2009年10月的上海全国档案馆工作会议，国家档案局提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。2010年5月，山西省档案馆与河南省档案馆互为馆藏重要档案数据异地备份基地工作协议签字仪式在郑州举行。首批缩微品、声像档案和电子档案现已进入双方的档案异地备份库。
　　1 重要档案异地备份的原因
　　我国地质结构复杂、东西南北差异明显，近年来，随着城市化发展，人口剧增，建筑密度越来越高，无论遭遇自然灾害还是恐怖袭击，城市将成为灾害的主要承受体，档案不能保证“幸免于难”。2008年，四川汶川8级大地震和2010年的舟曲泥石流灾难，建筑坍塌，重要的档案、资料遭到严重破坏。“居安思危，未雨绸缪”，档案部门应加大档案异地备份保存力度。
　　2 重要档案异地备份的作用
　　重要档案异地备份，极大增加了档案保管的安全系数，保护了国家的重要档案财富；规避了因仅有一套重要档案带来的灾难风险，提升了重要档案的风险防范机制。尤其是重要档案数据异地备份，所占空间小，用网络传输技术备份效率高，灵活性强，从源头上解决了重要档案在唯一地点存放产生的安全隐患，也缓解了档案人员因突发灾害对馆藏档案损毁的精神压力。重要档案异地备份，有利于进一步开展利用工作，在异地树立档案馆形象，提升档案服务经济社会发展、服务民生的效率，也有利于与国际档案安全管理水平接轨。
　　3 重要档案异地备份基地的选址原则
　　以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜。备份基地与原档案馆距离相隔越远，地质构造、水文、气候等差异越大，面临自然灾害或突发性社会事件，有很好的回避作用。
　　4 重要档案异地备份主要的类别
　　4.1 重要档案的缩微件。重要档案经缩微技术处理后，体积大大减小，利于备份异地保存和保护档案原件。
　　4.2 档案数字化文本。档案数字化加工后，通过移动硬盘、光盘、磁盘阵列等存储载体进行存储备份异地保存，检索快捷。
　　4.3 重要档案的重份或复制件。各级档案馆应多接收一些重份档案，将重要的重份或复制件异地存放。
　　4.4 建设数字档案远程异地容灾备份系统。选择其他省份档案馆，作为数字档案远程异地容灾备份系统的互存单位进行互存。优点是采用虚拟磁带异地备份。
　　5 重要档案异地备份的准备工作
　　5.1 档案部门应提高异地备份意识，制订本单位档案异地备份工作计划，听取工作汇报，及时解决工作问题。
　　5.2 加强理论研究，借鉴国内外现有成果；加强人才培养，适应工作需要。建立健全档案馆之间的协调机制，制定规章制度，确保档案及档案信息安全，杜绝失、泄密事件发生。
　　5.3 充分挖掘馆藏档案价值，解决资金短缺问题，用异地备份中心开办特色展览，提供利用服务。
　　6 档案异地备份基地的建立方式
　　6.1 档案馆间相互保存对方的备份档案。经济、实用，互惠互利，易于操作，需要对方提供相应的档案库房。
　　6.2 租借现有的其他建筑。没有建立备份基地的，可租借其他部门的工作用房作为档案备份基地，简单易行。
　　6.3 在异地专门建造独立的档案备份基地。适用于经济实力较强，需要异地保存的珍贵档案数量较多、要求较高的档案馆，优点是灵活性强，管理、操作的自由度大，缺点是建设成本较高，开支较大。
　　实施馆藏重要档案异地备份，是加强档案安全保障体系建设，有效应对突发事件，确保档案数据完整安全的重要举措。档案异地备份基地建立后的运营和维护十分关键。应组织相关专职人员共同管理、运作与维护，并制定有效的管理措施保证其可行。
　　（作者单位：河南省档案局 来稿日期：2012-04-10）