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BM公司是具有50多年历史的国有控股企业,在市政公用基础设施、道路及桥梁建设领域具有较高的资质、业绩和市场竞争力。企业财务信息化经历了近20年的发展,仍然处于部门应用阶段,财务信息系统不能及时反映施工生产的动态情况,财务管理、本控制能力不强。5年来,虽然企业收入年增长率超过30%,但主营业务利润率却出现了持续下降。根据调查,北京市主要市政施工企业均面临财务信息化水平低,财务控制能力不足的困扰。BM公司的财务信息化状况具有一定的普遍性。 分析原因,既有企业自身的因素,包括信息化规划缺乏,IT人才不足,对信息化重视不够等;也有外部原因,包括外部对企业信息化引导不足,软件产品适用性差,外部IT技术服务缺乏等。这些因素既是造成企业财务信息化水平低的原因,也是困扰企业进一步实施财务信息化的难题。 对于如何实施财务信息化,目前的理论主要集中在ERP项目的实施方面,而BM公司及类似企业远没有具备实施ERP项目的条件,目前的理论研究不能为其提供有效的支持。 研究财务信息化的发展过程可以看出,信息化的不同阶段及其特征与IT技术的发展,软件产品的不断创新密切相关。因此,研究财务信息化的实施也必须分析企业对IT技术的吸收情况,考虑企业信息化基础的现状。 结合信息化基础的不同,可以将财务信息化应用划分为四个阶段: (1)计算机单机应用阶段。主要特征:使用单机或局域网版财务软件,已经实现会计电算化,但主要局限于财务部门;尚未形成法人会计主体一套帐核算,通过汇总编制财务报表;由会计人员通过记帐凭证编制录入数据;其他业务部门计算机主要用于日常办公。 (2)网络应用初级阶段。主要特征:部署了远程财务系统,使用网络版财务软件,或使用了ERP软件,但主要运行总账模块,局限于财务部门;财务报表由记账系统直接生成;通过或主要通过会计人员记帐凭证编制录入数据;其他业务部门使用了信息系统,但与财务信息系统孤立运行。 (3)网络应用的中级(或ERP实施)阶段。主要特征:使用了ERP软件,或财务信息系统与业务系统实现了数据的连通;财务数据的主要从业务系统或业务流程中采集,财务报告由信息系统自动生成;财务工作的关注重点由专业本身开始向企业基础业务(或增值业务)转变。 (4)网络应用高级阶段。主要特征:形成了公司统一的管理信息系统;实现了财务与业务的融合;财务工作回归本原,即对业务的发生提供财务指导,财务风险控制,财务分析及决策。 划分不同阶段的特征中,最主要是财务数据的来源是通过记账凭证由财务会计人员录入还是从其他业务流程或系统中采集。只有财务数据的来源实现了多途径,才能表明与业务部门实现数据与活动的共享。 财务信息化应用所处阶段的划分,有助于企业认清自身状况,采用不同的策略推动财务信息化的实施。 对于处于网络应用初级阶段及以前的企业,应该增加信息化投入,改善网络环境、通信带宽,为员工创造条件,积极推动IT技术在企业的应用,培养员工及企业的信息化意识。制定财务信息化阶段目标,深化财务部门应用水平,实现法人主体“一套帐”核算,推动其它业务部门信息化应用,建立企业基础应用平台。 在此基础上,进行系统集成,实现数据共享;改进业务流程,增强部门间业务协同,为信息化的进一步升级做好准备;适时实施ERP项目。 对于已经成功实施ERP项目,达到网络应用中级阶段的企业,应该制定信息化长远规划,推动财务及其他业务管理模式的转变,删除重复或无效管理活动;重整企业组织机构,提高管理活动效率,使之直接面向企业增值活动,实行扁平化管理。 分析企业财务信息化现状,确定阶段目标,借助外部IT技术支持力量,在现有信息化基础上逐步改进,提高财务及其它业务的整体信息化应用水平,是实施财务信息化的有效途径。 财务信息化是一个逐步提高的过程,如果不考虑企业现状,直接推动ERP项目的实施,采取短时间突击方式来完成财务信息化的实施,必定会对企业正常经营造成很大的冲击。