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[摘 要]目前，Excel在企业中的应用相当广泛。无论在职能部门还是业务部门，Excel都被视为一款功能强大的数据分析工具。文章选取了Excel在企业应用中的三个典型场景，包括新员工入职考试成绩分析、资质申报人员数据分析和企业客户分析。通过三个场景的比较分析，文章介绍了Excel在不同场景中的实际运用情况，为员工更好使用Excel对企业数据进行分析提供思路和借鉴，也为日后对员工进行办公技能的培训提供可操作性的建议。
[关键词]Excel应用;企业管理;办公技能
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.27.101
1 引言
凭借诸多优势，如易于操作、兼容性强、功能强大等特点，Excel已成为企业必备办公软件之一。不仅如此，Excel既能配合企业软件进行操作，也能脱离软件单独进行操作。[1]这些优点使得Excel的应用受到越来越多人的重视。
然而，在企业的不同场景中，受制于分析对象、数据大小、数据类型等因素，对使用Excel的要求是不同的。比如，在人力资源部，Excel表主要用于分析员工的年龄、性别、学历等构成，会更多使用文本型数据;在财务和销售市场部，Excel表则更倾向于用来分析数值型数据，以判断销售额、成本、利润等要素之间的关系。因此，有必要对Excel在企业不同场景中的应用进行分析，研究各部门或各岗位的使用倾向，从而帮助员工更好使用Excel，并对员工提升Excel技能提供有针对性的培训。
2 典型场景
场景一：员工入职考试成绩分析
顾名思义，员工入职考试成绩的分析对象是应聘人员的考试成绩，以数值型数据为主。由于员工入职考试分为通用和专业能力测试，因此需要将多门课程的考试成绩从不同系统中导出，整合在一张成绩表上。再通过加权计算，形成应聘人员的入职考试总成绩。最后还需要对总成绩进行排序，标出未通过通用能力测试的人员。
在本场景中，Vlookup函数是最重要的分析工具。根据要求，本场景的操作重点是将多个科目的成绩合并到一张Excel表中。因此，在对新员工入职考试的成绩进行分析时，可按照姓名栏中员工的姓名，查找出其在不同科目中相对应的成绩。要注意的是，使用Vlookup函数前，最好确保从各个系统中导出的分科目成绩具有统一的格式，尤其是查找列与被查找列应具有统一的数据类型。否则，Vlookup函数就极有可能报错，以至于无法成功匹配数据。
尽管有诸多好处，但在实际操作时，应用Vlookup函数也会有弊端。由于使用员工姓名作为唯一的匹配项，因此，前期应聘者在系统中填写的姓名必须准确无误，不能出现空格、错填等现象。另外，导出成绩时，要尽可能确保Excel表中不会出现重名现象。否则，就需要通过人工手动进行匹配。
场景二：资质申报人员分析
资质申报人员分析要求判定申报人员的性别、年龄、部门、职级等结构，并预测这些因素对员工申报资质意愿的影响。由于员工提交的申报材料中含有身份证信息，因此，可以从身份证中提取相关信息，结合部门、职级等要素，对员工的总体申报情况进行分析。
要从身份证中提取信息，必须使用文本函数，如Mid、Left和Right，其逻辑是从一个字符串中按顺序截取一定数量的字符。在我国，公民身份证号码由地址码、出生日期码、顺序码和校验码组成。从身份证号码中，可以了解所有者的户籍地、出生日期和性别等信息。[2]使用文本函数从身份证号码中提取信息，可以避免因填报者主观失误或客观原因造成的个人信息填报不准确、不规范等问题。
然而，使用文本函数从身份证中提取的只是数字，必须配合其他函数才能获得所需的完整信息。例如，想获得员工的户籍所在地信息，可以使用Left函数从左侧提取两位数字，再通过Vlookup函数与身份证省份编号对照表进行匹配;如果想了解员工的出生日期，要先通过Mid函数提取代表出生日期的数字，再使用日期函数转换成出生日期……总之，如果要从身份证中提取信息并加以分析，就需熟练掌握Excel中使用公式的技巧。
场景三：企业客户情况分析
和前述场景不同，本场景的分析对象是企业客户。同人力资源分析相比，企业客户的分析有两大特点：一是在部分企业中，企业客户可能多于员工数量;二是从销售角度看，企业客户的分析更侧重于分析对象的地域分布、所属行业等情况。尽管如此，企业客户分析和人力资源分析也有相似之处。比如人力资源分析表中通常包含员工的基本信息，如户籍、出生日期、入职时间、部门等，在进行企业客户分析时也会考虑企业的基本信息，如注册地、成立日期、首次使用产品时间等。
