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摘要：高职院校是教育领域重要组成，在培养和为社会输送应用型人才方面发挥着不可小觑作用。随着经济社会快速发展，高职院校也朝着科学化、现代化方向不断发展，其教学内容和教学方式也呈现多元化发展趋势。档案记录学校教学工作内容，当前大部分高职院校在实际教学工作中将传统纸质档案转为电子档案，无疑为高效传递学校招生、办学、科研等一系列工作提供便利。但部分高职院校在应用电子档案管理时面临较多风险，需要学校档案管理人员及时给予解决，最大限度发挥电子档案管理优势作用，提高档案管理效率，更好地服务于师生和社会。
关键词：高职院校;档案管理;电子档案管理;应用策略
随着社会主义现代化事业蓬勃发展，教育领域也朝着现代化和多元化方向发展。尤其网络技术广泛应用也对高职院校档案管理形成冲击，该档案管理模式具有显著的工作效率高、传递快、节省空间、节约资源等特征。与传统纸质档案相比，电子档案内容直接保存至计算机硬盘和光盘等载体中，无论档案录入和管理都相对简单，有效强化档案管理可靠性。对此，高职院校档案管理人员应结合实际情况从多方面优化电子档案管理应用，减轻档案管理人员负担，提高档案管理效率和质量。
1电子档案管理优势以及面临风险
1.1电子档案管理优势
电子档案管理具有以下方面优势：①提高档案管理工作效率;计算机在处理信息方面有着显著优势，故而在提升档案管理工作效率方面有着重要作用。例如在档案录入工作中，传统纸质档案需要工作人员抄写文字完成录入，还需存储和统计文字，上述工作耗费工作人员时间，最重要无法保证档案录入信息准确性。运用电子档案管理方式能较好地运用信息技术采集和储存资料，简化档案录入和管理工作步骤，进一步强化档案管理可靠性，正因如此对于高职院校档案管理有着极大帮助。②降低档案管理成本;如果高职院校运用电子档案保存档案，会在一定程度降低档案保存成本。传统纸质档案在保存过程中受材料特殊性影响，对保存温度和环境要求较高，如果档案保存环境过于干燥和潮湿，轻则会损失档案资料，重则严重威胁档案管理人员人身安全。与此同时，传统纸质档案需耗费大量纸张，违背当前环境保护理念。运用电子文档形式管理档案资料除了能节约纸张资源，还能使档案避免受到自然环境影响，由此一来档案资料能处于安全稳定环境下得到妥善存储。③增强档案分享效果;高职院校档案管理服务于学校日常教学管理与教研工作，一般工作人员在搜索和提取传统纸质档案时需要花费较多手续且长距离调用档案十分麻烦，因为在调用中较易出现损伤和遗失档案情况，无形中为档案管理工作造成阻碍。应用电子档案能使高职院校档案管理简便和高效，学校教职工在现代办公软件之下能迅速且准确搜索所需档案资料，必要时还能划分档案种类，提升档案分享效果。
1.2电子档案管理风险
电子档案管理面临以下风险：①档案安全性;电子档案具有读写速度，占据空间小等特征，正是这种特征决定一旦电子档案存储被损坏或丢失，必然会出现严重后果。与此同时，基于信息化时代下数据储存运用相同标识和字体，如果出现两份或以上档案则难以辨别真假，严重影响档案拥有者权益。尤其快速普及的互联网提升电子档案传输速度，然而部分不法人员在传输中运用互联网篡改档案数据，降低档案安全性。一般高职院校档案均为师生重要信息，故而需要重视档案安全。②档案管理人员业务素质偏低;相关调查研究指出，大部分档案管理工作人员认为档案管理工作十分简单轻松，并未认识到妥善保管档案以及强化管理的重要性与必要性，更没有认识到自身所肩负的责任，以致于在工作中不重视档案工作，长期以往对自身工作没有提出较高要求和标准。部分档案管理人员因在岗位上没有得到锻炼与提升，综合素质偏低，普遍表现为以下几点，档案管理人员因专业水平偏低，未透彻了解与档案管理有关的法律法规，也未足够了解特殊档案保管规定与条例。与此同时，部分档案管理人员受年龄和认知等因素影响，无法适应信息化档案管理模式，在计算机操作时频频出现问题，成为阻碍信息化档案管理发展因素。
