档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息,其本质属性是原始记录性。原则上,以档案的定义及本质属性为准绳,我们可以轻而易举地对档案的内涵和外延进行认定,但实际上,档案与类似概念常出现一定程度的混淆。这表现为,一方面,很多并不符合档案定义和本质属性的文献、物件被档案馆或档案室当作档案进行保管；另一方面,很多并不符合档案定义和本质属性的文献、物件被一些学者认定为档案。依照既有的档案学理论来看,这显然是不合理的。那么,如何解决这一问题呢?目前,比较有代表性的观点是拓宽档案概念的外延,将类似概念纳入档案的概念范畴。但以笔者看来,盲目拓宽档案概念外延将会带给理论与实践更大的混乱,想要较好地解决这一理论与实践的矛盾还需另辟蹊径。以此为基础,笔者提出了基于存史功能的档案的可替代原理,其内涵是档案存在替代品,可以在档案缺失时代替档案发挥存史功能。极易与档案混淆,但又与档案定义及本质属性不符的文献或物件,我们可以称之为“类档案物”。类档案物就是档案的替代品。“替代品说”将类档案物与档案区分开来,并明确了二者的关系,在划清档案概念范畴的同时也弥合了理论与实践的矛盾。替代意为以甲换乙,起乙的作用。类档案物之所以能替代档案就是因为二者同具存史功能。存史功能是档案的根本功能,也是档案馆的最高使命,在反映某一重要实践活动的档案缺失时,为完成自身使命,档案馆就会寻求最接近档案的文献或物件,代替档案再现历史。实践中的很多“特殊”现象都可以借此得到解释。口述档案并不是在它所记载的实践活动中直接形成的,并不能认定为是该实践活动的档案,但在包括扬州市档案馆在内的很多档案机构内却按照档案的形式进行保管。这是因为口述档案基于事件当事人对此事的回忆,具有较高的准确性,能够代替档案回顾历史事件。实测补制材料也是事后形成的,并不能算作测量对象的档案,但也作为科技档案在科技档案馆和各单位档案室中保存。这是由于实测补制材料基于科学的测量工作,具有极高的真实可靠性,可以作为档案的替代品。实物档案传达的信息并不是清晰、确定的,与档案概念不符,却也以档案的身份大量出现在档案馆中,也是由于实物档案直接来源于它所反映的实践活动中,具有较高的可信度,可以在档案缺失时替代档案发挥存史功能。除此以外,还存在很多形态各异、种类繁多的档案替代品,它们广泛存在于档案保存机构中。档案工作人员应正确认识档案与其替代品的角色,摆清主次,合理规划馆藏。