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摘要：针对职场新人的文件打印困惑，文章介绍了以word2010为软件平台的整个打印流程，包括打印前的纸张大小、页面方向、页边距设置，以及工作中常遇到的打印范围、顺序、是否缩放等打印问题，并提出了相应的解决方法。
关键词：文件打印;打印设置;打印机属性
中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1005-1422（2015）10-0121-02
随着计算机的普及，哪怕是刚入职场的新人，对计算机的一些基本操作已经不成问题，但是打印呢？打印是办公室基本工作的一部分，如果对文档的打印没有任何的要求的话，相信大家都会肯定地说没问题，但是很多时候，我们对文档的打印总是有着这样和那样的要求。既快又好地打印，是我们每一个从事办公室工作的人员期盼的，也是应当具备的基本能力。本文总结了过去工作中一些打印经验，下面将以word2010为例，说说打印的相关设置，希望和大家一起共同探讨，也希望对今后的办公室打印工作有所帮助。
一、打印前的页面设置
（一）纸张大小选择
纸张的大小，也就常说纸张规格，指的是纸张制成后，经过修整切边，裁成一定的尺寸。不同性质的文档对纸张的大小规格要求不一样。过去我们都是以多少“开”来表示纸张的大小，如以787mm*1092mm的全开纸为标准印张，把它裁切成16张同样大小的纸张，就叫16开纸。16开纸常用于企事业单位的内部文件。现在我国大都采用国际标准定义的A、B、C三组纸张尺寸，如B5、A4。由于B5（182mm*257mm）和16开（184mm*260mm）纸张的大小相近，所以在办公室的打印中，我们又常常以B5来代替16开;而我们对外的正式文件则常使用的是A4幅面的纸张。当然，我们工作中可能还会用到其它的纸张大小，这些可在“页面布局/页面设置”的“纸张”选项卡下的“纸张大小”列表框中选择，也可在“宽度”、“高度”组合框中自行输入所需要的值（如图1所圈区域）。
图1
（二）纸张方向
在实际工作中，我们可能还会常常遇到一个文档中某几页与其它页的页面大小、方向不同的情况，在文档中的某一页需要单独设置成横向。比较“笨”的方法是将该页复制到一个新的文档中进行页面设置和打印，但是这样会降低效率，而且也不方便以后的管理和查找。解决这一问题的设置方法有二：方法一，选择需要改变页面方向的文字，然后在“页面布局/页面设置”的“页边距”选项卡下设置“纸张方向”为“横向”，最后也是最关键的，将“应用于”设置为“所选文字”即可;方法二，先在需要进行不同页面设置的页面前后各插入一个“下一页”的分节符（命令在“页面布局”/“分隔符”下），然后将光标置于要设置为不同页面设置的页面上，再进行相关的设置，如选择“纸张方向”为“横向”，“应用于”为“本节”。
（三）页边距
页边距是页面文字内容到页边的距离，软件默认的值是上、下、左、右分别为2.54、2.54、3.17、3.17厘米，但我们常常要考虑具体的实际情况。以B5纸张为例，如果将页边距设置为默认值，将会显得文档的内容太少，页边太空，既不美观，又浪费纸张，所以在日常的打印中，我们常将B5或16开的纸张的页边距设置为2厘米左右，而A4纸张的页边距则常根据实际情况设置为2～3.5厘米范围为宜。
二、打印设置
（一）打印范围设置
如果打印没有特殊的要求，通常我们可以点击快速存取工作列中的“快速打印”命令直接打印要打印的文档，但有时我们并不需要打印整个文档，要打印的可能只是文档中的某一页、某一部分。如果要打印是某页，我们可以在“文件”/“打印”/“设置”下的“页数”中输入要打印的页码，如输入“3-5” 表示打印第三至第五页、“1，2，3，5”表示打印第一、二、三、五页;如果要打印的是某部分的内容，我们则要先在文档中选择要打印的区域，然后再在“文件”/“打印”/“设置”下选择“打印所选内容”。
（二）双面打印
单面打印适用于打印页数较少的情况，如果页数较多，单面打印会造成纸张的浪费，所以我们通常进行双面打印，双面打印的方法有三：方法一，选择“文件”/“打印”/“设置”下的“双面打印”，打印完一面后，打印机将会提示换纸;方法二，在“文件”/“打印”/“打印机属性”/“快速设置”下的“附加功能”中勾选“双面打印（手动）”，也可以实现双面打印的效果。但这两种方法匀存在一个缺点，就是打印机一旦卡纸，很容易导致打印顺序混乱，所以我们又常常采用方法三——打印奇、偶数页的方法来进行双面的打印。打印奇、偶数页的命令同样在“文件”/“打印”/“设置”下，打印时我们将把奇数页与偶数页分别打印在纸的两面。
