政府网站在信息检索服务中存在的问题及对策

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  [摘要] 针对目前我国政府网站检索服务存在的问题,从用户的检索功能需求出发,借鉴美国政府网站建设的经验,对我国政府门户网站的检索服务提出建议。
  [关键词] 政府网站 检索服务 信息检索
  
  随着网络技术的不断发展,电子政府是当今信息化时代政府改革的必然选择,而政府网站则是建设电子政府不可或缺的平台,是政府机构之间、政府与公民之间信息交流和实现服务的通道。就目前来看,我国政府网站服务已经经历了“信息发布”阶段,现正处在“电子服务供给”阶段,并开始向着“服务整合”的目标迈进。一般而言,政府网站存在的问题是访问率低,我国大多数政府网站,曾被有些学者形象地比喻为“信息贫血症”[1],即网站所含信息量少,内容多限于部门机构设置、机构职能、人员列表、政策法规,而且更新不够及时,用户无法通过政府网站获得有效信息。政府网站所提供的信息和用户实际的信息需求形成了巨大的反差,弱化的政府网站检索功能更直接影响了电子政府功能的最终实现。如何使面向广大用户的检索服务功能易用、友好、快捷,真正做到以用户为中心,是政府网站建设者应该全盘考虑的问题,也是我们论述的意义所在。美国政府网站在检索服务方面的建设可以为我们提供一些有益参考。
  
  1 美国政府网站检索服务的现状
  
  美国政府网站的代表就是Firstgov网站 (http://www.firstgov.gov),该网站实际上是美国政府网站的门户网站,因此具有门户网站的特征。克林顿曾声称,该网站建成之后,将提供世界上最大、最富实效性 、内容最丰富的网页[2]。白宫方面称,该网站可引导用户查询近5亿份文档,所需时间不到0.25秒。网站每天将至少可以接待一千万次的查询。众所周知,检索服务是政府网站诸多功能中的一项功能,但笔者却认为信息检索服务功能在众功能中处于核心位置,一个网站是否友好、易用,很大程度取决于网站在信息检索服务中的表现。作为政府网站建设中典范的美国Firstgov网站具有很强大的检索功能,它不仅依据信息内容提供多种信息检索功能(简单查询、高级查询、组合查询等),还提供多途径、多入口的查询。在信息检索服务中,它提供三个检索入口:①地区名称,囊括了全美5O个州及地方县、市的有关材料及网站链接;②用户所需信息内容的类别,分为农业和食品、艺术和文化、经济与商业 科学与技术等16个大类,各行各业的有关介绍及网站可随点随通;③该网站的核心——搜索引擎查询,用户只需在对话框内输入关键字或关键词便可查到相关网站,找到所需资料,从而最大限度地减少查询搜索时间。此外,还有网上交易,网上付税,购买政府债券、邮票、硬币等功能。该网站分类体系十分完备,二级目录内容更为详细——上到国家大政方针,下到居民衣食住行,几乎无所不包,充分显示了美国政府网站的全貌及其强大的功能和丰富的信息,为美国公民提供了方便的服务。此外,该网站还具有很好的互动性能,比如申请联邦学生贷款、在美国国家公园预订野营地、寻找节油汽车、购买房屋等事务都可利用这个网站来实现。这种集合性比较高的政府网站不再是单纯的信息发布场所,而是将比较分散的各类政府网站综合到协调一致的目录下,根据特定用户群的需求提供一系列集成的政府服务项目,用户只要输入关键字,就会搜索到自己所需要的信息。该网站真正做到从用户的需求出发,以用户的体验为基础,为用户提供贴心的优质服务。
  