2在高职院校档案管理高效应用电子档案管理策略
2.1健全完善档案内容
由于目前互联网多媒体技术的迅速发展，当前各个领域都在运用科学信息技术简化工作流程，降低人力劳动，提升工作效率。档案管理工作也是如此，如果想要提升管理水平，也一定要抓住互联网多媒体的先进技术，促使档案管理朝着信息化、科学化、合理化方向不断过渡。首先，高职院校自身应改变传统错误思想观念，在档案管理中充分发挥信息技术优势，将一些新型的信息技术用到档案管理之中。 例如针对高职院校档案管理内容建立档案信息库，将高职院校内的一些档案材料按照材料的内容和作用以及材料的应用领域进行分类整理，以节约提取档案的时间。高职院校要积极提倡使用电子存储的模式进行档案管理，冲破传统纸质存储的方式方法。利用电子存储的方式进行档案管理，不但能够在一定程度上达到对高职院校资源的节省，而且对档案管理工作效率的提高也起到很大的作用，使档案管理变得更加的合理规范，能够充分发挥其自身的的作用和价值，使高职院校能够利用信息资源取得更近一步的发展。
应用电子档案管理并非单纯地购买相关设备软件，而是从根本上转变管理内容与模式，即借助信息技术转化传统纸质档案，使档案成为便于存储、调取、应用、传播的电子档案资料，再系统化整合与管理已转化的电子档案信息，成为高效且统一的信息化平台，为查询与管理档案提供极大便利。在具体管理中应从多方面加以强化，档案管理人员作为档案管理主体，在日常工作中应积极改变传统档案管理模式，从多渠道关注与高职院校业务有关讯息，并在此基础上收集与高职院校有关的档案信息资源并建立成库，丰富档案资源内容，由此一来高职院校档案管理工作从被动管理转为积极主动吸取与整合。与此同时，借助信息档案管理系统对主动收集的档案资源和已有档案资源实施分类整理，将相似主题档案归结至一起并编制相应的检索目录，为高职院校工作人员查询档案提供便利，最重要能二次或多次利用有价值的档案资源。针对部分重要档案需设置权限，借阅者需获取相关部门管理者批准后才能调取和参阅档案。高职院校可开发与档案管理有关的APP软件，便于高职院校教师不受时空限制上传与工作有关的图片文字信息，一方面能记录高職院校发展历程，另一方面还能强化高职院校工作人员责任感与归属感。 2.2加强档案安全保障
档案安全属于档案管理不可缺少的组成，信息化的快速发展带给网络很大的不安全性，这就需要对档案管理进行保障体系的建立，以达到对其信息的安全保障。针对电子档案安全保障可从以下方面着手，首先主动性提供安全保障;电子档案安全保障是整合资源、接受与长期保存以及利用、共享等工作基础，需基于信息安全基础上制定安全保障对策。在电子档案保管阶段需重点维护电子档案真实性，常用以下措施，其一建立电子档案元数据管理机制，该机制经固化管理过程后形成连续且完整的保管链。其二时间戳技术与数字签名，主要针对电子档案内容和来源，有效保障电子档案安全。其三创设复合式身份标识，该方式综合多种技术方式和算法且纳入凭证库管理机制。在应用电子档案过程中不单单要保证原档案资料不受到损害，还需控制档案应用范围。由于高职院校工作人员搜索和调取电子档案在于解决相关问题，为避免电子档案原件受到恶意破坏和篡改，可利用者提供电子档案副本，满足工作人员需求。与此同时，为进一步满足档案利用合法与合理，需规范档案访问权限并借助防篡改、版权保护等技术避免电子档案内容被恶意篡改，必要时还可运用审计跟踪技术全程监控电子档案，避免档案受到破坏。其次应用电子档案蓝光存储;随着电子档案广泛应用，数据量也在此过程中不断增加，无形中提升存储硬件要求。