视频会议系统是政府部门利用现代信息技术开展政务信息化建设的一项重要内容,有助于降低政府部门办公成本、提高行政工作效率。但在视频会议系统建设过程中,存在项目范围不明确、建设资金没有及时到位、财务管理不规范、建设时间超期、项目质量差等问题,造成了政府资金和社会资源的浪费。论文首先分析了政府部门视频会议系统建设项目存在的管理问题,提出了在计划过程环节加强项目管理核心领域---范围、时间、成本和质量管理的总体思路。然后探讨了南宁市某单位视频会议系统升级改造项目的工作流程和管理模式,对项目进行SWOT分析并制定项目策略。重点研究了计划过程中在范围、进度、费用和质量方面如何地有效开展项目管理活动。采用观察等方法进行需求分析、使用产品分析技术编制范围说明书、运用工作分解结构对项目进行分解,明确了项目目标和工作范围,为推进项目计划、指导项目实施奠定了基础;利用责任分配矩阵划分项目任务,编制里程碑计划,制定甘特图表示的项目总进度计划,有助于项目参与方分工合作、加强对项目进度的监督和控制;采用类比估算法和比例估算法编制项目投资估算,依据规范程序筹措建设资金,制定合理的费用支付计划,有助于正确进行投资决策、为推进项目建设创造有利条件;.采用头脑风暴法、因果图和质量检查表,加强质量的监督和检查,从源头上把好质量关。最后对计划过程中可能存在的范围、进度、费用和质量管理问题进行分析,提出了确保计划过程管理顺利实施的一系列保障措施。研究表明,科学合理规范地对项目的计划过程进行管理,是顺利实现项目目标、确保项目获得成功的基础。本文对南宁市某单位视频会议系统升级改造项目开展计划过程管理的实践,可以为政府部门其他类似项目的建设管理提供理论参考和事实依据。