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档案保管工作是指根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全防护措施,是在掌握档案制成材料的损坏原因的基础上,采取科学的方法保护档案的一项专门性、技术性工作。
档案保管工作是新时期档案工作者的一项重要工作,其目的是最大限度地延长档案的寿命,解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾,尽力把更多有价值的信息留给未来。
档案库房
档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。
1.基地要求。库房应远离易燃易爆物品的场所,处于污染腐蚀源的上风向,避免架空高压电线穿过,应选择地势较高、场地干燥、排水畅通、空气流通、环境安静的地段。
2.建设布局与设计要求。档案库需独立建造,与生活区分开,符合运送装卸和消防疏散的要求。库的结构、空间、屋顶隔热、保温、门窗、各类装具布置等的设计和建造,根据不同等级、规模符合有关规范、规程的要求。
3.珍贵档案应设置珍藏库房。
4.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉和隔热。
档案库房温湿度的控制与调节
档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关,不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案,而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度符合档案管理的要求,需采取措施对档案库房的温湿度进行控制与调节。一般档案库(含胶片库)的温度标准为14~24℃(昼夜允许波动±2℃),相对湿度45%~65%(昼夜允许波动±5%)之间。控制与调节档案库房温湿度的主要措施包括密闭、通风和采用空气调节设备。
密闭是防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响,保持库内温湿度稳定的一种简单易行的方法。
通风是指根据空气流动的规律,有计划地使库内外的空气交换,从而达到调节库内温湿度的目的。通风的原则是:库外的温度与相对湿度都低于库内时,可以通风,反之则不行;当库外的温度低于库内,而库内外相对湿度相同时,可以通风,反之则不行;库外的相对湿度小于库内,而库内外温度相同时,可以通风,反之则不行。当库外温度低于库内,而库外相对湿度大于库内或库外温度高于库内,而库外相对湿度小于库内,此时需利用公式进行计算,将库内外的绝对湿度进行比较,若库外绝对湿度小于库内,则可以通风,反之则不能通风。
另外,在通风时还应当注意以下问题:一是通风时,应对库内外温湿度进行监测,注意其变化的情况,随时采取相应措施。二是通风时应防止库内结露。三是通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。四是通风后应立即密闭,使库内适宜的温湿度状况得以保持较长时间的稳定。
使用空调主要是使温度变化尽量趋于平缓。在档案库房内,要保持温度绝对恒定显然是不可能的,但可以采取措施使库房温度变化尽量趋于平缓:一是库房内外温差应尽量小,在许可的范围内,空调库房中的温度并非调得越低越好,与人们的一般想象相反,应根据所处环境季节的温湿特点,采用逐渐变化制冷量。二是空调库房要求进一步加强密闭隔热措施,但这里的密闭隔热措施已具有了新的含义,即减小库内外的热量交换速率,从而减小温度变化速率。三是在空调机功率允许情况下,库房宜大不宜小,这有利于增大库房的热容量,减缓库内温度变化速率。四是第二次启动空调机时,以分步下调为宜,这样可以使温度下降幅度趋于平缓。
降湿的方法一般有二:一是使用吸湿剂去湿。常用吸湿剂有:生石灰(CaO)、氯化钙(CaCl2)、硅胶(SiO2)等,其中硅胶是一种无色半透明的颗粒,吸湿率可达70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果较好。二是使用去湿机。
档案装具和档案包装的选择
档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具种类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。档案的包装也非常重要,应既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸。
我们在选用档案装具时,要遵循防火、防潮、防尘、耐久、方便、密集的原则。