电子档案蓝光存储在保障信息安全和节能减排方面发挥着不可小觑作用，很多公司相继发布BD技术标准，蓝光光盘应运而生。和普通光盘相比，BD光盘性能更加稳定，也具备较为长久的使用寿命。近年来，光盘库相关技术和存储软件在蓬勃发展的经济背景下越来越成熟，尤其BD使用成本偏低且在寿命、耗能、环保、数据、迁移、备份方面呈现出显著的可靠性与安全性等优势。第三强化计算机网络建设;档案管理人员也要定期检查电脑系统安全情况，对档案数据要做到备份，以免当计算机被病毒侵袭的时候措手不及，避免重要信息丢失而造成无法挽回的损失。同时，在档案的管理方面，对于一些非常重要的档案文件还需要对计算机和管理人员的网络使用进行限制，防止档案被病毒入侵，管理部门还要特别留意高职院校档案信息万一发现泄露，泄密的情况，要立即采取措施进行及时的补救，争取在最短时间内将损失降到最低。此外，高职院校还需针对电子档案管理设置应急预案体系，通过健全完善相关法律法规以及明确各个部门资源配置、管理权限、工作范围等，再结合高职院校实际情分析电子档案应用存在的不足，最大限度避免档案管理风险。
2.3提升人员综合素质
随着经济社会快速发展，高职院校档案工作人员也要紧跟社会发展趋势，不断提升自身能力和综合素质，提高档案管理工作效率，具体可从以下方面着手：首先高职院校档案管理人员创新意识;档案管理工作因不断发展的经济社会发生较大改变，同时也面临较大挑战与压力，尤其在提升工作效率与质量方面提出较高要求，因而强化档案管理人员创新意识势在必行。高职院校在日常工作中需积极鼓励档案管理人员创新工作理念与模式，定期开展竞赛活动，促使档案工作人员在活动中受到启发，进而拓宽工作视野，并结合高职院校工作特征创新归纳方式，提升自身职业素养。其次开展综合性培训活动;省、市、县等档案管理部门需结合高职院校特征开展有计划、有目的档案知识与管理科学发展创新活动，提升高职院校档案管理整体水平。针对档案管理在岗人员开展长短期档案管理知识培训，特别强调要求档案管理技术人员参与继续教育，不断提升专业知识素养，成为高效率档案管理领头者。中长期档案管理培训班需结合实际情况设置学习内容，除了开展档案专业管理知识培训，还需不断强化管理人员政治素养，设置文化知识、历史文化、计算机电子网络专业等课程，通过综合培训活动提升档案管理人员综合素质与技能。第三培养复合型人才;档案管理人员在实际工作中的协调水平与档案管理工作效率有着紧密联系，故而需强化协调能力，学会与不同部门人员高效沟通，提升档案管理水平。与此同时，档案管理人员在工作中还要具备较强的文字功底，故而需提升写作能力与文字系统概括能力。信息技术是当前经济社会发展的显著标志，档案管理人员在工作中需掌握计算机知识，从而能实现数字化与电子化档案信息管理，提升业务水平。
3结语
总之，当前高职院校已广泛应用电子档案管理，此管理方式有效缓解档案管理人员工作压力，提升管理效率。电子档案管理应用并非短期就能完成的事情，需要在实际工作中加以健全完善，最大限度发挥档案管理便捷化和高效化优势，提升档案管理效率，，进一步服务于高职院校教育管理和社会发展。
参考文献
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[2]豆亚玲.电子档案在高职院校档案管理中的应用分析[J].现代交际， 2019， 502（08）：194-195.
[3]黄发亮.电子档案在高职院校档案管理中的应用分析[J].速读（上旬）， 2019， 000（008）：232.
[4]吴冬梅.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].信息记录材料，2020， 021（001）：102-103.