  
  2 我国政府网站在信息检索服务中存在的问题
  
  我国电子政府门户网站的检索服务虽然取得了一定进展,但与国外成熟的电子政府门户网站相比,在内容的全面性、服务的集成度以及门户建设规范化等方面,还存在很大的差距。
  2.1 政府网站的设置不合理,网站的访问率低
  执法、贸易、税收等不同职能机构组成了纵横交错的大网络。因此,我国大部分的政府网站一般都是根据其内部的组织机构来划分板块或进行信息分类,这种分类对于政府内部工作人员来说可能是最为方便的,但对于广大访问政府网站的用户来说,却不是那么友好与便利。如果以机构分类作为第一层次分类检索,设想用户在进入政府网站首页进行检索时,首先必须了解自己所要办理业务的信息是由哪个机构发布的,该服务属于哪个机构的职能业务,然后才能进入该机构进行检索。而事实上,对于一般用户来说,他们对于政府机构职能部门的职能划分、业务以及权限并不清晰。另一方面,有些信息和服务是几个机构联合发布或是协同办理的,当用户以机构作为第一层次检索时,即使检索到了相关内容也需要经过多次检索,这就浪费了用户大量的时间、精力和费用。政府网站的大量信息与用户实际的信息需求形成了巨大的反差,导致政府网站的访问率很低。
  2.2 网站链接缺乏统一的标准,用户交互性差
  众所周知,政府网站和一般的商业网站、娱乐网站不同,它具有权威性、公益性、服务性等特点,一般链接的网站都是与政府相关的比较严肃的网站。目前我国政府网站的建设仍处于初级阶段,网站中因为链接数量少以及设计人员法律意识比较淡薄而没有形成统一的规范和标准,同时在网站首页的底部也没有像国外的政府网站的“suggest-A-link”栏目,用户不可以向政府网站推荐相关的链接,不能够真正参与网站的建设和维护,当出现问题时,也不能及时进行反馈。如上种种,导致用户体验效果不好,与网站的交互性比较差。
  2.3 政府网站千人一面,缺乏地方特色
  特色检索不仅仅是指内容上的特色检索,还可以是任何与通常检索不同的检索,包括内容、方式、服务对象等方面。不同的政府网站其特色检索也应当是多种多样的(如反映地方、网站的特色),特色检索可使得网站不再“千人一面”。但就目前来说,我国政府网站在这方面却是差强人意,每个地方的政府网站都几乎按政府机构进行分类,网站的首页也几乎都是千篇一律的对该地方的一个简单介绍,发布一些新闻动态,提供一些与之相关的网站链接等。要想在众多的政府网站中脱颖而出,就应该突出本网站的特色,方便用户进行检索。例如对于某些老工业基地城市,下岗工人比较多,再就业压力比较大,为了更好地为广大下岗工人服务,政府网站可以专门设立下岗工人栏目,包括就业信息检索、意见反馈等。
  此外,在学者对于政府网站的研究方面,专门论述网站检索功能的也比较少,研究相对薄弱,还没有形成自己专门的研究领域。笔者在调研过程中,发现目前关于政府网站的论述大多是探讨政府网站的整体建设,其中包括政府网站的功能地位、模式选择、资源整合、页面设计、网络安全等方面。基于此,本文借鉴国外政府网站检索功能的设计,提出应对措施。
  
