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目前,在国内外各种不同的组织机构运行过程中,职业生涯规划正成为一种趋势,许多高校在档案馆员职业生涯的开发与管理方面做了一些有益的尝试和探索。但无论在管理理念上,还是实现途径上,高校档案馆员在职业生涯的开发与管理上才刚刚起步。笔者认为,目前档案馆员职业生涯管理中存在的问题。包括以下几个方面:
一、认识存在偏见,人才难以稳定
虽然说档案馆对全校师生的教育、学习、科研都起着不可替代的作用。但是长期以来,由于有关部门对档案馆员的重要性认识不足,致使档案馆员们无法发挥自己的才干。虽然近年来引进了不少了解现代信息技术又精通档案业务的复合型人才,但是这部分人能够在档案馆长期工作下去的并不多,既使留下来的对档案馆工作的热情也不高。笔者调查了河南省41所高校,其中多数档案馆员反映认为自己的工作不被重视,看不到自己工作的价值,这样就会导致一些新接收的大学毕业生或中青年骨干人员把档案馆当做“跳板”,来馆不久就想方设法离开。换另外一种工作。因此,这是高校档案馆员职业生涯管理中的存在的一个不能忽视的问题。
二、提供继续教育的机会较少,培训效果不佳
据美国工程学会调查,一个大学毕业生所学的专业知识5年后就有30%无使用价值,10年后所学专业知识100%成为陈旧知识,可见,一个人一生中绝大多数知识是在工作实践中自学或参加各种专业技术培训获得。目前,高校中选送留学、进修、研讨等,都几乎限于高校师资方面,对档案馆专业人员接受继续教育的机会很少,接收高层培训机会更少,这样许多有潜力的档案馆员的职业生涯发展,可能就会因此改变或者延误。
三、职业发展空间较狭窄,职业发展道路较单一
多年以来,学校在档案馆员的职业发展道路上最主要的只有馆员系列的职称评聘,即从初级职称一直向较高级职称发展这样一种的单一模式。缺乏职业生涯的概念。档案馆员的职业发展模式基本上可分为两类,一个是职务,一个是职称,但在行政职务上,由于管理层人数是有限的,如在我们学院档案馆,每个部门设一个部主任,能够从部门主任升到馆长级别的人更是非常有限,现在又有年龄限制。行政层次越高,相应的领导职务越少。不能满足档案馆员职务晋升的需求,导致档案馆员晋升机会减少、发展空间不足,许多优秀馆员受职位限制缺少晋升机会,工作积极性受到挫伤。而在业务职称上,目前,国内档案馆共设有四级职称:助理馆员、馆员、副研究馆员、研究馆员。一般情况下,大学毕业生一年后就可转正为助理馆员,5年后可晋升为馆员,如果研究能力、工作业绩和人际关系方面不出现大的问题,大约36-40岁就可晋升为副研究馆员,而研究馆员由于要求高学历(部分高校要求研究生以上文凭才可晋升研究馆员),研究成果要达到一定数量、级别。所以研究馆员对于多数档案馆员来说就可望而不可及了。如果职称或职务都不能达到自己所理想所要求的,那么他们工作积极性能维持多久呢?这在一定程度上缩小了档案馆员职业发展空间、影响其职业生涯发展,职业生涯前景渺茫。
四、高校档案人员普遍缺乏职业成就感
依据马斯洛需要层次理论,人在满足低层需要后就会产生更高一层的需要。档案馆员工作除了要取得报酬外,更希望能从工作中获得发展机会,更希望自己的工作业绩得到社会和他人的认可,以提高自身的价值和能力,在工作中获得成就感的体验和愉悦,这将会产生深刻而持久的工作动力。一个人在自己的职业生涯中,以工作的安全感为基础,在这基础上。得到社会的首肯,并能够进一步晋升,在自己的工作中得到满足和快乐,这是人的更高层次的需求。但是因为档案馆员社会地位较低,致使档案馆的工作得不到应有的注意和尊重:单一的档案馆发展道路,并没有给馆员充分施展个性和能力的职业空间:缺乏挑战性的工作也使得馆员体验不到事业的成就感,因此。档案馆员们的工作热情就会慢慢丧失。
高校档案馆员职业生涯管理存在的问题是由社会、学校和个人等多方面因素引起的。单从学校角度而言,笔者认为,改变现状需要从以下几方面加以努力:
五、构建完善的高校档案人员职业生涯的制度体系
在学校管理层真正重视的基础上,对相关职能进行确认,目前,我国缺乏档案馆员职业资格认证制度,当教师要有教师资格证,当医生要有医师资格证,而进档案馆工作往往不是主动选择档案馆职业的,有些是随调的,找不到对口的岗位,一些教师和退休人员的子女也被优先安排在档案馆,而不论他们是否受过高等教育等等,职业准入的混乱造成档案馆员的素质得不到保证。因此,对高校档案馆来说,制度的完善显得尤为重要。