[5]张燕.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].现代国企研究，2019， No.162（12）：135-135.
[6]齐园园，郭明.信息化环境下的高职院校档案管理创新方向[J].卷宗， 2019， 009（004）：2.
[7]韩曼.高职院校农村学生档案管理工作中的数字化应用[J].现代农业研究，2020， v.26;No.59（11）：77-78.
[8]罗慧芳.高职院校档案管理信息化建设研究[J].电子工程学院學报，2020， 009（001）：P.100-100.
关键词：高职院校;档案管理;电子档案管理;应用策略
随着社会主义现代化事业蓬勃发展，教育领域也朝着现代化和多元化方向发展。尤其网络技术广泛应用也对高职院校档案管理形成冲击，该档案管理模式具有显著的工作效率高、传递快、节省空间、节约资源等特征。与传统纸质档案相比，电子档案内容直接保存至计算机硬盘和光盘等载体中，无论档案录入和管理都相对简单，有效强化档案管理可靠性。对此，高职院校档案管理人员应结合实际情况从多方面优化电子档案管理应用，减轻档案管理人员负担，提高档案管理效率和质量。
1电子档案管理优势以及面临风险
1.1电子档案管理优势
电子档案管理具有以下方面优势：①提高档案管理工作效率;计算机在处理信息方面有着显著优势，故而在提升档案管理工作效率方面有着重要作用。例如在档案录入工作中，传统纸质档案需要工作人员抄写文字完成录入，还需存储和统计文字，上述工作耗费工作人员时间，最重要无法保证档案录入信息准确性。运用电子档案管理方式能较好地运用信息技术采集和储存资料，简化档案录入和管理工作步骤，进一步强化档案管理可靠性，正因如此对于高职院校档案管理有着极大帮助。②降低档案管理成本;如果高职院校运用电子档案保存档案，会在一定程度降低档案保存成本。传统纸质档案在保存过程中受材料特殊性影响，对保存温度和环境要求较高，如果档案保存环境过于干燥和潮湿，轻则会损失档案资料，重则严重威胁档案管理人员人身安全。与此同时，传统纸质档案需耗费大量纸张，违背当前环境保护理念。运用电子文档形式管理档案资料除了能节约纸张资源，还能使档案避免受到自然环境影响，由此一来档案资料能处于安全稳定环境下得到妥善存储。③增强档案分享效果;高职院校档案管理服务于学校日常教学管理与教研工作，一般工作人员在搜索和提取传统纸质档案时需要花费较多手续且长距离调用档案十分麻烦，因为在调用中较易出现损伤和遗失档案情况，无形中为档案管理工作造成阻碍。应用电子档案能使高职院校档案管理简便和高效，学校教职工在现代办公软件之下能迅速且准确搜索所需档案资料，必要时还能划分档案种类，提升档案分享效果。
1.2电子档案管理风险
电子档案管理面临以下风险：①档案安全性;电子档案具有读写速度，占据空间小等特征，正是这种特征决定一旦电子档案存储被损坏或丢失，必然会出现严重后果。与此同时，基于信息化时代下数据储存运用相同标识和字体，如果出现两份或以上档案则难以辨别真假，严重影响档案拥有者权益。尤其快速普及的互联网提升电子档案传输速度，然而部分不法人员在传输中运用互联网篡改档案数据，降低档案安全性。一般高职院校档案均为师生重要信息，故而需要重视档案安全。②档案管理人员业务素质偏低;相关调查研究指出，大部分档案管理工作人员认为档案管理工作十分简单轻松，并未认识到妥善保管档案以及强化管理的重要性与必要性，更没有认识到自身所肩负的责任，以致于在工作中不重视档案工作，长期以往对自身工作没有提出较高要求和标准。部分档案管理人员因在岗位上没有得到锻炼与提升，综合素质偏低，普遍表现为以下几点，档案管理人员因专业水平偏低，未透彻了解与档案管理有关的法律法规，也未足够了解特殊档案保管规定与条例。与此同时，部分档案管理人员受年龄和认知等因素影响，无法适应信息化档案管理模式，在计算机操作时频频出现问题，成为阻碍信息化档案管理发展因素。