档案柜:主要有五节铁皮柜、旋转柜和普通木柜。铁皮柜的优点是防尘、防光、防火、防盗,易搬迁。
档案架:一是活动密集架,分手摇和电动式两种,优点是容量大、占地小、可自由组合、防尘防火;缺点是体积大、负重大、库房须按其负载能力设计和建造,地面还要铺设小铁轨,费用较高。这里需要提醒的是大多电动密集架装有电线、开关等设备,要格外小心检查,预防火灾发生。二是双面栏架,有单柱式和复柱式两种,安装固定,装载量大;但不易搬迁,安装时必须充分考虑库房布局和技术要求,一次定位。
标准档案盒:档案盒一般用国家规定使用的无酸纸和纸板制作,并不得使用浆糊。其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放或平放。
档案卷皮:有软质和硬质两种,软质卷皮不易站立,一般需专制卷盒盛放,再存于柜架内;硬质卷皮类似卷匣,其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放。它既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,同时也可以减少机械磨损。
建立良好的库藏秩序
档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地,创造适于保护档案的条件和环境,建立良好的档案库藏秩序非常重要。
库房内档案箱柜排放要整齐,编号要科学。编号的总体原则是:整齐一致、空间利用、统一编号。档案装具应该排列有序,不同规格不同样式的柜架分别排列。其排列顺序是从左到右、从上到下,柜架排放一致,横竖成行;与窗垂直,通风防光;距墙10厘米,行距80厘米。柜架号、栏格号应按入门处自左到右的顺序编制,栏格号按柜架从上到下依次编制,以便存取档案。
字迹和纸张的耐久性
字迹和纸张的耐久性关系到档案的寿命。档案字迹材料按其耐久程度大致可分为三类:一是耐久字迹材料:墨和墨汁、黑色油墨。二是比较耐久的字迹材料:蓝色和红色油墨、蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。三是不耐久的字迹材料:纯蓝墨水和红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。因此,为了延长档案寿命,在形成档案的过程中,文字尽可能要用耐久性材料书写,其他方式尽可能不用。 纸张质地不同决定了纸张的寿命不同,决定纸张耐久性的因素主要是:造纸原料质量、原料纤维化学成分的理化性质以及造纸过程。
档案流动中的保护
档案在搬运过程中会出现不同程度的机械磨损或污染、摩擦、揉折、撕裂等情况,容易对档案造成破坏。因此,要注意档案在使用和流动过程中的保护措施,同时加强使用过程中的信息安全维护。
首先要建立健全档案流动过程的维护和保护制度、档案使用的登记和交接制度,限制出入库,严格履行签收手续。其次要加强档案使用的行为管理与限制。
1.数量与顺序的控制
无论是内部使用还是外部利用,当所需使用的档案数量较大时,可按制度规定分批、定量提供,且要求使用者在使用过程中和交还档案时,保持档案实体的排列顺序,以免发生错乱。
2.对利用行为的现场监督与检查
外部利用档案时,在利用现场应配备档案工作人员进行监督,并随时检查利用者的利用行为,发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案馆(室)可配置闭路电视监控系统。
3.利用方式及利用场所的限制
档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍照或复印工作原则上由档案工作人员承担。档案利用的场所应为集中式的大阅览室,一般不为利用者单独安排利用房间(单间),以免发生问题。
4.对重要档案的保护性措施
对重要及珍贵的档案应实施以下重点保护措施:严格限制利用;即便提供利用,一般也不提供原件,只提供缩微品或复印件;利用中要格外加强监护问题,必要时可责成专人具体负责。对重要档案的复制也要比一般档案有更严格的限制和保护性措施。
保护档案的专门措施
档案的修复与修裱。在档案的管理过程中,由于社会原因或自然原因,或者说是人为因素和自然因素,都难以避免地会造成档案的老化、磨损和毁坏。因此,必须及时对损毁的档案进行修复和修裱。在修复过程中要坚持以下原则:一是修复中采用的材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。二是要保持档案原貌。三是使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。另外,对于有些档案还要进行修裱。修裱是使用黏合剂和纸张对档案进行修补和托裱,以恢复档案原貌,增加其强度,延长其寿命。