为更好展示数据，本场景中，经常会用到数据透视表和数据透视图来展示分析对象的特征。特别是数据透视图，由于包含柱形图、饼图、折线图、条形图等多种图形，可以清晰直观地反映分析对象的屬性。例如，使用柱形图可以展示企业客户的地域分布，再适当调整标签颜色、形状效果等格式，辅以排序、筛选等操作，可以使地域分布的展示更为形象，更易于被观众接受。除此之外，Excel中的数据透视表和透视图可以和PPT配合，以达到最佳展示效果。
3 场景分析
如果考虑分析对象、数据来源、分析时主要使用的数据类型和经常使用的Excel操作，可对Excel在以上典型场景中的应用情况进行如下比较。
可以看出，在企业中，Excel的分析对象不只是自然人，还可以是法人;Excel表格的数据来源可以是手工录入，也可以由系统导出。在企业各部门，Excel分析的数据类型以文本型、日期型和数值型为主，在财务部还会用到货币型或会计专用型数据。由此推断，Excel在企业中的应用有以下趋势。
（1）应用更加广泛。从人力资源部到财务部、从生产部门到销售部门……几乎企业的每个部门在日常办公中都会应用Excel。即使同一部门的不同岗位，也会不同程度地使用Excel。比如在人力资源部，绩效专员会使用Excel分析绩效数据，招聘专员会通过Excel表研究企业的招聘情况并预判企业未来的招聘走势。 （2）操作功能愈加复杂。由于企业业务的增长，会导致员工进行分析的数据量加大，如企业员工的增加和客户数量的加大。通常情况下，数据量越大、数据类型越复杂，对Excel的使用要求就越高。根据笔者的经验，以判断数据的最高值为例，在只有几条数据的Excel表中，仅依靠肉眼就能判断出数据的最高值;当数据增加到几百或几千条时，可以采用排序或条件格式等操作进行判断;当数据达到10万条以上，Max函数就是最优解决方法之一。
（3）对员工的技能要求提高。如今，Excel的使用覆盖企业的基层员工和中高层管理人员。同时，Excel分析的对象既可以是自然人，也可以是物体，如固定资产、销售产品等。这使得企业员工对Excel的应用不再局限于简单的功能操作，如数据录入、复制粘贴、排序筛选等。Excel较为复杂的功能，如公式、数据透视图/表、分类汇总等也得到了日益广泛的运用。
（4）与其他应用系统配合紧密。首先，Excel数据可以从其他系统中导出。这样可以节省数据录入的时间并确保录入数据的准确性。但是，从其他系统中导出的数据必须经过加工才可以整理成符合需要的模板。其次，Excel数据可以导入其他系统。目前很多办公系统都设有批量导入的功能，可以从Excel导入1条以上的数据，但必须保证导入的Excel模板和系统可识别的模板相匹配。
4 结论和建议
文章分析了Excel在企业不同场景的应用，可以看出，Excel的应用有覆盖面广、操作技能复杂、兼容性强等特点。针对Excel在企业应用中的特点，笔者提出如下三点建议。
（1）为员工提供有针对性的Excel培训。随着Excel的普及，多数员工已会使用Excel的基本技能，如数据录入、排序、筛选等功能。但复杂功能可能不会被使用或不经常使用。然而，这些功能可以大大提高员工的办公效率和准确率。因此，针对员工的这一特点，建议加强高级Excel应用知识的培训，帮助员工提升Excel使用技能，如“排序”功能中的“自定义排序”“条件格式”、复杂公式应用等。
（2）规范Excel数据录入。在企业的应用场景下，Excel数据会被用于深入分析，以影响企业决策。因此，准确的数据录入至关重要。建议采取以下两种方式确保数据录入的准确性：① 统一数据录入口径。自然状态下，一条数据可以以不同的口径录入。比如，毕业院校可以为“英国曼彻斯特大学”，也可以写成“曼彻斯特大学”或简称“曼大”。又如，手机号码可以录入为“86***********”也可以录入为“86+***********”，或是以固定电话号码的形式录入。为改变数据录入的混乱情况，建议企业设置数据录入规范，确保从系统端和Excel录入的数据准确且规范。②设置限制条件。可以在Excel中采用“数据验证” 功能或在系统中设置限制条件。比如，国内大陆手机号码通常是11位数，以“1”开头。因此，可以通过设置条件规范手机号码的录入，避免多录、少录或错录等现象。
（3）強化员工的数据安全意识。目前。企业数据多以Excel表格的形式呈现，部分数据已构成商业机密。建议企业加强信息安全的宣传，引导员工使用Excel“保护工作表/簿”等功能，为关键数据设置密码，避免在共享工作表时泄露信息。
参考文献：
[1]罗紫薇. Excel在企业管理中的运用[J]. 经营者，2016（18）.