2在高职院校档案管理高效应用电子档案管理策略
2.1健全完善档案内容
由于目前互联网多媒体技术的迅速发展，当前各个领域都在运用科学信息技术简化工作流程，降低人力劳动，提升工作效率。档案管理工作也是如此，如果想要提升管理水平，也一定要抓住互联网多媒体的先进技术，促使档案管理朝着信息化、科学化、合理化方向不断过渡。首先，高职院校自身应改变传统错误思想观念，在档案管理中充分发挥信息技术优势，将一些新型的信息技术用到档案管理之中。 例如针对高职院校档案管理内容建立档案信息库，将高职院校内的一些档案材料按照材料的内容和作用以及材料的应用领域进行分类整理，以节约提取档案的时间。高职院校要积极提倡使用电子存储的模式进行档案管理，冲破传统纸质存储的方式方法。利用电子存储的方式进行档案管理，不但能够在一定程度上达到对高职院校资源的节省，而且对档案管理工作效率的提高也起到很大的作用，使档案管理变得更加的合理规范，能够充分发挥其自身的的作用和价值，使高职院校能够利用信息资源取得更近一步的发展。
应用电子档案管理并非单纯地购买相关设备软件，而是从根本上转变管理内容与模式，即借助信息技术转化传统纸质档案，使档案成为便于存储、调取、应用、传播的电子档案资料，再系统化整合与管理已转化的电子档案信息，成为高效且统一的信息化平台，为查询与管理档案提供极大便利。在具体管理中应从多方面加以强化，档案管理人员作为档案管理主体，在日常工作中应积极改变传统档案管理模式，从多渠道关注与高职院校业务有关讯息，并在此基础上收集与高职院校有关的档案信息资源并建立成库，丰富档案资源内容，由此一来高职院校档案管理工作从被动管理转为积极主动吸取与整合。与此同时，借助信息档案管理系统对主动收集的档案资源和已有档案资源实施分类整理，将相似主题档案归结至一起并编制相应的检索目录，为高职院校工作人员查询档案提供便利，最重要能二次或多次利用有价值的档案资源。针对部分重要档案需设置权限，借阅者需获取相关部门管理者批准后才能调取和参阅档案。高职院校可开发与档案管理有关的APP软件，便于高职院校教师不受时空限制上传与工作有关的图片文字信息，一方面能记录高職院校发展历程，另一方面还能强化高职院校工作人员责任感与归属感。 2.2加强档案安全保障
档案安全属于档案管理不可缺少的组成，信息化的快速发展带给网络很大的不安全性，这就需要对档案管理进行保障体系的建立，以达到对其信息的安全保障。针对电子档案安全保障可从以下方面着手，首先主动性提供安全保障;电子档案安全保障是整合资源、接受与长期保存以及利用、共享等工作基础，需基于信息安全基础上制定安全保障对策。在电子档案保管阶段需重点维护电子档案真实性，常用以下措施，其一建立电子档案元数据管理机制，该机制经固化管理过程后形成连续且完整的保管链。其二时间戳技术与数字签名，主要针对电子档案内容和来源，有效保障电子档案安全。其三创设复合式身份标识，该方式综合多种技术方式和算法且纳入凭证库管理机制。在应用电子档案过程中不单单要保证原档案资料不受到损害，还需控制档案应用范围。由于高职院校工作人员搜索和调取电子档案在于解决相关问题，为避免电子档案原件受到恶意破坏和篡改，可利用者提供电子档案副本，满足工作人员需求。与此同时，为进一步满足档案利用合法与合理，需规范档案访问权限并借助防篡改、版权保护等技术避免电子档案内容被恶意篡改，必要时还可运用审计跟踪技术全程监控电子档案，避免档案受到破坏。其次应用电子档案蓝光存储;随着电子档案广泛应用，数据量也在此过程中不断增加，无形中提升存储硬件要求。电子档案蓝光存储在保障信息安全和节能减排方面发挥着不可小觑作用，很多公司相继发布BD技术标准，蓝光光盘应运而生。