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[摘 要]在现代信息社会，企业档案信息日益成为企业与社会的重要资源，如何充分发挥企业档案作用，是企业档案馆面临的一个重要课题。本文在阐述企业数字档案馆功能与作用的基础上，提出了企业构建数字档案馆的几项措施。
[关键词]企业档案馆 数字档案馆
随着社会信息化进程的不断加快，档案信息资源已成为企业社会活动和经济活动的战略资源，档案作为无形资产的承载者，社会对档案信息资源共享的需求也越来越迫切。而且，计算机技术的发展和广泛应用使档案数字化建设变为现实，从此，企业档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，加快档案的数字化建设也就势在必行。企业在建设数字档案的过程中，首先一定要深刻了解数字档案馆的功能与作用，然后再根据企业自身的特点和需要，选准切入点和突破口，构建具有企业自身特色的数字档案馆。
一、企业数字档案馆的功能与作用
所谓企业数字档案馆就是企业通过计算机技术实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化，把分散的、系列的企业档案资源形成集中的、立体式的资源，并加快信息的检索、使用与共享，其功能与作用体现在以下几点：
（1）实现企业档案信息共享、推动社会进步
企业数字档案馆的建设，会使整个国家的企业档案资源连接在一起成为可能，并通过多种技术手段，实现信息的互通有无，实现资源有机整合，必然能带来社会范围内的信息资源共享。作为知识经济时代基础信息资源的重要组成部分，数字档案馆所承载的企业档案信息对社会的发展起着重要的推动作用。
（2）有效宣传企业，提升企业形象
品牌成为当今企业持续经营的法宝之一，良好的形象是企业重要的无形资产，作为企业信息资源承载者的数字档案馆，其建设必然能加快企业信息的传播，从而让社会更全面、更深入的了解企业，达到宣扬企业的目的；同时，文化是一种强大的、无形的力量，企业数字档案馆文化建设既能增强企业的凝聚力，促进企业不断进步，又能够实现对外宣传企业文化，增强企业的知名度、美誉度，增强企业的市场竞争力。
（3）为企业快速准确提供生产、技术、管理、决策等信息，提高企业管理水平
数字档案馆拥有海量的数据资源，不仅涵盖了文件材料，而且还包含各类文献资源、语音、视频、图形图像等等，它每天都在吸收和存储着大量的数据。数字档案馆的一个重要功能就是将海量数据按照一定的规则进行科学的分类，通过高效快捷的检索工具与方法，快速准确地向利用者提供参考依据，为领导做出正确决策提供科学依据，充分地发挥档案服务企业决策、发展的作用。
二、 企业档案馆数字化建设的措施，
（1）加强企业数字档案馆系统建设
加强企业数字档案馆系统建设，主要是加强档案管理系统、数据系统、硬件系统建设。
1. 建设强有力的档案管理系统。企业数字档案信息与传统纸质档案的保管和维护方式截然不同，它必须把现实中的纸质的档案资源转化为数字信息资源，这意味着强大的信息录入、分类、维护及安全工作，要保证内容的真实性、完整性、有效性。因此，必须建立文件内容、背景信息、结构信息、元数据信息的组合管理模式。
加强企业数字档案馆管理系统建设，更应针对企业自身的部门职能，对形成的各类档案信息进行科学的评估分析、合理规划，全面建设全新的档案管理体系，动态的档案知识积累体系，确保企业档案知识得到及时的收集、归档。
2. 建设强容量的数据系统。数据库是企业数字档案馆数据系统的核心和基础，也是企业数字档案馆的灵魂。所谓数据库就是依托先进的信息技术对数字文档包括数字化文件、图片、视频等数字档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体、由独立纵向业务信息系统到横向贯通的电子文件管理系统建设，等集成到档案信息系统的循序渐进过程，把综合数据库的完善提高和企业的二级单位档案数据库网络建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，是企业数字档案馆建设的核心基础。
由于数字信息数据具有不同的类型，因此，在数字档案数据库中，应区别对待，科学建设企业数据资源库，实现对各类档案信息的存储，以期获得更好的访问控制和数据安全性。
