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高校院系行政管理即在部门主管的领导下，协助主管做好学院办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。其内涵宽广，具有多样性、复杂性、传递性、交叉性、承上启下等特点。院系办公室作为学院的一个窗口， 在学院与学生、学院与学校、学院与社会进行沟通和联系中起着桥梁和中介的作用， 而学院办公室主任作为这个桥梁和中介作用的重要实施者，在一个学院的发展建设中起着重要的作用，他在宣传贯彻学校工作精神、保证日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的协调合作、学院整体合力的发挥中都是不可或缺的。
一、有关高校院校行政管理的困扰因素
人类社会已经开始进入了知识经济时代。在这个时代，谁占领了知识和技术的高地，谁就拥有发展的优势，就会在竞争中处于有利的地位。作为高校的管理人员，也将面临这场时代变革所带来的各种考验和挑战。 然而，由于当前主客观、内外部等原因，高校院办主任对于自身仍存在诸多困扰因素，导致工作成效的下降。
1.所处位置上的困扰
教学和科研工作是学院的两大工作重心，是提高学院综合实力和社会知名度的两个关键性衡量指标。学院行政管理作为一个沟通校院、服务师生的中间桥梁机构，在传统观念的影响下，角色与作用并不显著，因其所处位置的中间性，容易被忽视而在心理上产生不平衡感。
2.深化专业知识上的困扰
由于学院行政工作的事务性和琐碎性，使得较多行政管理人员不能全身心的投入时间和精力在专业知识的学习上，随着工作年限的加长，专业上的提升容易被忽略，由于没有一定的专业积淀，使其产生失落感而影响了工作情绪。
鉴于存在的上述各方面困扰，学院行政工作应结合内外因、主客观情况，切实的分析自我。正确认知，了解自我价值与作用；提高素养，保证工作质量与成效；积极应对，确保服务保障与现实目标的完成与到位。
二、提高院系行政管理工作效率的设想
1.遵守组织原则，由院长总负责，统筹安排，分工协作，集体领导
这里所说的集体领导就是指院长在学院行政管理中的一种策略性举措。院长的责任在于把好方向，抓好大事，出好思路，管好班子，依法行使职权，全面负责学院的一切工作。做好工作的统筹规划和安排，敢于授权，敢于分权，让各位行政管理人员定好位，到位、补位、众才互补，各施绝技。在分工的基础上精诚协作，整体运作，全面启动。这是提高行政工作效益的前提和基础保障。
2.尚德敬业，务实求绩；开拓创新，励精图治；无私奉献，廉洁行政
以德治校毋庸置疑地将成为新时期领导者们的一个重要治校理念。学院行政领导首先要正其身养其德，率先垂范，养成优良的工作作风，争做学院一切工作的发展要求和前进方向的带头人和表率，全心全意地为全体师生谋利益。爱岗敬业，崇尚师德，作风民主，顾全大局，廉洁公正，无私奉献。心胸宽阔，言行一致，不刚愎自用，不专制独裁。以理动人，以德服人，以高尚的精神鼓舞人。牢牢抓住工作宗旨，摆正责任与权力的位置，做广大师生及家长利益的忠实代表。
3.坚守工作岗位，认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，重大事项报由会议研究决定后执行
岗位责任制下如果行政工作者连工作岗位都不能坚守，就更无法谈搞好工作的问题了。坚守岗位，认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，超出自己职权范围的事交上一级部门或领导处理，或报由会议研究决定后再执行实施。一般凡是行政技术、常规事务以及纪律性和其他需要速决的一类事务，应当机立断，按管理权限和本院管理的常规及事态现实及时给予决策处置，迅速执行。对于较为重大的协调性或超乎常规以外但并不十分紧迫的事必须报由院务会议研究决策执行。我们要恰当地把握好这个度，既要高度负责，又不能有滥用职权之嫌，以保证决策的速效性、合理性和准确性，进而达到执行的便利性、畅通性和彻底性。会议中要提倡争议决策，允许各抒己见，充分采纳各方面有益建议，依理依据服人。凡经集体讨论决定的事情，任何人无权擅自改变，行动上必须坚决执行，并以集体的决定对外表态。充分运用部门办公会、学校行政会议、教职工代表大会等不同级别的会议，处理各类不同的重大事务，是增加决策的合理性和科学性，保证行动的统一性的前提，是对院长负责制的完善和发展。