(一)结合实际完善岗位设置,改进职称评聘机制
为了保证档案馆事业健康稳定的发展,高校档案馆组织按照学校发展的要求,积极推进档案馆机构改革,合理地设置馆员专业技术职务岗位。岗位设置是职称评聘的一项重要工作,也是开发利用和合理配置人力资源的依据。结合各所高校的实际情况。依据各档案馆的性质、工作需求按需设岗,不可论资排辈进行岗位设置,在各个岗位聘任时,要严格考核、择优聘任。这样将会使档案馆员上升的空间层次增多,对馆员将是个良好的激励。
(二)多种培训方式
1.根据不同岗位设计培训不同的培训内容
对于助理馆员来说要进行计算机操作以及本职工作的软件操作和熟练过程培训:对于馆员应不仅要熟悉各种档案馆管理软件的操作,而且还应掌握局域网知识:而对副研究馆员及以上职称的档案馆员,就要把有计算机专长,并已熟悉档案业务的馆员送到更高的高等学府深造。高校档案馆组织可根据档案馆员不同岗位,举办各种类型的学术讲座,或聘请有关专家,讲授档案学前沿问题,讲授新的技术等各种形式培训,以提高馆员的整体素质。此外,可结合高校档案馆员实际情况制定培训计划,真正做到因人施教。
2.根据不同职业生涯发展阶段设计培训内容
档案馆应根据不同职业阶段的职业特征、需求和职业发展任务有计划、有针对性地进行管理、开发,这样才能有效地促进档案馆员顺利穿越职业通道。
依据对职业生涯发展的理解,我们可以把职业生涯划分为3个阶段:一是初期阶段。年龄大约是进入档案馆工作到30岁这一期间,这一阶段档案馆员和档案馆之间的关系处于磨合之中,稳定性较低、流失率高。二是中期阶段。年龄大约在30至50岁之间,这是一个时间长、富于变化,既有可能取得事业成功,又有可能陷入职业生涯危机的宽阔地带,这一 时期的档案馆员正是能力最强、工作富有成效、不断创造佳绩阶段。三是后期阶段。年龄处在50岁至退休年龄之间。由于体力、精力开始衰退,职业生涯后期的档案馆员对职业发展需求降低,原有的工作热情已减弱。根据这一发展过程,我们对培训对象分别制定相应的培训内容。总之,每个阶段的培训内容都应从促进馆员的长远发展考虑,从而形成馆员职业生涯的发展。
(三)建立健全布满活力的激励机制
人的需要要多层次的,不仅有物质方面的需要,而且有精神方面的需要。美国哈佛大学组织行为学教授詹姆斯通过对2000多名员工进行测试后发现,国外的心理专家做过这样的研究,在缺乏激励的环境下,员工的潜能只发挥出20%-30%。但是在适宜的激励环境下,同样的员工都可发挥出其潜能的80%-90%,甚至更高。所以要让馆员发挥潜能,减少职业生涯中的职业懈怠,就要有合理的激励手段和策略。
1.适当的压力激励
目前,许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方,没有什么压力的,甚至有的馆员也有这样的看法,工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁,在档案馆岗位设置上也极其不合理。忙闲不均,致使有些人工作中无事闲聊,不思进取,这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。
只有压力才会产生动力,适当的压力会产生意想不到的效果,所以,应该让其领悟到工作懈怠就会面临可能被淘汰的后果,让其改善工作不思进取的局面。同时,也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励,营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围,使他们能够看到自己工作的价值。产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。
2.环境激励
由于档案馆工作的特殊性,有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换,可使档案馆员保持好奇心和新鲜感。并且岗位的变换,有利于让员工全面而系统地掌握专业知识和技能,对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。
3.建立情感激励机制
拥有一支爱岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证,学校管理者应该注重情感上的投入,通过尊重、信任、关心档案人员,并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围,以激发档案人员的工作热情。使他们愉快地为实现自己的人生目标,积极主动地工作,使高校档案馆健康快速、可持续地发展。