[2]王红然，王书旺. 基于Excel函数的身份证号码探密[J]. 电子技术与软件工程，2018（22）：68-69.
[作者简介]季炼（1989—），女，汉族，安徽安庆人，北京长城电子商务有限责任公司，业务经理，硕士，研究方向：社会发展研究。
[关键词]Excel应用;企业管理;办公技能
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.27.101
1 引言
凭借诸多优势，如易于操作、兼容性强、功能强大等特点，Excel已成为企业必备办公软件之一。不仅如此，Excel既能配合企业软件进行操作，也能脱离软件单独进行操作。[1]这些优点使得Excel的应用受到越来越多人的重视。
然而，在企业的不同场景中，受制于分析对象、数据大小、数据类型等因素，对使用Excel的要求是不同的。比如，在人力资源部，Excel表主要用于分析员工的年龄、性别、学历等构成，会更多使用文本型数据;在财务和销售市场部，Excel表则更倾向于用来分析数值型数据，以判断销售额、成本、利润等要素之间的关系。因此，有必要对Excel在企业不同场景中的应用进行分析，研究各部门或各岗位的使用倾向，从而帮助员工更好使用Excel，并对员工提升Excel技能提供有针对性的培训。
2 典型场景
场景一：员工入职考试成绩分析
顾名思义，员工入职考试成绩的分析对象是应聘人员的考试成绩，以数值型数据为主。由于员工入职考试分为通用和专业能力测试，因此需要将多门课程的考试成绩从不同系统中导出，整合在一张成绩表上。再通过加权计算，形成应聘人员的入职考试总成绩。最后还需要对总成绩进行排序，标出未通过通用能力测试的人员。
在本场景中，Vlookup函数是最重要的分析工具。根据要求，本场景的操作重点是将多个科目的成绩合并到一张Excel表中。因此，在对新员工入职考试的成绩进行分析时，可按照姓名栏中员工的姓名，查找出其在不同科目中相对应的成绩。要注意的是，使用Vlookup函数前，最好确保从各个系统中导出的分科目成绩具有统一的格式，尤其是查找列与被查找列应具有统一的数据类型。否则，Vlookup函数就极有可能报错，以至于无法成功匹配数据。
尽管有诸多好处，但在实际操作时，应用Vlookup函数也会有弊端。由于使用员工姓名作为唯一的匹配项，因此，前期应聘者在系统中填写的姓名必须准确无误，不能出现空格、错填等现象。另外，导出成绩时，要尽可能确保Excel表中不会出现重名现象。否则，就需要通过人工手动进行匹配。
场景二：资质申报人员分析
资质申报人员分析要求判定申报人员的性别、年龄、部门、职级等结构，并预测这些因素对员工申报资质意愿的影响。由于员工提交的申报材料中含有身份证信息，因此，可以从身份证中提取相关信息，结合部门、职级等要素，对员工的总体申报情况进行分析。
要从身份证中提取信息，必须使用文本函数，如Mid、Left和Right，其逻辑是从一个字符串中按顺序截取一定数量的字符。在我国，公民身份证号码由地址码、出生日期码、顺序码和校验码组成。从身份证号码中，可以了解所有者的户籍地、出生日期和性别等信息。[2]使用文本函数从身份证号码中提取信息，可以避免因填报者主观失误或客观原因造成的个人信息填报不准确、不规范等问题。
然而，使用文本函数从身份证中提取的只是数字，必须配合其他函数才能获得所需的完整信息。例如，想获得员工的户籍所在地信息，可以使用Left函数从左侧提取两位数字，再通过Vlookup函数与身份证省份编号对照表进行匹配;如果想了解员工的出生日期，要先通过Mid函数提取代表出生日期的数字，再使用日期函数转换成出生日期……总之，如果要从身份证中提取信息并加以分析，就需熟练掌握Excel中使用公式的技巧。
场景三：企业客户情况分析
和前述场景不同，本场景的分析对象是企业客户。同人力资源分析相比，企业客户的分析有两大特点：一是在部分企业中，企业客户可能多于员工数量;二是从销售角度看，企业客户的分析更侧重于分析对象的地域分布、所属行业等情况。尽管如此，企业客户分析和人力资源分析也有相似之处。比如人力资源分析表中通常包含员工的基本信息，如户籍、出生日期、入职时间、部门等，在进行企业客户分析时也会考虑企业的基本信息，如注册地、成立日期、首次使用产品时间等。
为更好展示数据，本场景中，经常会用到数据透视表和数据透视图来展示分析对象的特征。特别是数据透视图，由于包含柱形图、饼图、折线图、条形图等多种图形，可以清晰直观地反映分析对象的屬性。例如，使用柱形图可以展示企业客户的地域分布，再适当调整标签颜色、形状效果等格式，辅以排序、筛选等操作，可以使地域分布的展示更为形象，更易于被观众接受。除此之外，Excel中的数据透视表和透视图可以和PPT配合，以达到最佳展示效果。
