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摘要：高校档案收集工作是高校档案工作的基础，如何进行有效收集是每一个档案收集人员必须思考的问题，本文分析了高校檔案收集工作的目的，收集工作今后的发展趋势，并在此基础上提出高校档案收集工作的重点和使这些目标得以实现的有效途径。
关键词：高校；高校档案；收集管理；趋势研究
高校档案收集工作是文件材料转化为档案的重要环节，是高校档案工作的基础。高校档案收集工作如何实现“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的要求，在工作中把握好为“过去、现在和未来”服务的尺度，真实地反映高校在招生、教学、科研、管理等各项活动的发展轨迹，再现学校发展的历史和记忆，弘扬、展现校园文化精神和文脉，最大限度地满足利用者的利用需求，是高校档案收集工作必须思考的问题。笔者觉得要厘清这一问题，必须重新审视高校档案收集工作的目的、研究它的发展趋势，调整高校档案收集工作的重点并通过多元化、有效的路径使这些目标得以实现，
1高校档案收集工作的目的
1.1再现学校发展历史
档案具有凭证价值，文件成为档案一般都结束现行使用价值，它留存的主要目的就在于存史，以备后世查考利用。档案和图书、情报等信息资源相比具有原始性、真实性等档案所独有的特性，肩负着为当今和未来社会全面保留“社会记忆”这一独特而重大的使命。高校档案收集工作就是要为后人留下高校发展的历史记录，通过留存的档案使后人了解学校发展的轨迹和实践过程，为后人留存学校的记忆。
1.2传承、弘扬校园文化
大学是一个具有悠久历史传统和深厚文化底蕴的独特组织，我国高校发展的历程就是一部浓缩的中国近、现代史，很多高校都有自己光荣的历史。校园文化反映了一所学校独有的思想观念、价值取向、行为准则和思维方式，体现了一所学校浓厚的人文情怀和氛围。同时，高校拥有大量的知名人士，作为校园文化的一部分，他们成长的过程就是把自己个人的理想、奋斗和祖国的发展紧密结合在一起，具有现实的教育意义。大学校园文化内容博大精深，高校档案收集工作就是要使高校深厚的文化底蕴代代相传，成为维系大学运转的内在力量，推动学校在继承中发展。
1.3最大限度满足利用者的需求
高校档案收集工作的目的就是为了最大限度的提供利用。高校档案利用的对象为学校管理者、教职工、学生、研究者和普通市民，教职工和学生是学校档案利用的主体，他们利用的重点也应成为高校档案收集的重点。高校档案收集工作应以人为本，关注民生，加强与教职工和学生密切相关的档案的收集工作，这也反映了高校收集工作的价值观。
2高校档案收集工作的趋势
2.1档案收集工作始终突出本校特色，弘扬、传承学校文化
随着高校对自身文化建设和校史研究的深入，高校档案收集工作必须反映本校的历史和弘扬、传承本校的校园文化精神，否则档案收集工作也就失去了最基本的意义和作用。收集工作要始终坚持反映本校特色和亮点，使后人通过这些档案史料能知道前人做了些什么，学校代代传承的文化底蕴和文脉是什么。
2.2 档案收集工作将向精细化发展，将更多考虑编研工作的需求
档案编研工作是档案提供利用的重要手段之一，也是档案馆进行自我宣传的最佳途径，档案编研工作在档案馆今后的发展过程中将发挥越来越大的作用，档案馆要获得更多的话语权也必须要有自己的研究型人才产生，因此在进行档案收集时，心中要想到用，有编研这根弦。高校档案工作由于信息的相对滞后性，在对学校重大事件、重要活动的把握上可能不像学校职能部门这么清晰，因此档案编研工作可以另辟蹊径，以小见大，通过写小事件反映学校的发展，写大事件中的一个小插曲、小趣事反衬大事件，因此在档案进行具体的收集过程中，需要独具慧眼，在大事件、大活动的收集过程中要注重一些小细节的收集，这些小细节可能成为我們今后编研的选题。对小细节的收集需要档案收集人员动脑筋，与部门沟通，了解活动和事件发展的基本脉络，这样才能发现有趣的细节。因此，档案资源建设将向精细化方向发展，不仅要有还要做到全，不管事件的大、小，只要把这一事件方方面面的档案都收集完整，就能在档案编研时提供有用的选题。