  3 对我国电子政府门户网站在检索服务方面的建议
  
  3.1 检索内容的分类
  一般将政府网站的检索内容分为两类:①提供一般信息浏览和信息查询,对用户来说是查知性检索,即信息(狭义)检索;②通过查询特定的信息以便最终实现在线服务的检索,即服务检索。例如,作为美国政府门户的Firstgov网站在提供信息和服务检索方面无愧为“第一政府”。该网站整合了2万个政府网站,共2 700万个网页,用户通过它可以查询到所有网上的政府文档[4]。网站大都在首页(或者每个业务板块)的头版位置设有网上服务栏目,为用户提供在线申请、交费、注册、申请许可等服务,用户通过检索自己所需的服务,可直接办理业务。这些栏目充分发挥了网络的优势,将分属政府各部门的业务集中在一起,为公民提供在线使用,因而具有“一站式”、“单一窗口”、“24小时”、“自助式”等特点,很好地把信息检索和服务检索糅合在一起。这样的在线办公流程不仅可以使政府工作人员提高工作效率和透明度,也可使用户免于业务办理的奔波——只要在网站上检索到相应的业务,就可以直接在网上进行办理,省时省力。
  3.2 检索内容的组织
  根据政府网站按机构分类的弊端,笔者认为政府可根据用户群体先将网站分为公民、机构和非营利组织、政府雇员、政府4个板块,不同的用户可根据自己所处的群体先进行第一步检索,然后再根据自己所需信息的不同性质选择不同的机构进行检索。我国比较典型的例子就是“中国上海”,它采用的就是机构设置和用户群体相结合的分类方法进行检索,其网站首页中有市民、企业、投资者、旅游者栏目,同时还设有市民办事、企业办理、投资上海、透视政府、公众监督等栏目,由用户自主选择检索进入方式。对于门户网站而言,始终提供相关目录,就不至于让访问者丧失在网站中的方位,也能让他们迅速找到处于网站信息集合中的具体内容[3]。新加坡电子政府门户网站在这方面的做法值得借鉴,不管用户浏览到哪里,都可以看到从根页面到当前页面的路径,并且还专门为不熟悉网站的新用户设立了“new to this search?”帮助用户检索信息,用户不仅可以使用搜索引擎进行搜索,还可以按照组织、用户、工业、地方等主题下详细的主题分类进行检索,这样的设置为用户带来了极大的方便[4]。
  3.3 检索链接
  由于政府网站是非营利性的,带有很强的严肃性,笔者认为它所链接的网站必须也是严肃或者接近严肃性的网站。具体来说,可在网站首页的“关于我们”一栏中就专门链接做出规定的“链接法规”,囊括与链接相关的所有问题,包括链接评价标准、与政府网站链接说明、与非政府网站链接说明、特色链接说明、禁止说明、免责条款、隐私和安全7个方面。其中评价标准包括被推荐网站是否是政府官方所有或支持的网站、是否提供官方的信息和服务、是否能为大量的用户所访问、用户提供反馈的项目和手段是否准确和及时,等等。同时在网站首页的底部还可设有用户建议专栏,用户可以向网站推荐相关的链接,但是需要填写推荐表格,包括推荐链接URL、推荐人姓名、E-mail、电话、推荐理由、希望推荐链接放在何处等内容。这不仅可体现政府网站应有的严肃性,同时也可体现政府网站与用户良好的互动性。当用户可随时参与网站的建设和维护时,其访问的积极性会得到极大地调动,这也是提高政府网站访问率的一种方法。
  3.4 特色性的检索
  随着互联网技术的普及,人们对于网站冲浪已经不再觉得新鲜,怎样吸收公众的眼球来关注网站,成为网站设计者普遍关注的问题,不仅商业网站如此,政府网站也不例外。在这里,网站的特色检索显现着自己独特的魅力。例如,一些大城市进出境的国内外人员比较多,他们对于这些城市的具体地理位置和乘车线路不太清楚,政府网站可以提供数字地图形式的特色检索服务。我国“首都之窗”网站就提供了“数字北京”检索服务,用户可以通过输入关键词的方式查找任意地址、公交换乘、周边环境等,或者通过点击地图逐步缩小范围检索自己所要查找的位置。
  3.5 个性化的检索服务
  电子政府门户以用户为中心来组织服务,从满足公众的需求出发,进行跨多个职能部门边界的业务流程重组,将相关业务按主题提供给公众。同时,按公众的使用逻辑进行信息服务功能的分类,可以根据不同用户的兴趣和需求, 定制动态的配置页面, 提供个性化的动态信息内容,使公众不必为一件事登陆众多政府网站。也可借助商业网站建设中的经验,提供在线注册,定制个性化页面,按用户的类别进行分类,为用户提供更为个性化的服务。
  
  4 总 结
  
  随着技术的不断发展和用户对于个性化需求的不断增长,政府网站在检索服务方面要有在线升级的功能,但也应该看到,任何服务功能的实现都要依靠网站资源功能的定位、整体资源的整合和技术的支持。要想建立统一、规范的政府信息资源共享平台,将各类应用系统集成为有机整体,使网络中的所有资源能够统一管理、统一界面、统一标准,让众多的应用和信息集中地进行展示,形成统一的电子门户,进而实现政务信息资源的有效共享,提高政府的办公效率和服务能力,就得从用户需求出发,聆听用户的心声,以用户体验为基础,为其提供所需的检索服务,这是网站建设者应该全盘考虑的问题,也是本文探讨的意义所在。
  
  参考文献:
  [1] 杨富康,李超平.政府网站“信息贫血症”之对策研究.情报科学,2001,19(10):1091一1093.
  [2] 王京山,王锦贵.美国Firstgov工程及其对我国政府网站建设的借鉴意义.情报资料工作,2001(4):26-28.
  [3] 程凤荣. 准确把握用户需求——中国政府门户网站升级的关键. 电子政务,2005(14):62-65.
  [4] 杨秀丹,刘振兴.我国电子政府门户网站建设的问题与建议.电子政务,2007(3):51-59.
  
  [作者简介] 张苗苗,女,1985年生,硕士研究生,发表论文3篇。
  杨 瑜,女,1970年生,副研究馆员,博士研究生,发表论文10余篇。
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