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电子文件是单位和个人在公务活动中形成的各种数字形态记录。它由文件的内容、结构和背景信息构成，并借助元数据进行描述、使用和信息交换。由于电子文件依赖于计算机软硬件系统，具有非直读性、易修改性、信息和载体的可分离性等特点，因此在形成环境、归档过程、安全保障等方面有更高要求，需要根据电子文件的自身特性，采取迥异于传统档案的方式进行归档和管理。