（三）缩放打印
Word2010既可支持纸型的缩放打印，还可以支持版面的缩放打印。纸型的缩放打印主要是根据所选择的纸张的大小来缩放页面。当前，我们的办公室和家用的打印机大都不支持大于A4纸张的打印，如果我们要打印A3的页面，则需单击“文件”/“打印”/“设置”最下面的列表框中的“缩放至纸张大小”，并在其右拉列表中选择要缩放的纸型。
版面的缩放打印，指的是将多页的内容缩版打印在同一张纸上，这样做的好处既可浏览到整个版面的效果，还可以达到节省纸张的目的。如若要将2页打印在同一版面上，只需在“文件”/“打印”/“设置”最下面的列表框中选择“每版打印2页”即可。
三、打印顺序设置
图2
打印机在连续打印时，默认的打印顺序是按页码从小到大的顺序来打印的，刚打印出来的页面将放在先打印出来的页面上，整篇文档打印完后，最后一页在最上面，第一页在最下面，我们还必须手工将所有的页逆序整理一遍，不仅麻烦，而且容易弄乱，所以我们还常常采用逆序打印的方法来打印。要设置逆序打印，我们既可以在“文件”/“选项”/“高级”/“打印”中勾选“逆序打印页面”，还可以在“文件”/“打印”/“打印机属性”/“页设置”中勾选“自最末页打印” （如图2所圈区域）。
四、快速打印
办公室大多数采用喷墨打印机，喷墨打印机在打印文档中的表格和图像图形时，速度较慢。因此，对文档中彩色部分没有较高要求的用户，常常勾选“文件”/“打印”/“打印机属性”/“快速设置”下的“附加功能”中的“灰度打印”和“快速打印”两个选项（如图3所圈区域）。这样做的好处不仅降低了打印成本、节省了墨盒的使用，同时还提高打印速度。
图3
打印作为办公室的一项最基本工作，看似简单，要做好也非易事，所以我们还需在不断的实践中探索更快更好的方法，以提高我们的工作效率。
参考文献：
各种纸型尺寸[EB/OL]. 2010[2015-07-01].
http：//wenku.baidu.com/view/e81ddb86bceb19e8b8f6bac9.html？from=rec
关键词：文件打印;打印设置;打印机属性
中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1005-1422（2015）10-0121-02
随着计算机的普及，哪怕是刚入职场的新人，对计算机的一些基本操作已经不成问题，但是打印呢？打印是办公室基本工作的一部分，如果对文档的打印没有任何的要求的话，相信大家都会肯定地说没问题，但是很多时候，我们对文档的打印总是有着这样和那样的要求。既快又好地打印，是我们每一个从事办公室工作的人员期盼的，也是应当具备的基本能力。本文总结了过去工作中一些打印经验，下面将以word2010为例，说说打印的相关设置，希望和大家一起共同探讨，也希望对今后的办公室打印工作有所帮助。
一、打印前的页面设置
（一）纸张大小选择
纸张的大小，也就常说纸张规格，指的是纸张制成后，经过修整切边，裁成一定的尺寸。不同性质的文档对纸张的大小规格要求不一样。过去我们都是以多少“开”来表示纸张的大小，如以787mm*1092mm的全开纸为标准印张，把它裁切成16张同样大小的纸张，就叫16开纸。16开纸常用于企事业单位的内部文件。现在我国大都采用国际标准定义的A、B、C三组纸张尺寸，如B5、A4。由于B5（182mm*257mm）和16开（184mm*260mm）纸张的大小相近，所以在办公室的打印中，我们又常常以B5来代替16开;而我们对外的正式文件则常使用的是A4幅面的纸张。当然，我们工作中可能还会用到其它的纸张大小，这些可在“页面布局/页面设置”的“纸张”选项卡下的“纸张大小”列表框中选择，也可在“宽度”、“高度”组合框中自行输入所需要的值（如图1所圈区域）。
图1
（二）纸张方向