2.3 档案收集工作将打破地域、空间限制，档案将不再唯原件是从
随着高校的发展，高校希望重塑校园文化精神，传承校园文化内涵，了解“我从哪里来”，对学校自身发展的历史研究越来越重视，各个高校都掀起校史研究的热潮，但是很多高校的发展历尽沧桑，最初建校的历史档案资料可能不在中国在国外；有的学校经过迁徙，学校相关的档案资料可能不在本校在中国别的省市，因此，档案收集工作面向的对象将打破了地域的限制，到国外、到国内的综合档案馆、到相关方面收集本校的档案资料。同时档案收集工作也将不受空间限制，可以通过互联网收集大量的有价值的资料，因此，大家更多地关注收集的齐全、完整，而不再要求档案必须是原件。
2.4 档案收集工作将以专题进行，收集方式灵活，真正实现归档的齐全和完整
专题收集将成为高校档案收集工作的常态，只要是关于某一主题的内容，收集的范围将从校内到社会、从纸质到电子、实物、从有形实体到网络、从兼职档案员到社会相关人士和相关活动，收集的方式也日益灵活，可以是捐赠、寄存、代为保管、也可以是提供复制件保存。同时高校之间的资源也将越来越多地实现共享，档案收集工作将就一个专题，形成一个最大半径的圆，对相关资料进行全方位收集。
2.5 档案收集工作将始终贯穿民生理念
档案收集工作最终是为档案提供利用，高校档案利用群主要是学校管理者、教职工、学生、研究者和普通市民，其中高校教职工和学生主要是为了自身需要利用档案。同时，随着时代的发展，高校档案也必然会向社会开放，显示它文化事业机构的本质，因此高校档案收集工作必须牢牢抓住民生，服务民生，以人为本，建立覆盖本校的民生档案资源，只有利用者需要了，档案馆才有生命力和活力，高校档案馆才能真正成为利用者需要来、愿意来的文化机构。 2.6 档案收集载体形式呈现多元化趋势
档案收集工作随着时代的发展，载体形式将不断变化，纸质档案作为一种静态载体将依然存在，但是新型载体形式如照片、视频、书画、实物档案、电子文件、动态数据库的收集将越来越受到重视。照片、视频、书画和实物档案都具有极强的直观性，同时，实物档案还具有载体多样性的特点，可能是木制的、可能是玻璃制品也可能是布质结构的，这些特点也为档案多维度、全方面反映学校生活提供了可能。同时，为了今后举办展览的需要，口述档案也将是档案馆今后收集的一种重要方式，口述档案使人闻声如见人，比纸质档案生动、形象，具有纸质档案不可取代的价值，口述档案也是档案收集工作面对重大事件、重要任务进行抢救记录的重要方式。口述档案访谈的同时也是进行人物档案收集的契机。今后高校档案工作要取得应有的地位必须对档案载体形式扩容，为档案提供多途径利用做好物质准备。
3、完善高校档案收集工作的有效路径
3.1档案收集工作和收集人员必须观念创新，收集工作建立一定的考评机制
任何一项事业的发展都需要创新，档案收集工作必须在创新中找准发展定位，必须和学校整体发展的思路相衔接、相融合，只有投入到学校的大发展中才有机遇。收集工作人员必须自我加压，建立一套完善的考评机制，对具体收集工作的质和量进行考核，通过入库案卷的随机抽检不断调动收集人员工作的积极性和创造力，提高收集人员的工作能力、工作水平，因为人才是事业发展的第一推动力。
3.2统筹兼顾、完善档案工作制度