一、认识存在偏见,人才难以稳定
虽然说档案馆对全校师生的教育、学习、科研都起着不可替代的作用。但是长期以来,由于有关部门对档案馆员的重要性认识不足,致使档案馆员们无法发挥自己的才干。虽然近年来引进了不少了解现代信息技术又精通档案业务的复合型人才,但是这部分人能够在档案馆长期工作下去的并不多,既使留下来的对档案馆工作的热情也不高。笔者调查了河南省41所高校,其中多数档案馆员反映认为自己的工作不被重视,看不到自己工作的价值,这样就会导致一些新接收的大学毕业生或中青年骨干人员把档案馆当做“跳板”,来馆不久就想方设法离开。换另外一种工作。因此,这是高校档案馆员职业生涯管理中的存在的一个不能忽视的问题。
二、提供继续教育的机会较少,培训效果不佳
据美国工程学会调查,一个大学毕业生所学的专业知识5年后就有30%无使用价值,10年后所学专业知识100%成为陈旧知识,可见,一个人一生中绝大多数知识是在工作实践中自学或参加各种专业技术培训获得。目前,高校中选送留学、进修、研讨等,都几乎限于高校师资方面,对档案馆专业人员接受继续教育的机会很少,接收高层培训机会更少,这样许多有潜力的档案馆员的职业生涯发展,可能就会因此改变或者延误。
三、职业发展空间较狭窄,职业发展道路较单一
多年以来,学校在档案馆员的职业发展道路上最主要的只有馆员系列的职称评聘,即从初级职称一直向较高级职称发展这样一种的单一模式。缺乏职业生涯的概念。档案馆员的职业发展模式基本上可分为两类,一个是职务,一个是职称,但在行政职务上,由于管理层人数是有限的,如在我们学院档案馆,每个部门设一个部主任,能够从部门主任升到馆长级别的人更是非常有限,现在又有年龄限制。行政层次越高,相应的领导职务越少。不能满足档案馆员职务晋升的需求,导致档案馆员晋升机会减少、发展空间不足,许多优秀馆员受职位限制缺少晋升机会,工作积极性受到挫伤。而在业务职称上,目前,国内档案馆共设有四级职称:助理馆员、馆员、副研究馆员、研究馆员。一般情况下,大学毕业生一年后就可转正为助理馆员,5年后可晋升为馆员,如果研究能力、工作业绩和人际关系方面不出现大的问题,大约36-40岁就可晋升为副研究馆员,而研究馆员由于要求高学历(部分高校要求研究生以上文凭才可晋升研究馆员),研究成果要达到一定数量、级别。所以研究馆员对于多数档案馆员来说就可望而不可及了。如果职称或职务都不能达到自己所理想所要求的,那么他们工作积极性能维持多久呢?这在一定程度上缩小了档案馆员职业发展空间、影响其职业生涯发展,职业生涯前景渺茫。
四、高校档案人员普遍缺乏职业成就感
依据马斯洛需要层次理论,人在满足低层需要后就会产生更高一层的需要。档案馆员工作除了要取得报酬外,更希望能从工作中获得发展机会,更希望自己的工作业绩得到社会和他人的认可,以提高自身的价值和能力,在工作中获得成就感的体验和愉悦,这将会产生深刻而持久的工作动力。一个人在自己的职业生涯中,以工作的安全感为基础,在这基础上。得到社会的首肯,并能够进一步晋升,在自己的工作中得到满足和快乐,这是人的更高层次的需求。但是因为档案馆员社会地位较低,致使档案馆的工作得不到应有的注意和尊重:单一的档案馆发展道路,并没有给馆员充分施展个性和能力的职业空间:缺乏挑战性的工作也使得馆员体验不到事业的成就感,因此。档案馆员们的工作热情就会慢慢丧失。
高校档案馆员职业生涯管理存在的问题是由社会、学校和个人等多方面因素引起的。单从学校角度而言,笔者认为,改变现状需要从以下几方面加以努力:
五、构建完善的高校档案人员职业生涯的制度体系
在学校管理层真正重视的基础上,对相关职能进行确认,目前,我国缺乏档案馆员职业资格认证制度,当教师要有教师资格证,当医生要有医师资格证,而进档案馆工作往往不是主动选择档案馆职业的,有些是随调的,找不到对口的岗位,一些教师和退休人员的子女也被优先安排在档案馆,而不论他们是否受过高等教育等等,职业准入的混乱造成档案馆员的素质得不到保证。因此,对高校档案馆来说,制度的完善显得尤为重要。
(一)结合实际完善岗位设置,改进职称评聘机制