档案保管工作质量的优劣,决定了档案管理水平的高低。因此,我们要时刻关注档案保管工作,熟练掌握相应技术与方法。只有这样,才能在档案保管工作中做到游刃有余,才能确保企事业单位的“记忆”长存。
(作者单位:中国石油天然气勘探开发公司)
档案保管工作是新时期档案工作者的一项重要工作,其目的是最大限度地延长档案的寿命,解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾,尽力把更多有价值的信息留给未来。
档案库房
档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。
1.基地要求。库房应远离易燃易爆物品的场所,处于污染腐蚀源的上风向,避免架空高压电线穿过,应选择地势较高、场地干燥、排水畅通、空气流通、环境安静的地段。
2.建设布局与设计要求。档案库需独立建造,与生活区分开,符合运送装卸和消防疏散的要求。库的结构、空间、屋顶隔热、保温、门窗、各类装具布置等的设计和建造,根据不同等级、规模符合有关规范、规程的要求。
3.珍贵档案应设置珍藏库房。
4.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉和隔热。
档案库房温湿度的控制与调节
档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关,不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案,而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度符合档案管理的要求,需采取措施对档案库房的温湿度进行控制与调节。一般档案库(含胶片库)的温度标准为14~24℃(昼夜允许波动±2℃),相对湿度45%~65%(昼夜允许波动±5%)之间。控制与调节档案库房温湿度的主要措施包括密闭、通风和采用空气调节设备。
密闭是防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响,保持库内温湿度稳定的一种简单易行的方法。
通风是指根据空气流动的规律,有计划地使库内外的空气交换,从而达到调节库内温湿度的目的。通风的原则是:库外的温度与相对湿度都低于库内时,可以通风,反之则不行;当库外的温度低于库内,而库内外相对湿度相同时,可以通风,反之则不行;库外的相对湿度小于库内,而库内外温度相同时,可以通风,反之则不行。当库外温度低于库内,而库外相对湿度大于库内或库外温度高于库内,而库外相对湿度小于库内,此时需利用公式进行计算,将库内外的绝对湿度进行比较,若库外绝对湿度小于库内,则可以通风,反之则不能通风。
另外,在通风时还应当注意以下问题:一是通风时,应对库内外温湿度进行监测,注意其变化的情况,随时采取相应措施。二是通风时应防止库内结露。三是通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。四是通风后应立即密闭,使库内适宜的温湿度状况得以保持较长时间的稳定。
使用空调主要是使温度变化尽量趋于平缓。在档案库房内,要保持温度绝对恒定显然是不可能的,但可以采取措施使库房温度变化尽量趋于平缓:一是库房内外温差应尽量小,在许可的范围内,空调库房中的温度并非调得越低越好,与人们的一般想象相反,应根据所处环境季节的温湿特点,采用逐渐变化制冷量。二是空调库房要求进一步加强密闭隔热措施,但这里的密闭隔热措施已具有了新的含义,即减小库内外的热量交换速率,从而减小温度变化速率。三是在空调机功率允许情况下,库房宜大不宜小,这有利于增大库房的热容量,减缓库内温度变化速率。四是第二次启动空调机时,以分步下调为宜,这样可以使温度下降幅度趋于平缓。
降湿的方法一般有二:一是使用吸湿剂去湿。常用吸湿剂有:生石灰(CaO)、氯化钙(CaCl2)、硅胶(SiO2)等,其中硅胶是一种无色半透明的颗粒,吸湿率可达70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果较好。二是使用去湿机。
档案装具和档案包装的选择
档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具种类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。档案的包装也非常重要,应既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸。
我们在选用档案装具时,要遵循防火、防潮、防尘、耐久、方便、密集的原则。
档案柜:主要有五节铁皮柜、旋转柜和普通木柜。铁皮柜的优点是防尘、防光、防火、防盗,易搬迁。