档案收集工作是一项经常性、长期性、连续性的工作，同时由于高校各部门职能的交叉，同一活动往往涉及多个部门，因此必须建立完善的制度保障，使工作制度化。首先是岗位保障，通过健全校园兼职档案员管理网络，使部门档案管理工作落实到具体的岗位和人员。其次是计划来保障，根据学校中心工作，拟订档案工作的年度计划和中短期规划，经分管领导审批后，使档案收集工作纳入学校整体工作之中。再次是制度统筹。根据学校实际情况，建立健全相应的规章制度，报批学校审核后成为全校性的行为规范，使今后“执法”时有法可依。最后是管理职能保障。高校档案部门具有行政管理职能，档案部门应理直气壮地行使该职能，使档案“隐性”管理转变为“显性”管理，确保档案收集工作的开展。
3.3建立动态的档案归档范围
目前，高校档案归档的依据仍然是国家教育委员会1994年施行的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》所确定的归档范围，但这一归档范围已不符合目前高校的发展形势。事实上，高校每年归档的内容是会有所变化的，因此必须建立动态的档案归档范围来保证学校特色档案的归档。笔者认为动态的档案归档范围即我们俗称的预立卷类目表，收集人员应每年做好学校各归档单位的预立卷类目表。该类目表分为两项，一项为各归档单位的基本工作情况，另一类则为归档单位的特色活动和亮点工程，这样通过每年建立动态的归档范围，保证学校重大活动、重大事件和重大项目的归档。同时，该动态的归档范围明确归档载体包括纸质、电子和实物。
3.4采用灵活的收集方式开展档案收集工作
高校很多重大活动都临时组织一个机构，活动结束，临时机构也就撤消。因此，收集人员应时刻关注校园网，了解学校动态，为重大活动、重要事件、重大项目的报道建档，及时与有关部门联系，从源头上保证材料的齐全。同时，档案一般采用次年归档的方法，由于时间跨度长，容易造成档案材料的遗失，因此，档案资源建设必须采用灵活的收集方式。在收集时间上，做到常规收集和实时收集相结合，集中收集和专题收集相结合，不仅收集纸质档案也注重电子文件、口述档案和实物档案的收集。同时，由于高校档案来源的广泛性，有些档案非常珍贵，收集方式可采用移交、捐赠、寄存和代为保管的方式。
3.5以档收档，完善高校档案收集工作
高校档案收集工作可以利用档案进行完善，保證归档材料的齐全、完整。如各部门的工作计划和工作总结对本部门当年的中心工作有详尽的描述。在收集过程中可参照本部门的工作计划、工作总结，了解哪些重要档案缺失，把遗漏的重要档案收集起来。对高校官方网站、年鉴、校报的收集也能起到完善档案收集的目的，网站首页、年鉴和校报上选用的照片具有代表性，一般为重要会议、重要活动和重大成果的照片，在照片档案的收集过程中，应对照收集，保证重要照片档案的归档。同时，通过查阅年鉴内容，对收集不全、遗漏的档案补充收集，保证档案收集的完整齐全。
3.6档案收集人员工作职业化
档案收集人员今后将实现工作职业化。档案收集人员职业化是指档案收集人员从事档案收集工作应当具备一定的职业素养和修养。首先，档案收集工作是一項与人交往的工作，档案收集人员应具有良好的沟通能力和亲和能力；其次，档案收集是为未来存史，因此，收集人员应具有职业的敏锐，具有收集前瞻性；再次，档案收集人员应具备一定的业务素养，养成每天关注学校网站的新闻、关注归档部门的网站、查阅学校校报的习惯，加强对学校工作了解，加强对归档单位的了解，在收集时知道部门、学院会产生哪些文件，哪些文件具有归档价值；同事具有学习新事物、新技术的能力，特别是信息技术的能力，目前电子档案双套制的归档模式今后必然被“单套制”所取代；最后，由于档案收集有业务指导的要求，档案收集人员不仅要有实践经验，更应具有档案理论水平，这样在档案收集过程中才能言之有物、言之有理、使人信服。
参考文献：
[1]谢怡.高校档案在大学文化建设中的作用[J].兰台世界，2007（6）：24-25
[2]钟立扬.新媒体技术背景下高校档案工作的创新路径[J].浙江档案，2010（4）：35-36
[3]蒋娟.高校档案收集存在的问题及对策探讨[J].重庆教育学院学报，2011（24）：159-161