在实际工作中，我们可能还会常常遇到一个文档中某几页与其它页的页面大小、方向不同的情况，在文档中的某一页需要单独设置成横向。比较“笨”的方法是将该页复制到一个新的文档中进行页面设置和打印，但是这样会降低效率，而且也不方便以后的管理和查找。解决这一问题的设置方法有二：方法一，选择需要改变页面方向的文字，然后在“页面布局/页面设置”的“页边距”选项卡下设置“纸张方向”为“横向”，最后也是最关键的，将“应用于”设置为“所选文字”即可;方法二，先在需要进行不同页面设置的页面前后各插入一个“下一页”的分节符（命令在“页面布局”/“分隔符”下），然后将光标置于要设置为不同页面设置的页面上，再进行相关的设置，如选择“纸张方向”为“横向”，“应用于”为“本节”。
（三）页边距
页边距是页面文字内容到页边的距离，软件默认的值是上、下、左、右分别为2.54、2.54、3.17、3.17厘米，但我们常常要考虑具体的实际情况。以B5纸张为例，如果将页边距设置为默认值，将会显得文档的内容太少，页边太空，既不美观，又浪费纸张，所以在日常的打印中，我们常将B5或16开的纸张的页边距设置为2厘米左右，而A4纸张的页边距则常根据实际情况设置为2～3.5厘米范围为宜。
二、打印设置
（一）打印范围设置
如果打印没有特殊的要求，通常我们可以点击快速存取工作列中的“快速打印”命令直接打印要打印的文档，但有时我们并不需要打印整个文档，要打印的可能只是文档中的某一页、某一部分。如果要打印是某页，我们可以在“文件”/“打印”/“设置”下的“页数”中输入要打印的页码，如输入“3-5” 表示打印第三至第五页、“1，2，3，5”表示打印第一、二、三、五页;如果要打印的是某部分的内容，我们则要先在文档中选择要打印的区域，然后再在“文件”/“打印”/“设置”下选择“打印所选内容”。
（二）双面打印
单面打印适用于打印页数较少的情况，如果页数较多，单面打印会造成纸张的浪费，所以我们通常进行双面打印，双面打印的方法有三：方法一，选择“文件”/“打印”/“设置”下的“双面打印”，打印完一面后，打印机将会提示换纸;方法二，在“文件”/“打印”/“打印机属性”/“快速设置”下的“附加功能”中勾选“双面打印（手动）”，也可以实现双面打印的效果。但这两种方法匀存在一个缺点，就是打印机一旦卡纸，很容易导致打印顺序混乱，所以我们又常常采用方法三——打印奇、偶数页的方法来进行双面的打印。打印奇、偶数页的命令同样在“文件”/“打印”/“设置”下，打印时我们将把奇数页与偶数页分别打印在纸的两面。
（三）缩放打印
Word2010既可支持纸型的缩放打印，还可以支持版面的缩放打印。纸型的缩放打印主要是根据所选择的纸张的大小来缩放页面。当前，我们的办公室和家用的打印机大都不支持大于A4纸张的打印，如果我们要打印A3的页面，则需单击“文件”/“打印”/“设置”最下面的列表框中的“缩放至纸张大小”，并在其右拉列表中选择要缩放的纸型。
版面的缩放打印，指的是将多页的内容缩版打印在同一张纸上，这样做的好处既可浏览到整个版面的效果，还可以达到节省纸张的目的。如若要将2页打印在同一版面上，只需在“文件”/“打印”/“设置”最下面的列表框中选择“每版打印2页”即可。
三、打印顺序设置
图2
打印机在连续打印时，默认的打印顺序是按页码从小到大的顺序来打印的，刚打印出来的页面将放在先打印出来的页面上，整篇文档打印完后，最后一页在最上面，第一页在最下面，我们还必须手工将所有的页逆序整理一遍，不仅麻烦，而且容易弄乱，所以我们还常常采用逆序打印的方法来打印。要设置逆序打印，我们既可以在“文件”/“选项”/“高级”/“打印”中勾选“逆序打印页面”，还可以在“文件”/“打印”/“打印机属性”/“页设置”中勾选“自最末页打印” （如图2所圈区域）。
四、快速打印
办公室大多数采用喷墨打印机，喷墨打印机在打印文档中的表格和图像图形时，速度较慢。因此，对文档中彩色部分没有较高要求的用户，常常勾选“文件”/“打印”/“打印机属性”/“快速设置”下的“附加功能”中的“灰度打印”和“快速打印”两个选项（如图3所圈区域）。这样做的好处不仅降低了打印成本、节省了墨盒的使用，同时还提高打印速度。
图3
打印作为办公室的一项最基本工作，看似简单，要做好也非易事，所以我们还需在不断的实践中探索更快更好的方法，以提高我们的工作效率。
参考文献：
各种纸型尺寸[EB/OL]. 2010[2015-07-01].
http：//wenku.baidu.com/view/e81ddb86bceb19e8b8f6bac9.html？from=rec