框架要求,指标是否达到既定标准。本次的诊断与改进则是由内而外的,政府和专家不预设框架和指标体系,而是要求各个院校独立思考,去构建符合自身实际的质量保证体系。如果以一个人身体的诊断与改进来举例,大致包括“制订健康标准、提出日常保持健康的方案、自行实施体检、找出健康异常点、自行取药调治、专家进行复检”六个方面。同样,高职院校的诊断与改进工作大致包括“设置日常工作KPI,提出保证KPI处于良性的工作方案,定期给出KPI数据,提出需要进行的KPI,完善不够健全的工作方案,专家复核院校KPI、工作方案及其改进过程。”[6]
  通过分析诊断与改进工作六个方面的内容可以看到,制度建设并不是无关于诊断与改进的另一项存在,相反地,它是此项工作中非常关键的组成部分。要想使得KPI处于良性,必须有一整套“工作方案”式的制度作保障;要想得到KPI,必须有另一些对应的制度作为手段。以师资队伍建设中的师资结构为例,为了保证队伍的学历结构、职称结构、专兼职结构和国际化水平,KPI至少有如下四项:研究生比例、高级职称比例、国外培训学习教师比例、兼职教师比例。按照科学管理的原则,在每年年度的工作计划中,必须明确这些指标的预期目标值。为了确保这4项KPI处于良性水平,师资管理部门必须提出保障性的工作方案,如教师攻读博士学位奖励制度、教师职称申报制度、骨干教师境外培训进修制度、专业教师企业锻炼制度。对于获取上述4项KPI的数据,如果是信息化程度比较高,师资管理部门可以得到即时的准备数据,如果信息化程度比较低,难以实现即时统计,则还可能需要专门制订KPI的采集制度,如教学部门师资数据定期统计制度。由此可见,制度建设是诊断与改进的重要基础,每月制度作为保障,KPI就无法生成。进一步延伸下去,通过汇总教学部门统计的KPI,很可能发现兼职教师的数量或者教学质量不佳,没有达到年初设定的预期目标。怎么办?唯一的,也正是诊断与改进所希望促成的结果是反思和改进当初保障此项KPI的工作方案。如果原本没有,就去立;如果原本已有,就去改。因此,制度建设是诊断与改进的必然结果,诊断与改进就是要通过推进制度建设不断促进高职院校质量保障体系的持续改进。
  四、智慧校园是推进校园建设的基础
  智慧校园是继信息化之后风靡高职院校乃至整个高等教育界的一个热门概念。简而言之,智慧校园的任务就是三句话:(1)要把过去手工操作的若干事项变成网上办事,方便老师、方便学生;(2)要把过去分散在各个部门的信息,尤其是数据,整合到一个统一的数据中心,做到一数一源,实时调用;(3)要通过对办事情况的分析、对多重数据的分析比较,形成各种可视化的图标或报告,以辅助领导层进行工作决策。这三项任务之间是逐步推进的关系,没有网上办事,便无法产生实时数据;缺乏实时数据,也就谈不上数据分析和辅助决策。
  智慧校园的实现离不开制度建设。以学生考勤请假为例。在手工操作阶段,学生要想请假就必须索要纸质表样,重复性地填写姓名班级等项目后,费时费力地寻找班主任、辅导员、分管书记等逐一签字,相当繁琐、浪费人力。尽管付出了许多人力,到一年年底时,要向统计和分析学生的考勤请假情况,如一年来一共有多少人次的学生请假,平均请假多长时间,请假最多的原因是什么,请假最多的班级是哪些……却基本无法实现。要想摆脱这种困境,怎么办?前提还是要基于制度建设,但是不限于文字化的制度,而是要把这种制度往前衍生三步。(1)依据制度,画出工作流程图。需要注意的是,为智慧校园而准备的流程图绝不可以是简易的草图,而必须是符合国标1256-89号所规定的标准流程图。只有原先拟定的制度是考虑全面的,画出来的流程图才可能是标准的,学校日常工作中每一个发生的事项才可能得到精确且唯一的处理路径;(2)分析制度,找出核心数据项。如前所述,智慧校园中必须有大量的信息,且这些信息要想实现分析与统计,就必须以可统计的数字数据为主。在制定任何一项制度时,在依据制度画出流程图时,非常重要的一项工作是,同步思考这个流程需要输入的数据项是哪些,可以输出的数据项又是哪些,还要思考这些数据分别是属于文本格式,还是数字格式,是业务办理时手工录入还是从既有数据库当中调取;(3)吃透制度,确定分析图表。在业务办理过程中,大量的数据库进入数据库之后,领导者应当具有吃透和把握制度的能力,确定诸多数据之间的关联比较,并且依据比较结果主动地对制度进行强化或者修正。可以说,智慧校园是保障制度顺利运行的科技利器,而制度建设则是实现智慧校园的前提基础。
  高職院校内涵发展不是一项单一的工作,它具有显著的基础性和很强的关联性。当前一个阶段,我们必须注意到这项工作的四个维度,必须认识到这项工作的开展直接影响高职院校提升管理能力、贯彻廉洁从政、推进诊断改进、实现智慧校园的成效。当然,仅仅认识制度建设的意义、框定制度建设的目录还远远不够,真正制定一批促进高职院校发展的、规范的、科学的制度,还需要高职院校管理者脚踏实地、实事求是、推陈出新、锐意改革。
  参考文献:
  [1] 马延奇.大学组织的变革与制度创新[D].武汉:华中科技大学教育科学研究院,2004.
  [2] 同济大学教学质量保证体系研究项目组.大学本科教学质量保证体系研究[M].北京:高等教育出版社, 2004.
  [3] 刘献君.论高等学校制度建设[J].高等教育研究,2010(3):32-39.
  [4] 张爱艾.加强高校制度建设的体系设计和实施路径探索[J].齐齐哈尔大学学报,2016(2):160-162.
  [5] 周海英,黄丽娟.高职院校合作中的问题及措施[J].职教论坛,2012(11):23-24.
  [6] 周海英,冯荷兰.新加坡南洋理工学院高等职业技术教育对我国高职教育的启示[J].职教通讯,2017(5):78-80.
  [责任编辑 秦 涛]
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