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摘 要：ERP已逐渐成为企业提高运行效率，增强企业在整个行业中竞争能力的有效手段，它的核心管理思想是实现对整个供应链有效的实时管理。如何建立与ERP环境相适应的内控制度，已经成为企业发展必须解决的焦点问题。本文将针对ERP环境下企业采购与付款业务内控关键控制点，规划流程控制，设计内控制度，为企业应用ERP提供决策参考，使企业保持长远且健康的发展。
关键词：ERP系统 采购与付款 关键控制点 内控制度设计
一、确定ERP环境下的内部控制目标
采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，采购管理在企业经营管理中占有重要的地位，采购成本的高低直接影响企业的最终利润。采购与付款业务活动主要包括：编制采购计划及请购，供应商开发，采购合同签订、采购订单下达，货物验收入库，应付账款确认，货款支付。ERP系统将这六个环节紧密贯穿在一起，形成一个完整的供应链条。
本文研究在ERP环境下如何建立和完善采购与付款业务的内部控制制度，实现内部控制目标，确保业务活动的真实性、规范性、合理性，为信息使用者及管理层提供及时准确的财务信息，保证各业务环节的衔接和有效配合工作，使企业的信息系统可以稳定、安全运行。
采购与付款业务的内控目标主要为：所记录的采购都确已收到物品或已接受劳务，并符合采购方的最大利益，提高物资管理的效率、效益和物资供应保障能力；已发生的采购交易均已记录；采购交易按正确的日期记录；采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总。
二、潜在风险及ERP环境下采购与付款业务内部控制的关键控制点
ERP是面向流程的，这就要求企业的业务流程本身具有较高的合理性，所以对现有流程进行梳理、复核和改进，制定出合理、标准、规范的业务流程至关重要。ERP的上线带来了采购与付款业务内部控制关键控制点内容的改变。
1.明确员工岗位责任分工，不相容岗位相分离。企业通过设立不同的工作岗位，明确职责范围，规定操作规程和处理程序，做到各尽其职，各负其责。在岗位设置时，考虑授权岗位和执行岗位的分离，执行岗位和审核岗位的分离，保管岗位和记账岗位分离等。通过不相容职责的划分，各部门之间相互审查、核对和制衡，防止发生舞弊。
2.授权审批制度。企业应当建立严格的授权审批制度规范采购业务的操作，明确采购业务的审批人对审批事项及授权审批责任和有关控制要求，同时还要规定采购业务执行人员的行为准则，杜绝越权审批。
3.供应商管理。对于采购业务来说，供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。如果由询价人员进行供应商的选择，就有可能产生舞弊行为，这一环节关键是要做到信息公开，选择的过程要公平、公正。
4.记录与凭证控制。在采购与付款各环节设置相关的记录，加强请购手续、采购合同、验收证明、入库单、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。财务部门应审核业务部门提交的原始凭证，审核采购发票、入库单的内容是否完整、记录的数量金额是否正确。
5.采购与验收控制。由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收。
6.付款控制。对应付账款的付款凭证进行审核，检查付款申请是否经过了授权审批程序。同时避免重复付款。
三、ERP环境下采购与付款的内部控制制度设计
1.编制采购计划及请购。需求计划管理包括需求计划申报、采购策略制定、采购计划编制、统计分析等管理工作。企业应要求生产、经营等部门按照实际需求准确编制需求计划，并把有关计划纳入预算管理。归口管理部门对于需求部门的申请，应根据主要考虑清单进行审阅，例如申请是否准确、完整及合理，是否在预算范围之内，继而进行审批或拒绝。
2.供应商开发环节。为了预防舞弊行为，并达到内部牵制的目的，企业应将供应商开发职能从采购部门分离，由独立的部门负责供应商评估和准入，按照规定的标准和程序优选供应商，建立合格供应商目录清单。然后按照规定的程序在ERP系统中建立供应商代码，包括名称、地址、开户银行及账号，交易币种等，对供应商信息进行统一管理。和物料编码一样，ERP也可以运用分类系统，通过参数设置和自动校验来实现供应商编码的唯一性。应付出纳和会计无权在ERP中建立供应商资料。企业应建立供应商定期评审制度，除了初次合作需执行严格的供应商评审程序外，还需要定期对供应商资质及表现情况进行评审并更新供应商等级，避免业务风险。
