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【摘要】社会信息需求和全民档案信息意识，是影响档案功能发挥的一个重要因素。我们应该意识到，社会主义市场经济的建立、科教兴国战略的实施、知识经济的即将到来，并不意味着国家在短期内会大幅度地增加对档案馆的投资。本文主要探讨机关事业单位数字化档案管理的现状及优化对策。
【关键词】机关事业单位；数字化档案管理；优化
对档案文献进行数字化加工处理，是在加强档案原件保管质量的同时，提高档案信息利用效率、完善档案信息利用方式的一项重要手段。随着电子政务和办公自动化的发展，人们对数字化档案信息资源的需求也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，建立起数字档案信息中心，将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。如今，机关事业单位数字化已日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。
一、档案数字化概述
档案数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化，就是利用扫描等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输入计算机内，从而形成数字图像文件的过程。将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储，或进行OCR字符识别转换成文本文件。二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换，或直接用数码相机进行拍摄。其中，对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法来将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，以实现档案资料电子影像的快速检索利用。
二、机关事业单位数字化档案管理的现状
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。档案数字化的关键是多媒体技术的开发与应用。多媒体技术在档案管理中的应用很广泛，如档案数字化、档案信息存储、档案信息检索、档案信息利用、档案信息编研等，其中，档案数字化是最基本的应用方式之一。随着数字化设备的普及和办公自动化的推广应用，越来越多的档案一产生就是数字形式的，即数字档案（电子档案）。但许多传统档案还需要通过数字化方式进行数字信息的转换，形成数字化的档案。
三、对策与建议
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、数字化成果管理等。
（一）档案整理。此步骤主要是包括拆除装订、对破损严重无法直接进行扫描的档案进行修复、填写交接登记单、记录文件的起始页号和页数、扫描工作完成后重新装订等环节，以确保档案的安全、准确、无遗漏。
（二）档案扫描。扫描是纸质档案进行数字化处理的关键环节，主要有：
1.扫描方式的選择。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（主要指工程图纸）进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，纸张状况好的可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2.扫描色彩模式的选定。纸质档案数字化的扫描色彩模式采用黑白二值、彩色或灰色模式，通常采用黑白二值。如页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
3.扫描分辨率的选择。扫描分辨率参数大小应大于100dpi（图纸应大于200dpi），以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
4.在保证扫描图像清晰可读前提下，应选择适当的压缩率，尽量减少存储容量。
5.扫描登记。认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（三）图像处理。此环节主要包括图像数据质量检验、纠偏、去污、图像拼接、裁边处理。
（四）数字化成果管理。要确保数据的安全、完整和长期可用，应加强对纸质档案数字化成果的管理。提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
四、结论
机关事业单位数字化档案社会功能的发挥，是一个复杂的系统工程，因此，应该正确理解和认识数字化档案工作特点，找准数字档案工作的定位，认真做好档案的数字化工作。
【参考文献】
[1]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J]. 办公室业务，2013（01）：104.
[2]冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化[J]. 产业与科技论坛，2015（05）：225-226.
[3]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J]. 办公室业务，2015（07）：35-36.
[4]朴松子.机关事业单位档案管理的有效策略[J].中国管理信息化，2015（16）：203.
[5]王英忠.机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题[J]. 兰台内外，2015（04）：52.
【关键词】机关事业单位；数字化档案管理；优化
对档案文献进行数字化加工处理，是在加强档案原件保管质量的同时，提高档案信息利用效率、完善档案信息利用方式的一项重要手段。随着电子政务和办公自动化的发展，人们对数字化档案信息资源的需求也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，建立起数字档案信息中心，将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。如今，机关事业单位数字化已日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。
一、档案数字化概述
档案数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化，就是利用扫描等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输入计算机内，从而形成数字图像文件的过程。将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储，或进行OCR字符识别转换成文本文件。二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换，或直接用数码相机进行拍摄。其中，对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法来将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，以实现档案资料电子影像的快速检索利用。
二、机关事业单位数字化档案管理的现状
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。档案数字化的关键是多媒体技术的开发与应用。多媒体技术在档案管理中的应用很广泛，如档案数字化、档案信息存储、档案信息检索、档案信息利用、档案信息编研等，其中，档案数字化是最基本的应用方式之一。随着数字化设备的普及和办公自动化的推广应用，越来越多的档案一产生就是数字形式的，即数字档案（电子档案）。但许多传统档案还需要通过数字化方式进行数字信息的转换，形成数字化的档案。
三、对策与建议
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、数字化成果管理等。
（一）档案整理。此步骤主要是包括拆除装订、对破损严重无法直接进行扫描的档案进行修复、填写交接登记单、记录文件的起始页号和页数、扫描工作完成后重新装订等环节，以确保档案的安全、准确、无遗漏。
（二）档案扫描。扫描是纸质档案进行数字化处理的关键环节，主要有：
1.扫描方式的選择。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（主要指工程图纸）进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，纸张状况好的可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2.扫描色彩模式的选定。纸质档案数字化的扫描色彩模式采用黑白二值、彩色或灰色模式，通常采用黑白二值。如页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
3.扫描分辨率的选择。扫描分辨率参数大小应大于100dpi（图纸应大于200dpi），以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
4.在保证扫描图像清晰可读前提下，应选择适当的压缩率，尽量减少存储容量。
5.扫描登记。认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（三）图像处理。此环节主要包括图像数据质量检验、纠偏、去污、图像拼接、裁边处理。
（四）数字化成果管理。要确保数据的安全、完整和长期可用，应加强对纸质档案数字化成果的管理。提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
四、结论
机关事业单位数字化档案社会功能的发挥，是一个复杂的系统工程，因此，应该正确理解和认识数字化档案工作特点，找准数字档案工作的定位，认真做好档案的数字化工作。
【参考文献】
[1]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J]. 办公室业务，2013（01）：104.
[2]冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化[J]. 产业与科技论坛，2015（05）：225-226.
[3]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J]. 办公室业务，2015（07）：35-36.
[4]朴松子.机关事业单位档案管理的有效策略[J].中国管理信息化，2015（16）：203.
[5]王英忠.机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题[J]. 兰台内外，2015（04）：52.