科研档案是人们在从事科学活动中形成的、并经过一定整理的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载,直接反映着一个高校的学术水平,对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。
　　
　　一、对高校科研档案归档范围的界定
　　
　　界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为,应坚持成果性和记录性并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
　　1.科研项目档案
　　科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。它主要包括:科研准备阶段中的科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告等材料;研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料;总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况等,这部分档案是科研档案存档的主体。
　　2.科研文书档案
　　科研文书档案是科研管理活动的直接记录,包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据,也是科研档案的重要部分,对科研管理工作起到很好的指导作用。
　　3.科研成果档案
　　这部分主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一。因此,科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
　　
　　二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
　　
　　1.高校科研档案收集不齐全
　　多数科研人员在科研过程中,重视科学研究实践活动,重视科研成果的论文发表与获奖,轻视科研档案资料的平时累积工作,认为这是档案部门的事,与己无关。
　　2.高校科研人员档案意识缺乏
　　一些高校科研人员认为自己的科研成果没有归档的必要,放到档案室不如放在自己身边使用起来方便,于是以关键技术资料保密为借口,在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
　　3.高校科研档案制度不健全
　　科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证,不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度,在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段,致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
　　
　　三、如何加强高校科研档案管理工作
　　
　　1.建立科学管理制度,理顺科研档案归档程序
　　科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映,但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果,它是课题及成果之间、学科之间的综合反映,因而就形成了科研档案的四个特点:专业性、系统性、集体性、和阶段性。为此,必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来,走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路,建立合理的归档程序,掌握科研档案管理工作的规律,保证高校科研档案的准确、完整、系统。
　　2.加强重点、重大科研项目的档案管理
　　重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。这些档案材料既是学校的历史见证,又是新技术、新创新的基础。因此,对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档,然后对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补仓到科研档案中去,以免遗漏。
　　3.提高高校科研人员的科研档案归档意识
　　科研人员是科研档案形成的主体,科研人员档案意识的提高,将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道,将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
　　4.推广科研档案的开发利用
　　科研档案管理的工作要考虑其开发利用的问题。目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
　　(作者单位:山东省济宁市技术学院)