4.工作有计划，思考超前；程序规范，标准合理；督查严格，总结及时；实事求是，不弄虚作假；不推诿责任，不谋私利
思考超前可以增强工作的预见性和主动性，可以增强工作计划的准确性和完备性，有新意、有创新，实事求是，不弄虚作假，勇于承担责任是领导者可贵的品质，是其成熟与否的重要体现。
5.形成调查研究的风气，经常深入了解本职工作情况，现场办公，蹲点督促。倾听群众意见和建议，发现问题，及时处理
调研是行政工作者深层次收集和处理管理信息，创造性求取工作效益的一种得力工作方式。学院工作特别是教育教学工作规律性很强，兼之其工作对象又是极具能动性的人，如果工作不深入或者深入了但不用心去研究其规律，那样的官僚作风将是有百害而无一益的。形成调查研究的风气，深入工作实际，掌握充分的真实材料和事实，充分结合实际再依据工作规范和管理目标对“症”处理事务，科学决策，创造性地工作，才能收到切实的效益达到超前发展的目的。听取群众意见和建议，是工作调查的一种基本方式，这样可以收集到更多的管理信息。深入工作现场，蹲点办公，针对实际情况，权宜应变，当场处理管理事务，可以提高管理的效率和工作的质量。
6.办事迅速及时，不拖拉；严于律己，率先示范；讲效率，求质量，不支差应付
真抓实干是最朴素最实惠的工作作风。办事拖拉，支差应付是不称职的表现，是一切教职员工都应力戒的坏习气，要养成干净利落，迅速高效求取质量的工作习惯，处处严于律己，做好表率。
7.做好请示汇报和通报工作，及时反馈工作情况，每周举行一次行政例会，通报近期工作，安排下阶段工作
请示汇报和通报等既是工作方式，又是领导艺术性发挥的载体，院长负责制下的学院领导管理工作是有极强的层次性的。属于自己职责范围内但决策权在上一级的工作，即使自己有成熟的好措施，一般也要先请示获准后再执行。但对于常规性的工作，就没必要遇事一律先请示，而是在认真组织实施后及时汇报。在这一点上特别是上一级的领导要能正确对待，要大度地让下属放手工作，必要时适当做以指导就可以了，千万不可事先巨细，均必躬亲。至于通报是指上一级行政领导要将依据职责组织启动实施或已完成了的较为重大或个案性的本职工作情况，及时通告给本部门的下级人员和相关部门，让领导集体成员都了解有关工作实况，并在必要时配合或调整相应的工作。通报这一环节是学院领导管理中常被忽略的一个重要管理方法。由此忽略而带来的误解、心理情绪、合作不协调等失误及负效应，是一些行政工作不畅和内耗的一个重要原因。通常的请示、汇报和通报工作遵从其及时性和实效性原则可以随工作需要而随时完成，但其一般集中于学院的行政例会来完成，这样行政会议是各行政人员汇报和通报工作情况、研究工作、解决问题，统一观点，统一行动，调整安排和部署下一步工作的专门会议，领导者人人都要重视和利用这一会议工作制度。要规定每个人与会者在每次会议上就本职工作或学校其他远近期工作提出一至二条建设性的建议来，各抒己见，集思广益，群策群力，共定兴校大计。必要的会议要开，但不能过多过滥，否则适得其反。
8.遵守会议纪律，保守会议机密，顾全大局团结合作，不拉帮结派
行政会议是征求策略和意见，统一思想、统一行动集体决策形成科学决议的重要办公形式。会议上未形成决议不同意见可以展开争论，形成决议不同意见可以保留，但虽与之意见不同可是已确定了的决议，会后人人都得不打折扣地予以执行。是机密的要无条件地加以保密。要坚决反对会上不说，会后乱说，揽功推过，笼络人心，拉帮结派，聚党营私的行为。更要坚决抵制拉帮结派的恶劣行经，行政管理人员要巧施领导艺术策略，充分利用这一资源，使一切员工都以学院的大局为重，以学校的整体利益为重，充分发挥员工工作的积极性和主动性，内求团结，外求发展，达到领导管理的佳境，实现跨越式发展。
9.坚持政治学习、理论学习和业务研修，不断更新知识，完善自己