[4]康胜利.档案收集工作中问题意识刍议[J].档案，2019年（9）：53-55
[5]龙宇光、叶竹楠.大数据视野下的高校档案收集管理变革[J] 产业与科技论坛，2016年（20）：279-280
关键词：高校；高校档案；收集管理；趋势研究
高校档案收集工作是文件材料转化为档案的重要环节，是高校档案工作的基础。高校档案收集工作如何实现“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的要求，在工作中把握好为“过去、现在和未来”服务的尺度，真实地反映高校在招生、教学、科研、管理等各项活动的发展轨迹，再现学校发展的历史和记忆，弘扬、展现校园文化精神和文脉，最大限度地满足利用者的利用需求，是高校档案收集工作必须思考的问题。笔者觉得要厘清这一问题，必须重新审视高校档案收集工作的目的、研究它的发展趋势，调整高校档案收集工作的重点并通过多元化、有效的路径使这些目标得以实现，
1高校档案收集工作的目的
1.1再现学校发展历史
档案具有凭证价值，文件成为档案一般都结束现行使用价值，它留存的主要目的就在于存史，以备后世查考利用。档案和图书、情报等信息资源相比具有原始性、真实性等档案所独有的特性，肩负着为当今和未来社会全面保留“社会记忆”这一独特而重大的使命。高校档案收集工作就是要为后人留下高校发展的历史记录，通过留存的档案使后人了解学校发展的轨迹和实践过程，为后人留存学校的记忆。
1.2传承、弘扬校园文化
大学是一个具有悠久历史传统和深厚文化底蕴的独特组织，我国高校发展的历程就是一部浓缩的中国近、现代史，很多高校都有自己光荣的历史。校园文化反映了一所学校独有的思想观念、价值取向、行为准则和思维方式，体现了一所学校浓厚的人文情怀和氛围。同时，高校拥有大量的知名人士，作为校园文化的一部分，他们成长的过程就是把自己个人的理想、奋斗和祖国的发展紧密结合在一起，具有现实的教育意义。大学校园文化内容博大精深，高校档案收集工作就是要使高校深厚的文化底蕴代代相传，成为维系大学运转的内在力量，推动学校在继承中发展。
1.3最大限度满足利用者的需求
高校档案收集工作的目的就是为了最大限度的提供利用。高校档案利用的对象为学校管理者、教职工、学生、研究者和普通市民，教职工和学生是学校档案利用的主体，他们利用的重点也应成为高校档案收集的重点。高校档案收集工作应以人为本，关注民生，加强与教职工和学生密切相关的档案的收集工作，这也反映了高校收集工作的价值观。
2高校档案收集工作的趋势
2.1档案收集工作始终突出本校特色，弘扬、传承学校文化
随着高校对自身文化建设和校史研究的深入，高校档案收集工作必须反映本校的历史和弘扬、传承本校的校园文化精神，否则档案收集工作也就失去了最基本的意义和作用。收集工作要始终坚持反映本校特色和亮点，使后人通过这些档案史料能知道前人做了些什么，学校代代传承的文化底蕴和文脉是什么。
2.2 档案收集工作将向精细化发展，将更多考虑编研工作的需求
档案编研工作是档案提供利用的重要手段之一，也是档案馆进行自我宣传的最佳途径，档案编研工作在档案馆今后的发展过程中将发挥越来越大的作用，档案馆要获得更多的话语权也必须要有自己的研究型人才产生，因此在进行档案收集时，心中要想到用，有编研这根弦。高校档案工作由于信息的相对滞后性，在对学校重大事件、重要活动的把握上可能不像学校职能部门这么清晰，因此档案编研工作可以另辟蹊径，以小见大，通过写小事件反映学校的发展，写大事件中的一个小插曲、小趣事反衬大事件，因此在档案进行具体的收集过程中，需要独具慧眼，在大事件、大活动的收集过程中要注重一些小细节的收集，这些小细节可能成为我們今后编研的选题。对小细节的收集需要档案收集人员动脑筋，与部门沟通，了解活动和事件发展的基本脉络，这样才能发现有趣的细节。因此，档案资源建设将向精细化方向发展，不仅要有还要做到全，不管事件的大、小，只要把这一事件方方面面的档案都收集完整，就能在档案编研时提供有用的选题。