3.采购合同签订、采购订单下达。已经授权批准的采购需求会在ERP中转入采购模块。采购员根据已经批准的采购申请，通过比价议价，选择供应商。對一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。在ERP系统中创建采购合同或采购订单，采购合同中应确定采购业务的全部细节，包括供应商，采购物品名称规格，数量，单价等，交货时间和付款条件，以便尽可能明确采购环节的责任以及事后的损失认定，进一步规避风险。采购合同由合同部、财务部、法律部门联合会签。
4.货物验收入库。为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购、和财务部门的人员来承担。货物到达后，仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并严格按照采购订单进行核对，包括数量和质量的要求。货物到达并验收合格后，仓库收货人员在ERP中对具体订单号码进行收货，到货和在途情况可以在订单的历史记录中查询。在货物接收时。相关的采购订单进行自动检查，当差异超过了预先设置的容许界限时（即有关的交货日期和数量）将会被拒绝。货物接收的过账导致库存数据的及时修改，货物的接收和发放的金额在财务模块中同时进行相应的更新。收货动作在生成物料凭证的同时，自动触发会计分录，确保了采购记录、仓储记录和会计记录的一致性，并打印入库凭证。公司库存物资实行“一本帐”管理，库存实物物资全部纳入信息系统进行统一管理，定期盘点，做到帐、卡、物相符。在ERP系统中，物料、单据采用连续编码，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可随时进行追溯，查询单据状态。 5.采购发票校验，应付账款确认。合同部在系统内对入库单、发票单据齐全的采购业务提交资金计划，资金计划被审批后，在系统内提交报账单，并向财务部提交纸质合同、报账单、发票、入库单。财务部应付会计依据报账单号码进行查询，复核纸质单据信息，包括：纸质单据是否齐全，是否与系统相符。复核付款方法、负债科目信息。应付会计调整尾差，完成计税项录入及物料类别的选择工作。财务部复核会计对应付会计录入信息及所涉及的会计科目进行审批。对于无误的单据即可打印支付申请。不在资金计划范围内、单据不齐全的采购业务将无法创建支付申请单。对于有预付款项的交易，在收到供应商发票后，在系统中完成预付款核销工作。
在ERP系统中，必须满足三单匹配的条件系统才会生成相应的会计凭证，这样便在款项支付前保证了会计信息的规范性和可靠性。系统对物料、纸质单据的编码实现了实时追溯跟踪功能。
应付管理与物资管理高度集成，二者可共享统一的供应商信息，通过发票校验能够有效地将财务管理与采购管理相关联，通过应付管理追溯采购管理的详细信息，使财务管理由静态走向动态，经过处理的会计信息能同步反映企业物流、信息流的动态，为保证财务部门与前端业务职能部门的信息规范化控制提高了平台基础。
6.经过发票检验环节后，系统自动产生针对采购订单中供应商的应付账款。财务部出纳人员收到经审核的支付申请单，依据付款单号，在系统中进行电子支付工作，完成货款支付，保证了款项支付的真实性和合法性。款项付出后，系统自动以传真或者邮件的形式通知供应商，有效地减少了供应商查询，同时避免延迟付款带来的信用风险。ERP系统中提供的报表管理功能，随时可以从系统中查询供应商的清账管理情况，减少手工编制往来款台账的繁琐和出错可能。因此，通过ERP系统保证了采购过程数据信息的真实性、有效性和可监控性。
建立物资合同档案管理目录和台帐，做好物资合同和相关资料的归档工作。物资合同档案包括合同立项、谈判、起草、审查、签署、履行、纠纷处理过程中形成的立项材料、资信审查材料、审核会签意见、授权委托书、生效合同文本、变更解除协议等文件。
四、结语
通过对采购与付款业务流程再设计，并与ERP系统流程相嵌合，企业各职能部门协调配合能力得到有效提升，提高了運作效率，整个经营活动更加符合科学合理的要求，企业管理水平得到显著提升。
参考文献：
[1]唐志豪、吴叶葵. ERP 环境下采购付款业务流程控制的审计[J]. 财会月刊.2012.