和普通光盘相比，BD光盘性能更加稳定，也具备较为长久的使用寿命。近年来，光盘库相关技术和存储软件在蓬勃发展的经济背景下越来越成熟，尤其BD使用成本偏低且在寿命、耗能、环保、数据、迁移、备份方面呈现出显著的可靠性与安全性等优势。第三强化计算机网络建设;档案管理人员也要定期检查电脑系统安全情况，对档案数据要做到备份，以免当计算机被病毒侵袭的时候措手不及，避免重要信息丢失而造成无法挽回的损失。同时，在档案的管理方面，对于一些非常重要的档案文件还需要对计算机和管理人员的网络使用进行限制，防止档案被病毒入侵，管理部门还要特别留意高职院校档案信息万一发现泄露，泄密的情况，要立即采取措施进行及时的补救，争取在最短时间内将损失降到最低。此外，高职院校还需针对电子档案管理设置应急预案体系，通过健全完善相关法律法规以及明确各个部门资源配置、管理权限、工作范围等，再结合高职院校实际情分析电子档案应用存在的不足，最大限度避免档案管理风险。
2.3提升人员综合素质
随着经济社会快速发展，高职院校档案工作人员也要紧跟社会发展趋势，不断提升自身能力和综合素质，提高档案管理工作效率，具体可从以下方面着手：首先高职院校档案管理人员创新意识;档案管理工作因不断发展的经济社会发生较大改变，同时也面临较大挑战与压力，尤其在提升工作效率与质量方面提出较高要求，因而强化档案管理人员创新意识势在必行。高职院校在日常工作中需积极鼓励档案管理人员创新工作理念与模式，定期开展竞赛活动，促使档案工作人员在活动中受到启发，进而拓宽工作视野，并结合高职院校工作特征创新归纳方式，提升自身职业素养。其次开展综合性培训活动;省、市、县等档案管理部门需结合高职院校特征开展有计划、有目的档案知识与管理科学发展创新活动，提升高职院校档案管理整体水平。针对档案管理在岗人员开展长短期档案管理知识培训，特别强调要求档案管理技术人员参与继续教育，不断提升专业知识素养，成为高效率档案管理领头者。中长期档案管理培训班需结合实际情况设置学习内容，除了开展档案专业管理知识培训，还需不断强化管理人员政治素养，设置文化知识、历史文化、计算机电子网络专业等课程，通过综合培训活动提升档案管理人员综合素质与技能。第三培养复合型人才;档案管理人员在实际工作中的协调水平与档案管理工作效率有着紧密联系，故而需强化协调能力，学会与不同部门人员高效沟通，提升档案管理水平。与此同时，档案管理人员在工作中还要具备较强的文字功底，故而需提升写作能力与文字系统概括能力。信息技术是当前经济社会发展的显著标志，档案管理人员在工作中需掌握计算机知识，从而能实现数字化与电子化档案信息管理，提升业务水平。
3结语
总之，当前高职院校已广泛应用电子档案管理，此管理方式有效缓解档案管理人员工作压力，提升管理效率。电子档案管理应用并非短期就能完成的事情，需要在实际工作中加以健全完善，最大限度发挥档案管理便捷化和高效化优势，提升档案管理效率，，进一步服务于高职院校教育管理和社会发展。
参考文献
[1]田凌嫣.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2019， 309（04）：147.
[2]豆亚玲.电子档案在高职院校档案管理中的应用分析[J].现代交际， 2019， 502（08）：194-195.
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[7]韩曼.高职院校农村学生档案管理工作中的数字化应用[J].现代农业研究，2020， v.26;No.59（11）：77-78.
[8]罗慧芳.高职院校档案管理信息化建设研究[J].电子工程学院學报，2020， 009（001）：P.100-100.