2.3 档案收集工作将打破地域、空间限制，档案将不再唯原件是从
随着高校的发展，高校希望重塑校园文化精神，传承校园文化内涵，了解“我从哪里来”，对学校自身发展的历史研究越来越重视，各个高校都掀起校史研究的热潮，但是很多高校的发展历尽沧桑，最初建校的历史档案资料可能不在中国在国外；有的学校经过迁徙，学校相关的档案资料可能不在本校在中国别的省市，因此，档案收集工作面向的对象将打破了地域的限制，到国外、到国内的综合档案馆、到相关方面收集本校的档案资料。同时档案收集工作也将不受空间限制，可以通过互联网收集大量的有价值的资料，因此，大家更多地关注收集的齐全、完整，而不再要求档案必须是原件。
2.4 档案收集工作将以专题进行，收集方式灵活，真正实现归档的齐全和完整
专题收集将成为高校档案收集工作的常态，只要是关于某一主题的内容，收集的范围将从校内到社会、从纸质到电子、实物、从有形实体到网络、从兼职档案员到社会相关人士和相关活动，收集的方式也日益灵活，可以是捐赠、寄存、代为保管、也可以是提供复制件保存。同时高校之间的资源也将越来越多地实现共享，档案收集工作将就一个专题，形成一个最大半径的圆，对相关资料进行全方位收集。
2.5 档案收集工作将始终贯穿民生理念
档案收集工作最终是为档案提供利用，高校档案利用群主要是学校管理者、教职工、学生、研究者和普通市民，其中高校教职工和学生主要是为了自身需要利用档案。同时，随着时代的发展，高校档案也必然会向社会开放，显示它文化事业机构的本质，因此高校档案收集工作必须牢牢抓住民生，服务民生，以人为本，建立覆盖本校的民生档案资源，只有利用者需要了，档案馆才有生命力和活力，高校档案馆才能真正成为利用者需要来、愿意来的文化机构。 2.6 档案收集载体形式呈现多元化趋势
档案收集工作随着时代的发展，载体形式将不断变化，纸质档案作为一种静态载体将依然存在，但是新型载体形式如照片、视频、书画、实物档案、电子文件、动态数据库的收集将越来越受到重视。照片、视频、书画和实物档案都具有极强的直观性，同时，实物档案还具有载体多样性的特点，可能是木制的、可能是玻璃制品也可能是布质结构的，这些特点也为档案多维度、全方面反映学校生活提供了可能。同时，为了今后举办展览的需要，口述档案也将是档案馆今后收集的一种重要方式，口述档案使人闻声如见人，比纸质档案生动、形象，具有纸质档案不可取代的价值，口述档案也是档案收集工作面对重大事件、重要任务进行抢救记录的重要方式。口述档案访谈的同时也是进行人物档案收集的契机。今后高校档案工作要取得应有的地位必须对档案载体形式扩容，为档案提供多途径利用做好物质准备。
3、完善高校档案收集工作的有效路径
3.1档案收集工作和收集人员必须观念创新，收集工作建立一定的考评机制
任何一项事业的发展都需要创新，档案收集工作必须在创新中找准发展定位，必须和学校整体发展的思路相衔接、相融合，只有投入到学校的大发展中才有机遇。收集工作人员必须自我加压，建立一套完善的考评机制，对具体收集工作的质和量进行考核，通过入库案卷的随机抽检不断调动收集人员工作的积极性和创造力，提高收集人员的工作能力、工作水平，因为人才是事业发展的第一推动力。
3.2统筹兼顾、完善档案工作制度
档案收集工作是一项经常性、长期性、连续性的工作，同时由于高校各部门职能的交叉，同一活动往往涉及多个部门，因此必须建立完善的制度保障，使工作制度化。首先是岗位保障，通过健全校园兼职档案员管理网络，使部门档案管理工作落实到具体的岗位和人员。其次是计划来保障，根据学校中心工作，拟订档案工作的年度计划和中短期规划，经分管领导审批后，使档案收集工作纳入学校整体工作之中。再次是制度统筹。根据学校实际情况，建立健全相应的规章制度，报批学校审核后成为全校性的行为规范，使今后“执法”时有法可依。最后是管理职能保障。高校档案部门具有行政管理职能，档案部门应理直气壮地行使该职能，使档案“隐性”管理转变为“显性”管理，确保档案收集工作的开展。