为了保证档案馆事业健康稳定的发展,高校档案馆组织按照学校发展的要求,积极推进档案馆机构改革,合理地设置馆员专业技术职务岗位。岗位设置是职称评聘的一项重要工作,也是开发利用和合理配置人力资源的依据。结合各所高校的实际情况。依据各档案馆的性质、工作需求按需设岗,不可论资排辈进行岗位设置,在各个岗位聘任时,要严格考核、择优聘任。这样将会使档案馆员上升的空间层次增多,对馆员将是个良好的激励。
(二)多种培训方式
1.根据不同岗位设计培训不同的培训内容
对于助理馆员来说要进行计算机操作以及本职工作的软件操作和熟练过程培训:对于馆员应不仅要熟悉各种档案馆管理软件的操作,而且还应掌握局域网知识:而对副研究馆员及以上职称的档案馆员,就要把有计算机专长,并已熟悉档案业务的馆员送到更高的高等学府深造。高校档案馆组织可根据档案馆员不同岗位,举办各种类型的学术讲座,或聘请有关专家,讲授档案学前沿问题,讲授新的技术等各种形式培训,以提高馆员的整体素质。此外,可结合高校档案馆员实际情况制定培训计划,真正做到因人施教。
2.根据不同职业生涯发展阶段设计培训内容
档案馆应根据不同职业阶段的职业特征、需求和职业发展任务有计划、有针对性地进行管理、开发,这样才能有效地促进档案馆员顺利穿越职业通道。
依据对职业生涯发展的理解,我们可以把职业生涯划分为3个阶段:一是初期阶段。年龄大约是进入档案馆工作到30岁这一期间,这一阶段档案馆员和档案馆之间的关系处于磨合之中,稳定性较低、流失率高。二是中期阶段。年龄大约在30至50岁之间,这是一个时间长、富于变化,既有可能取得事业成功,又有可能陷入职业生涯危机的宽阔地带,这一 时期的档案馆员正是能力最强、工作富有成效、不断创造佳绩阶段。三是后期阶段。年龄处在50岁至退休年龄之间。由于体力、精力开始衰退,职业生涯后期的档案馆员对职业发展需求降低,原有的工作热情已减弱。根据这一发展过程,我们对培训对象分别制定相应的培训内容。总之,每个阶段的培训内容都应从促进馆员的长远发展考虑,从而形成馆员职业生涯的发展。
(三)建立健全布满活力的激励机制
人的需要要多层次的,不仅有物质方面的需要,而且有精神方面的需要。美国哈佛大学组织行为学教授詹姆斯通过对2000多名员工进行测试后发现,国外的心理专家做过这样的研究,在缺乏激励的环境下,员工的潜能只发挥出20%-30%。但是在适宜的激励环境下,同样的员工都可发挥出其潜能的80%-90%,甚至更高。所以要让馆员发挥潜能,减少职业生涯中的职业懈怠,就要有合理的激励手段和策略。
1.适当的压力激励
目前,许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方,没有什么压力的,甚至有的馆员也有这样的看法,工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁,在档案馆岗位设置上也极其不合理。忙闲不均,致使有些人工作中无事闲聊,不思进取,这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。
只有压力才会产生动力,适当的压力会产生意想不到的效果,所以,应该让其领悟到工作懈怠就会面临可能被淘汰的后果,让其改善工作不思进取的局面。同时,也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励,营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围,使他们能够看到自己工作的价值。产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。
2.环境激励
由于档案馆工作的特殊性,有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换,可使档案馆员保持好奇心和新鲜感。并且岗位的变换,有利于让员工全面而系统地掌握专业知识和技能,对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。
3.建立情感激励机制
拥有一支爱岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证,学校管理者应该注重情感上的投入,通过尊重、信任、关心档案人员,并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围,以激发档案人员的工作热情。使他们愉快地为实现自己的人生目标,积极主动地工作,使高校档案馆健康快速、可持续地发展。