3 场景分析
如果考虑分析对象、数据来源、分析时主要使用的数据类型和经常使用的Excel操作，可对Excel在以上典型场景中的应用情况进行如下比较。
可以看出，在企业中，Excel的分析对象不只是自然人，还可以是法人;Excel表格的数据来源可以是手工录入，也可以由系统导出。在企业各部门，Excel分析的数据类型以文本型、日期型和数值型为主，在财务部还会用到货币型或会计专用型数据。由此推断，Excel在企业中的应用有以下趋势。
（1）应用更加广泛。从人力资源部到财务部、从生产部门到销售部门……几乎企业的每个部门在日常办公中都会应用Excel。即使同一部门的不同岗位，也会不同程度地使用Excel。比如在人力资源部，绩效专员会使用Excel分析绩效数据，招聘专员会通过Excel表研究企业的招聘情况并预判企业未来的招聘走势。 （2）操作功能愈加复杂。由于企业业务的增长，会导致员工进行分析的数据量加大，如企业员工的增加和客户数量的加大。通常情况下，数据量越大、数据类型越复杂，对Excel的使用要求就越高。根据笔者的经验，以判断数据的最高值为例，在只有几条数据的Excel表中，仅依靠肉眼就能判断出数据的最高值;当数据增加到几百或几千条时，可以采用排序或条件格式等操作进行判断;当数据达到10万条以上，Max函数就是最优解决方法之一。
（3）对员工的技能要求提高。如今，Excel的使用覆盖企业的基层员工和中高层管理人员。同时，Excel分析的对象既可以是自然人，也可以是物体，如固定资产、销售产品等。这使得企业员工对Excel的应用不再局限于简单的功能操作，如数据录入、复制粘贴、排序筛选等。Excel较为复杂的功能，如公式、数据透视图/表、分类汇总等也得到了日益广泛的运用。
（4）与其他应用系统配合紧密。首先，Excel数据可以从其他系统中导出。这样可以节省数据录入的时间并确保录入数据的准确性。但是，从其他系统中导出的数据必须经过加工才可以整理成符合需要的模板。其次，Excel数据可以导入其他系统。目前很多办公系统都设有批量导入的功能，可以从Excel导入1条以上的数据，但必须保证导入的Excel模板和系统可识别的模板相匹配。
4 结论和建议
文章分析了Excel在企业不同场景的应用，可以看出，Excel的应用有覆盖面广、操作技能复杂、兼容性强等特点。针对Excel在企业应用中的特点，笔者提出如下三点建议。
（1）为员工提供有针对性的Excel培训。随着Excel的普及，多数员工已会使用Excel的基本技能，如数据录入、排序、筛选等功能。但复杂功能可能不会被使用或不经常使用。然而，这些功能可以大大提高员工的办公效率和准确率。因此，针对员工的这一特点，建议加强高级Excel应用知识的培训，帮助员工提升Excel使用技能，如“排序”功能中的“自定义排序”“条件格式”、复杂公式应用等。
（2）规范Excel数据录入。在企业的应用场景下，Excel数据会被用于深入分析，以影响企业决策。因此，准确的数据录入至关重要。建议采取以下两种方式确保数据录入的准确性：① 统一数据录入口径。自然状态下，一条数据可以以不同的口径录入。比如，毕业院校可以为“英国曼彻斯特大学”，也可以写成“曼彻斯特大学”或简称“曼大”。又如，手机号码可以录入为“86***********”也可以录入为“86+***********”，或是以固定电话号码的形式录入。为改变数据录入的混乱情况，建议企业设置数据录入规范，确保从系统端和Excel录入的数据准确且规范。②设置限制条件。可以在Excel中采用“数据验证” 功能或在系统中设置限制条件。比如，国内大陆手机号码通常是11位数，以“1”开头。因此，可以通过设置条件规范手机号码的录入，避免多录、少录或错录等现象。
（3）強化员工的数据安全意识。目前。企业数据多以Excel表格的形式呈现，部分数据已构成商业机密。建议企业加强信息安全的宣传，引导员工使用Excel“保护工作表/簿”等功能，为关键数据设置密码，避免在共享工作表时泄露信息。
参考文献：
[1]罗紫薇. Excel在企业管理中的运用[J]. 经营者，2016（18）.
[2]王红然，王书旺. 基于Excel函数的身份证号码探密[J]. 电子技术与软件工程，2018（22）：68-69.
[作者简介]季炼（1989—），女，汉族，安徽安庆人，北京长城电子商务有限责任公司，业务经理，硕士，研究方向：社会发展研究。