[2]李丹. ERP系统中采购与付款企业内控风险的会计监督 [J].财会月刊.2011.
作者简介：李勍（1985.09—）女。民族：汉。北京。中级经济师。会计核算管理。国网冀北电力有限公司物资分公司。
关键词：ERP系统 采购与付款 关键控制点 内控制度设计
一、确定ERP环境下的内部控制目标
采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，采购管理在企业经营管理中占有重要的地位，采购成本的高低直接影响企业的最终利润。采购与付款业务活动主要包括：编制采购计划及请购，供应商开发，采购合同签订、采购订单下达，货物验收入库，应付账款确认，货款支付。ERP系统将这六个环节紧密贯穿在一起，形成一个完整的供应链条。
本文研究在ERP环境下如何建立和完善采购与付款业务的内部控制制度，实现内部控制目标，确保业务活动的真实性、规范性、合理性，为信息使用者及管理层提供及时准确的财务信息，保证各业务环节的衔接和有效配合工作，使企业的信息系统可以稳定、安全运行。
采购与付款业务的内控目标主要为：所记录的采购都确已收到物品或已接受劳务，并符合采购方的最大利益，提高物资管理的效率、效益和物资供应保障能力；已发生的采购交易均已记录；采购交易按正确的日期记录；采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总。
二、潜在风险及ERP环境下采购与付款业务内部控制的关键控制点
ERP是面向流程的，这就要求企业的业务流程本身具有较高的合理性，所以对现有流程进行梳理、复核和改进，制定出合理、标准、规范的业务流程至关重要。ERP的上线带来了采购与付款业务内部控制关键控制点内容的改变。
1.明确员工岗位责任分工，不相容岗位相分离。企业通过设立不同的工作岗位，明确职责范围，规定操作规程和处理程序，做到各尽其职，各负其责。在岗位设置时，考虑授权岗位和执行岗位的分离，执行岗位和审核岗位的分离，保管岗位和记账岗位分离等。通过不相容职责的划分，各部门之间相互审查、核对和制衡，防止发生舞弊。
2.授权审批制度。企业应当建立严格的授权审批制度规范采购业务的操作，明确采购业务的审批人对审批事项及授权审批责任和有关控制要求，同时还要规定采购业务执行人员的行为准则，杜绝越权审批。
3.供应商管理。对于采购业务来说，供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。如果由询价人员进行供应商的选择，就有可能产生舞弊行为，这一环节关键是要做到信息公开，选择的过程要公平、公正。
4.记录与凭证控制。在采购与付款各环节设置相关的记录，加强请购手续、采购合同、验收证明、入库单、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。财务部门应审核业务部门提交的原始凭证，审核采购发票、入库单的内容是否完整、记录的数量金额是否正确。
5.采购与验收控制。由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收。
6.付款控制。对应付账款的付款凭证进行审核，检查付款申请是否经过了授权审批程序。同时避免重复付款。
三、ERP环境下采购与付款的内部控制制度设计
1.编制采购计划及请购。需求计划管理包括需求计划申报、采购策略制定、采购计划编制、统计分析等管理工作。企业应要求生产、经营等部门按照实际需求准确编制需求计划，并把有关计划纳入预算管理。归口管理部门对于需求部门的申请，应根据主要考虑清单进行审阅，例如申请是否准确、完整及合理，是否在预算范围之内，继而进行审批或拒绝。
2.供应商开发环节。为了预防舞弊行为，并达到内部牵制的目的，企业应将供应商开发职能从采购部门分离，由独立的部门负责供应商评估和准入，按照规定的标准和程序优选供应商，建立合格供应商目录清单。然后按照规定的程序在ERP系统中建立供应商代码，包括名称、地址、开户银行及账号，交易币种等，对供应商信息进行统一管理。和物料编码一样，ERP也可以运用分类系统，通过参数设置和自动校验来实现供应商编码的唯一性。应付出纳和会计无权在ERP中建立供应商资料。企业应建立供应商定期评审制度，除了初次合作需执行严格的供应商评审程序外，还需要定期对供应商资质及表现情况进行评审并更新供应商等级，避免业务风险。