学习是人们求取生存的自然本能，是人生活的主要内涵之一，是一种事业要求，是一种政治责任，也是一种精神追求，还是一种思想境界。知识经济时代的现代社会，知识与技术的发展日新月异。现代化技术的普及和发展以及信息技术在教育中的广泛应用，将会引起教育方式、教育技术和教育思想的重大革命。“传道授业解惑”、“学高为师”的传统权威观念将受到严重挑战。不断更新知识掌握和运用现代化的教育技术，完善自我是刻不容缓的工作任务和求取自身生存，体现自我价值的必要措施。行政工作者更应从师生及社会的根本利益出发，领导师生学习现代化的先进文化和技术，做教育系统先进生产力的领头雁，在不断完善自身发展的同时，积极创造条件，使每一位成员互相促进，不断学习，从而得以“全面发展”。
一、有关高校院校行政管理的困扰因素
人类社会已经开始进入了知识经济时代。在这个时代，谁占领了知识和技术的高地，谁就拥有发展的优势，就会在竞争中处于有利的地位。作为高校的管理人员，也将面临这场时代变革所带来的各种考验和挑战。 然而，由于当前主客观、内外部等原因，高校院办主任对于自身仍存在诸多困扰因素，导致工作成效的下降。
1.所处位置上的困扰
教学和科研工作是学院的两大工作重心，是提高学院综合实力和社会知名度的两个关键性衡量指标。学院行政管理作为一个沟通校院、服务师生的中间桥梁机构，在传统观念的影响下，角色与作用并不显著，因其所处位置的中间性，容易被忽视而在心理上产生不平衡感。
2.深化专业知识上的困扰
由于学院行政工作的事务性和琐碎性，使得较多行政管理人员不能全身心的投入时间和精力在专业知识的学习上，随着工作年限的加长，专业上的提升容易被忽略，由于没有一定的专业积淀，使其产生失落感而影响了工作情绪。
鉴于存在的上述各方面困扰，学院行政工作应结合内外因、主客观情况，切实的分析自我。正确认知，了解自我价值与作用；提高素养，保证工作质量与成效；积极应对，确保服务保障与现实目标的完成与到位。
二、提高院系行政管理工作效率的设想
1.遵守组织原则，由院长总负责，统筹安排，分工协作，集体领导
这里所说的集体领导就是指院长在学院行政管理中的一种策略性举措。院长的责任在于把好方向，抓好大事，出好思路，管好班子，依法行使职权，全面负责学院的一切工作。做好工作的统筹规划和安排，敢于授权，敢于分权，让各位行政管理人员定好位，到位、补位、众才互补，各施绝技。在分工的基础上精诚协作，整体运作，全面启动。这是提高行政工作效益的前提和基础保障。
2.尚德敬业，务实求绩；开拓创新，励精图治；无私奉献，廉洁行政
以德治校毋庸置疑地将成为新时期领导者们的一个重要治校理念。学院行政领导首先要正其身养其德，率先垂范，养成优良的工作作风，争做学院一切工作的发展要求和前进方向的带头人和表率，全心全意地为全体师生谋利益。爱岗敬业，崇尚师德，作风民主，顾全大局，廉洁公正，无私奉献。心胸宽阔，言行一致，不刚愎自用，不专制独裁。以理动人，以德服人，以高尚的精神鼓舞人。牢牢抓住工作宗旨，摆正责任与权力的位置，做广大师生及家长利益的忠实代表。
3.坚守工作岗位，认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，重大事项报由会议研究决定后执行
岗位责任制下如果行政工作者连工作岗位都不能坚守，就更无法谈搞好工作的问题了。坚守岗位，认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，超出自己职权范围的事交上一级部门或领导处理，或报由会议研究决定后再执行实施。一般凡是行政技术、常规事务以及纪律性和其他需要速决的一类事务，应当机立断，按管理权限和本院管理的常规及事态现实及时给予决策处置，迅速执行。对于较为重大的协调性或超乎常规以外但并不十分紧迫的事必须报由院务会议研究决策执行。我们要恰当地把握好这个度，既要高度负责，又不能有滥用职权之嫌，以保证决策的速效性、合理性和准确性，进而达到执行的便利性、畅通性和彻底性。会议中要提倡争议决策，允许各抒己见，充分采纳各方面有益建议，依理依据服人。凡经集体讨论决定的事情，任何人无权擅自改变，行动上必须坚决执行，并以集体的决定对外表态。充分运用部门办公会、学校行政会议、教职工代表大会等不同级别的会议，处理各类不同的重大事务，是增加决策的合理性和科学性，保证行动的统一性的前提，是对院长负责制的完善和发展。
4.工作有计划，思考超前；程序规范，标准合理；督查严格，总结及时；实事求是，不弄虚作假；不推诿责任，不谋私利
思考超前可以增强工作的预见性和主动性，可以增强工作计划的准确性和完备性，有新意、有创新，实事求是，不弄虚作假，勇于承担责任是领导者可贵的品质，是其成熟与否的重要体现。