档案架:一是活动密集架,分手摇和电动式两种,优点是容量大、占地小、可自由组合、防尘防火;缺点是体积大、负重大、库房须按其负载能力设计和建造,地面还要铺设小铁轨,费用较高。这里需要提醒的是大多电动密集架装有电线、开关等设备,要格外小心检查,预防火灾发生。二是双面栏架,有单柱式和复柱式两种,安装固定,装载量大;但不易搬迁,安装时必须充分考虑库房布局和技术要求,一次定位。
标准档案盒:档案盒一般用国家规定使用的无酸纸和纸板制作,并不得使用浆糊。其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放或平放。
档案卷皮:有软质和硬质两种,软质卷皮不易站立,一般需专制卷盒盛放,再存于柜架内;硬质卷皮类似卷匣,其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放。它既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,同时也可以减少机械磨损。
建立良好的库藏秩序
档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地,创造适于保护档案的条件和环境,建立良好的档案库藏秩序非常重要。
库房内档案箱柜排放要整齐,编号要科学。编号的总体原则是:整齐一致、空间利用、统一编号。档案装具应该排列有序,不同规格不同样式的柜架分别排列。其排列顺序是从左到右、从上到下,柜架排放一致,横竖成行;与窗垂直,通风防光;距墙10厘米,行距80厘米。柜架号、栏格号应按入门处自左到右的顺序编制,栏格号按柜架从上到下依次编制,以便存取档案。
字迹和纸张的耐久性
字迹和纸张的耐久性关系到档案的寿命。档案字迹材料按其耐久程度大致可分为三类:一是耐久字迹材料:墨和墨汁、黑色油墨。二是比较耐久的字迹材料:蓝色和红色油墨、蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。三是不耐久的字迹材料:纯蓝墨水和红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。因此,为了延长档案寿命,在形成档案的过程中,文字尽可能要用耐久性材料书写,其他方式尽可能不用。 纸张质地不同决定了纸张的寿命不同,决定纸张耐久性的因素主要是:造纸原料质量、原料纤维化学成分的理化性质以及造纸过程。
档案流动中的保护
档案在搬运过程中会出现不同程度的机械磨损或污染、摩擦、揉折、撕裂等情况,容易对档案造成破坏。因此,要注意档案在使用和流动过程中的保护措施,同时加强使用过程中的信息安全维护。
首先要建立健全档案流动过程的维护和保护制度、档案使用的登记和交接制度,限制出入库,严格履行签收手续。其次要加强档案使用的行为管理与限制。
1.数量与顺序的控制
无论是内部使用还是外部利用,当所需使用的档案数量较大时,可按制度规定分批、定量提供,且要求使用者在使用过程中和交还档案时,保持档案实体的排列顺序,以免发生错乱。
2.对利用行为的现场监督与检查
外部利用档案时,在利用现场应配备档案工作人员进行监督,并随时检查利用者的利用行为,发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案馆(室)可配置闭路电视监控系统。
3.利用方式及利用场所的限制
档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍照或复印工作原则上由档案工作人员承担。档案利用的场所应为集中式的大阅览室,一般不为利用者单独安排利用房间(单间),以免发生问题。
4.对重要档案的保护性措施
对重要及珍贵的档案应实施以下重点保护措施:严格限制利用;即便提供利用,一般也不提供原件,只提供缩微品或复印件;利用中要格外加强监护问题,必要时可责成专人具体负责。对重要档案的复制也要比一般档案有更严格的限制和保护性措施。
保护档案的专门措施
档案的修复与修裱。在档案的管理过程中,由于社会原因或自然原因,或者说是人为因素和自然因素,都难以避免地会造成档案的老化、磨损和毁坏。因此,必须及时对损毁的档案进行修复和修裱。在修复过程中要坚持以下原则:一是修复中采用的材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。二是要保持档案原貌。三是使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。另外,对于有些档案还要进行修裱。修裱是使用黏合剂和纸张对档案进行修补和托裱,以恢复档案原貌,增加其强度,延长其寿命。
档案保管工作质量的优劣,决定了档案管理水平的高低。因此,我们要时刻关注档案保管工作,熟练掌握相应技术与方法。只有这样,才能在档案保管工作中做到游刃有余,才能确保企事业单位的“记忆”长存。
(作者单位:中国石油天然气勘探开发公司)