3.采购合同签订、采购订单下达。已经授权批准的采购需求会在ERP中转入采购模块。采购员根据已经批准的采购申请，通过比价议价，选择供应商。對一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。在ERP系统中创建采购合同或采购订单，采购合同中应确定采购业务的全部细节，包括供应商，采购物品名称规格，数量，单价等，交货时间和付款条件，以便尽可能明确采购环节的责任以及事后的损失认定，进一步规避风险。采购合同由合同部、财务部、法律部门联合会签。
4.货物验收入库。为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购、和财务部门的人员来承担。货物到达后，仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并严格按照采购订单进行核对，包括数量和质量的要求。货物到达并验收合格后，仓库收货人员在ERP中对具体订单号码进行收货，到货和在途情况可以在订单的历史记录中查询。在货物接收时。相关的采购订单进行自动检查，当差异超过了预先设置的容许界限时（即有关的交货日期和数量）将会被拒绝。货物接收的过账导致库存数据的及时修改，货物的接收和发放的金额在财务模块中同时进行相应的更新。收货动作在生成物料凭证的同时，自动触发会计分录，确保了采购记录、仓储记录和会计记录的一致性，并打印入库凭证。公司库存物资实行“一本帐”管理，库存实物物资全部纳入信息系统进行统一管理，定期盘点，做到帐、卡、物相符。在ERP系统中，物料、单据采用连续编码，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可随时进行追溯，查询单据状态。 5.采购发票校验，应付账款确认。合同部在系统内对入库单、发票单据齐全的采购业务提交资金计划，资金计划被审批后，在系统内提交报账单，并向财务部提交纸质合同、报账单、发票、入库单。财务部应付会计依据报账单号码进行查询，复核纸质单据信息，包括：纸质单据是否齐全，是否与系统相符。复核付款方法、负债科目信息。应付会计调整尾差，完成计税项录入及物料类别的选择工作。财务部复核会计对应付会计录入信息及所涉及的会计科目进行审批。对于无误的单据即可打印支付申请。不在资金计划范围内、单据不齐全的采购业务将无法创建支付申请单。对于有预付款项的交易，在收到供应商发票后，在系统中完成预付款核销工作。
在ERP系统中，必须满足三单匹配的条件系统才会生成相应的会计凭证，这样便在款项支付前保证了会计信息的规范性和可靠性。系统对物料、纸质单据的编码实现了实时追溯跟踪功能。
应付管理与物资管理高度集成，二者可共享统一的供应商信息，通过发票校验能够有效地将财务管理与采购管理相关联，通过应付管理追溯采购管理的详细信息，使财务管理由静态走向动态，经过处理的会计信息能同步反映企业物流、信息流的动态，为保证财务部门与前端业务职能部门的信息规范化控制提高了平台基础。
6.经过发票检验环节后，系统自动产生针对采购订单中供应商的应付账款。财务部出纳人员收到经审核的支付申请单，依据付款单号，在系统中进行电子支付工作，完成货款支付，保证了款项支付的真实性和合法性。款项付出后，系统自动以传真或者邮件的形式通知供应商，有效地减少了供应商查询，同时避免延迟付款带来的信用风险。ERP系统中提供的报表管理功能，随时可以从系统中查询供应商的清账管理情况，减少手工编制往来款台账的繁琐和出错可能。因此，通过ERP系统保证了采购过程数据信息的真实性、有效性和可监控性。
建立物资合同档案管理目录和台帐，做好物资合同和相关资料的归档工作。物资合同档案包括合同立项、谈判、起草、审查、签署、履行、纠纷处理过程中形成的立项材料、资信审查材料、审核会签意见、授权委托书、生效合同文本、变更解除协议等文件。
四、结语
通过对采购与付款业务流程再设计，并与ERP系统流程相嵌合，企业各职能部门协调配合能力得到有效提升，提高了運作效率，整个经营活动更加符合科学合理的要求，企业管理水平得到显著提升。
参考文献：
[1]唐志豪、吴叶葵. ERP 环境下采购付款业务流程控制的审计[J]. 财会月刊.2012.
[2]李丹. ERP系统中采购与付款企业内控风险的会计监督 [J].财会月刊.2011.
作者简介：李勍（1985.09—）女。民族：汉。北京。中级经济师。会计核算管理。国网冀北电力有限公司物资分公司。