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摘要：在计算机越来越普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和保存。档案人员只懂得纸介质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件归档与管理知识，才能跟上时代的步伐。
关键词：电子文件 归档 管理
在计算机越来越普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和保存。在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。应如何对电子文件进行科学有效的管理，更好地提供服务呢？档案人员只懂得纸介质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件归档与管理知识，才能跟上时代的步伐。
以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，称之为电子文件。具有保存和利用价值的电子文件必须归档保存。电子文件的归档，就是通过计算机系统和计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境条件一并转存在磁性载体或光盘上保存。电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
电子文件来源广泛，形成者不仅有信息管理与计算机技术人员、业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。由于目前多数单位电子文件形成后大多分散在承办人的计算机中，缺乏统一管理。同时，电子文件的信息形态及其组成一般要比纸质文件复杂，文字、图形、声音、图像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，造成电子文件的多媒体集成性。因此，档案人员必须从电子文件形成的源头进行有效控制，对电子文件及时进行收集、积累并脱机保存。应该抓住电子文件形成之初这个关键环节，及时对其加以收集进行逻辑归档，才能保证电子文件的完整性和真实性。
在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件可视具体情况，年度归档或者阶段归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，归档时间一般以不超过2-3个月为宜。
档案部门要对收集到的电子文件进行分类组盘。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必須进行科学的分类。
1 文书电子文件
1.1 内部文件，以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。
1.2 外来文件，通过各业务部门处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档件转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如:分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2 科技电子文件
科技电子文件种类较多，可以按照基建、设备、科研、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
2.1 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
2.2 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3 会计电子文件
3.1 工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
3.2 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，这样既可解决归档文件的凭证依据问题，又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题，以达互补之目的。
电子档案的特性决定其在保存与维护上比纸质档案复杂。以磁盘、光盘为载体为电子档案容易受保存环境、设备、技术等因素的影响。对温、湿度要求较为严格，温度过高或者湿度过大，会直接影响其寿命。防止强磁场和有害气体的侵害也很重要，最好使用专门的防磁柜存放。要确保电子档案质量，需要进行有效的检测与维护。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
档案工作的根本目的在于利用，必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，实现电子档案管理的标准化和规范化，使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依，有章可循。采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
优质的信息资源是管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，电子档案在我国还是新生事物，但它的发展是迅速的，相信在不久的将来，电子文件和电子档案将成为档案人员工作的主要对象。加强电子文档的规范化归档管理是加快办公信息系统化建设的重要基础性工作，需要不断总结实践经验，形成适合自身工作特点的电子文档管理规范和标准，使电子档案能适应社会主义市场经济发展的要求。我们档案工作者应与时俱进，不断加强计算机知识的学习，积极主动的开发研制档案管理软件，使档案这门科学焕发出新的生机。
关键词：电子文件 归档 管理
在计算机越来越普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和保存。在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。应如何对电子文件进行科学有效的管理，更好地提供服务呢？档案人员只懂得纸介质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件归档与管理知识，才能跟上时代的步伐。
以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，称之为电子文件。具有保存和利用价值的电子文件必须归档保存。电子文件的归档，就是通过计算机系统和计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境条件一并转存在磁性载体或光盘上保存。电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
电子文件来源广泛，形成者不仅有信息管理与计算机技术人员、业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。由于目前多数单位电子文件形成后大多分散在承办人的计算机中，缺乏统一管理。同时，电子文件的信息形态及其组成一般要比纸质文件复杂，文字、图形、声音、图像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，造成电子文件的多媒体集成性。因此，档案人员必须从电子文件形成的源头进行有效控制，对电子文件及时进行收集、积累并脱机保存。应该抓住电子文件形成之初这个关键环节，及时对其加以收集进行逻辑归档，才能保证电子文件的完整性和真实性。
在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件可视具体情况，年度归档或者阶段归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，归档时间一般以不超过2-3个月为宜。
档案部门要对收集到的电子文件进行分类组盘。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必須进行科学的分类。
1 文书电子文件
1.1 内部文件，以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。
1.2 外来文件，通过各业务部门处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档件转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如:分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2 科技电子文件
科技电子文件种类较多，可以按照基建、设备、科研、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
2.1 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
2.2 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3 会计电子文件
3.1 工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
3.2 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，这样既可解决归档文件的凭证依据问题，又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题，以达互补之目的。
电子档案的特性决定其在保存与维护上比纸质档案复杂。以磁盘、光盘为载体为电子档案容易受保存环境、设备、技术等因素的影响。对温、湿度要求较为严格，温度过高或者湿度过大，会直接影响其寿命。防止强磁场和有害气体的侵害也很重要，最好使用专门的防磁柜存放。要确保电子档案质量，需要进行有效的检测与维护。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
档案工作的根本目的在于利用，必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，实现电子档案管理的标准化和规范化，使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依，有章可循。采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
优质的信息资源是管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，电子档案在我国还是新生事物，但它的发展是迅速的，相信在不久的将来，电子文件和电子档案将成为档案人员工作的主要对象。加强电子文档的规范化归档管理是加快办公信息系统化建设的重要基础性工作，需要不断总结实践经验，形成适合自身工作特点的电子文档管理规范和标准，使电子档案能适应社会主义市场经济发展的要求。我们档案工作者应与时俱进，不断加强计算机知识的学习，积极主动的开发研制档案管理软件，使档案这门科学焕发出新的生机。