5.形成调查研究的风气，经常深入了解本职工作情况，现场办公，蹲点督促。倾听群众意见和建议，发现问题，及时处理
调研是行政工作者深层次收集和处理管理信息，创造性求取工作效益的一种得力工作方式。学院工作特别是教育教学工作规律性很强，兼之其工作对象又是极具能动性的人，如果工作不深入或者深入了但不用心去研究其规律，那样的官僚作风将是有百害而无一益的。形成调查研究的风气，深入工作实际，掌握充分的真实材料和事实，充分结合实际再依据工作规范和管理目标对“症”处理事务，科学决策，创造性地工作，才能收到切实的效益达到超前发展的目的。听取群众意见和建议，是工作调查的一种基本方式，这样可以收集到更多的管理信息。深入工作现场，蹲点办公，针对实际情况，权宜应变，当场处理管理事务，可以提高管理的效率和工作的质量。
6.办事迅速及时，不拖拉；严于律己，率先示范；讲效率，求质量，不支差应付
真抓实干是最朴素最实惠的工作作风。办事拖拉，支差应付是不称职的表现，是一切教职员工都应力戒的坏习气，要养成干净利落，迅速高效求取质量的工作习惯，处处严于律己，做好表率。
7.做好请示汇报和通报工作，及时反馈工作情况，每周举行一次行政例会，通报近期工作，安排下阶段工作
请示汇报和通报等既是工作方式，又是领导艺术性发挥的载体，院长负责制下的学院领导管理工作是有极强的层次性的。属于自己职责范围内但决策权在上一级的工作，即使自己有成熟的好措施，一般也要先请示获准后再执行。但对于常规性的工作，就没必要遇事一律先请示，而是在认真组织实施后及时汇报。在这一点上特别是上一级的领导要能正确对待，要大度地让下属放手工作，必要时适当做以指导就可以了，千万不可事先巨细，均必躬亲。至于通报是指上一级行政领导要将依据职责组织启动实施或已完成了的较为重大或个案性的本职工作情况，及时通告给本部门的下级人员和相关部门，让领导集体成员都了解有关工作实况，并在必要时配合或调整相应的工作。通报这一环节是学院领导管理中常被忽略的一个重要管理方法。由此忽略而带来的误解、心理情绪、合作不协调等失误及负效应，是一些行政工作不畅和内耗的一个重要原因。通常的请示、汇报和通报工作遵从其及时性和实效性原则可以随工作需要而随时完成，但其一般集中于学院的行政例会来完成，这样行政会议是各行政人员汇报和通报工作情况、研究工作、解决问题，统一观点，统一行动，调整安排和部署下一步工作的专门会议，领导者人人都要重视和利用这一会议工作制度。要规定每个人与会者在每次会议上就本职工作或学校其他远近期工作提出一至二条建设性的建议来，各抒己见，集思广益，群策群力，共定兴校大计。必要的会议要开，但不能过多过滥，否则适得其反。
8.遵守会议纪律，保守会议机密，顾全大局团结合作，不拉帮结派
行政会议是征求策略和意见，统一思想、统一行动集体决策形成科学决议的重要办公形式。会议上未形成决议不同意见可以展开争论，形成决议不同意见可以保留，但虽与之意见不同可是已确定了的决议，会后人人都得不打折扣地予以执行。是机密的要无条件地加以保密。要坚决反对会上不说，会后乱说，揽功推过，笼络人心，拉帮结派，聚党营私的行为。更要坚决抵制拉帮结派的恶劣行经，行政管理人员要巧施领导艺术策略，充分利用这一资源，使一切员工都以学院的大局为重，以学校的整体利益为重，充分发挥员工工作的积极性和主动性，内求团结，外求发展，达到领导管理的佳境，实现跨越式发展。
9.坚持政治学习、理论学习和业务研修，不断更新知识，完善自己
学习是人们求取生存的自然本能，是人生活的主要内涵之一，是一种事业要求，是一种政治责任，也是一种精神追求，还是一种思想境界。知识经济时代的现代社会，知识与技术的发展日新月异。现代化技术的普及和发展以及信息技术在教育中的广泛应用，将会引起教育方式、教育技术和教育思想的重大革命。“传道授业解惑”、“学高为师”的传统权威观念将受到严重挑战。不断更新知识掌握和运用现代化的教育技术，完善自我是刻不容缓的工作任务和求取自身生存，体现自我价值的必要措施。行政工作者更应从师生及社会的根本利益出发，领导师生学习现代化的先进文化和技术，做教育系统先进生产力的领头雁，在不断完善自身发展的同时，积极创造条件，使每一位成员互相促进，不断学习，从而得以“全面发展”。