3.3建立动态的档案归档范围
目前，高校档案归档的依据仍然是国家教育委员会1994年施行的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》所确定的归档范围，但这一归档范围已不符合目前高校的发展形势。事实上，高校每年归档的内容是会有所变化的，因此必须建立动态的档案归档范围来保证学校特色档案的归档。笔者认为动态的档案归档范围即我们俗称的预立卷类目表，收集人员应每年做好学校各归档单位的预立卷类目表。该类目表分为两项，一项为各归档单位的基本工作情况，另一类则为归档单位的特色活动和亮点工程，这样通过每年建立动态的归档范围，保证学校重大活动、重大事件和重大项目的归档。同时，该动态的归档范围明确归档载体包括纸质、电子和实物。
3.4采用灵活的收集方式开展档案收集工作
高校很多重大活动都临时组织一个机构，活动结束，临时机构也就撤消。因此，收集人员应时刻关注校园网，了解学校动态，为重大活动、重要事件、重大项目的报道建档，及时与有关部门联系，从源头上保证材料的齐全。同时，档案一般采用次年归档的方法，由于时间跨度长，容易造成档案材料的遗失，因此，档案资源建设必须采用灵活的收集方式。在收集时间上，做到常规收集和实时收集相结合，集中收集和专题收集相结合，不仅收集纸质档案也注重电子文件、口述档案和实物档案的收集。同时，由于高校档案来源的广泛性，有些档案非常珍贵，收集方式可采用移交、捐赠、寄存和代为保管的方式。
3.5以档收档，完善高校档案收集工作
高校档案收集工作可以利用档案进行完善，保證归档材料的齐全、完整。如各部门的工作计划和工作总结对本部门当年的中心工作有详尽的描述。在收集过程中可参照本部门的工作计划、工作总结，了解哪些重要档案缺失，把遗漏的重要档案收集起来。对高校官方网站、年鉴、校报的收集也能起到完善档案收集的目的，网站首页、年鉴和校报上选用的照片具有代表性，一般为重要会议、重要活动和重大成果的照片，在照片档案的收集过程中，应对照收集，保证重要照片档案的归档。同时，通过查阅年鉴内容，对收集不全、遗漏的档案补充收集，保证档案收集的完整齐全。
3.6档案收集人员工作职业化
档案收集人员今后将实现工作职业化。档案收集人员职业化是指档案收集人员从事档案收集工作应当具备一定的职业素养和修养。首先，档案收集工作是一項与人交往的工作，档案收集人员应具有良好的沟通能力和亲和能力；其次，档案收集是为未来存史，因此，收集人员应具有职业的敏锐，具有收集前瞻性；再次，档案收集人员应具备一定的业务素养，养成每天关注学校网站的新闻、关注归档部门的网站、查阅学校校报的习惯，加强对学校工作了解，加强对归档单位的了解，在收集时知道部门、学院会产生哪些文件，哪些文件具有归档价值；同事具有学习新事物、新技术的能力，特别是信息技术的能力，目前电子档案双套制的归档模式今后必然被“单套制”所取代；最后，由于档案收集有业务指导的要求，档案收集人员不仅要有实践经验，更应具有档案理论水平，这样在档案收集过程中才能言之有物、言之有理、使人信服。
参考文献：
[1]谢怡.高校档案在大学文化建设中的作用[J].兰台世界，2007（6）：24-25
[2]钟立扬.新媒体技术背景下高校档案工作的创新路径[J].浙江档案，2010（4）：35-36
[3]蒋娟.高校档案收集存在的问题及对策探讨[J].重庆教育学院学报，2011（24）：159-161
[4]康胜利.档案收集工作中问题意识刍议[J].档案，2019年（9）：53-55
[5]龙宇光、叶竹楠.大数据视野下的高校档案收集管理变革[J] 产业与科技论坛，2016年（20）：279-280