3. 建设强兼容性的硬件系统。数字档案馆一般是集中式的硬件布局，即由集团总部或企业本部服务器组集中存储数据和提供数据管理服务。其广域网范围内的客户机，通过网络访问中央服务器组的形式，来提供档案管理与档案利用服务。数字档案馆包括五大核心服务器群组：应用服务器、文件浏览服务器、数据库服务器、全文检索服务器及流媒体服务器。
（2）实现企业档案管理的标准化、规范化建设
目前，由于我国长期实行条块侵害的管理模式，普遍存在的现象是企业档案没有统一的标准，有档案馆的企业缺乏统一指导，根据自己的企业状况来建设，标准化、规范化不足，严重影响了系统整体水平的提高。要真正实现档案信息自动化，关键在于应规范档案管理过程中的各项业务管理标准，只有档案管理业务规范化，才能实现真正意义上的档案管理标准化、档案信息自动化。从另一角度来说，要提高整个档案管理系统的现代化水平，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到现代化先进水平，只有这样才能发挥档案信息管理的整体优势，实现“1+1>2”，提高企业档案系统的综合管理能力。
（3）提高思想认识，强化企业数字档案馆建设对企业发展的重要意义
企业数字档案馆建设对企业的发展具有的重要意义，为此，必须引起企业决策层的高度重视，建立起领导组织与各部门齐抓共管的联动机制。一方面，领导干部须明确职责，专人专责，把加强数字化档案的任务分配到个人，以行使领导职责。由于信息技术的便利性，在企业管理中形成的大量电子档案，分散在领导与员工个人手中，但因企业人员流动性较大，企业应对这些档案科学分析归纳，制定合理的归档范围，对重要的信息与档案及时整理与归档。另一方面，树立正确的档案数字化建设理念，深刻认识到档案数字化建设不是间断的、片面的、一时兴起的工程，而是是一项长期的、复杂的系统工程，企业必须将数字档案馆建设纳入整个企业信息化建设的规划，投入必要的人力、物力，开发出与企业各项业务发展相适应的档案管理软件，配备与之相应的硬件设施。
（4）建立健全安全保障机制
数字化信息不同于纸质信息，它通过互联网技术的运用，具有对外开放性的性质，广大用户可以快捷、迅速的使用，这就产生了信息安全问题。数字化档案馆必须建立强大的安全系统，有效地阻止外来的侵袭和攻击，维护系统安全，全面保障信息内容安全。
（5）加强数字档案馆文化建设
通过加强数字档案馆文化建设，丰富档案馆网站内容，及时动态更新，反映企业发展，将自身的文化建设放在企业、社会文化建设的大背景之下，营造企业档案文化氛围，发挥其文化作用，承担起传播企业文化、展示企业形象、宣传企业精神的档案独特的责任。
结语：企业数字档案馆是企业面向内部员工的沟通渠道，是企业面向社会公众的窗口，担任着企业自上而下、自内由外的信息交流与共享的时代责任。企业数字档案馆信息的收集与利用，更是关系着企业发展的深度与广度，在一定程度上深刻地影响着企业的发展前途，以及在市场中的竞争力，无论是有形的产品资产还是无形的信息资源、企业文化、品牌建设等等，都需要数字档案馆实现并维护其在知识经济时代中“档案信息资源承载者、先锋者”的地位，承担起档案信息资源存储与传播共享的责任。
[关键词]企业档案馆 数字档案馆
随着社会信息化进程的不断加快，档案信息资源已成为企业社会活动和经济活动的战略资源，档案作为无形资产的承载者，社会对档案信息资源共享的需求也越来越迫切。而且，计算机技术的发展和广泛应用使档案数字化建设变为现实，从此，企业档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，加快档案的数字化建设也就势在必行。企业在建设数字档案的过程中，首先一定要深刻了解数字档案馆的功能与作用，然后再根据企业自身的特点和需要，选准切入点和突破口，构建具有企业自身特色的数字档案馆。
一、企业数字档案馆的功能与作用
所谓企业数字档案馆就是企业通过计算机技术实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化，把分散的、系列的企业档案资源形成集中的、立体式的资源，并加快信息的检索、使用与共享，其功能与作用体现在以下几点：
（1）实现企业档案信息共享、推动社会进步
企业数字档案馆的建设，会使整个国家的企业档案资源连接在一起成为可能，并通过多种技术手段，实现信息的互通有无，实现资源有机整合，必然能带来社会范围内的信息资源共享。作为知识经济时代基础信息资源的重要组成部分，数字档案馆所承载的企业档案信息对社会的发展起着重要的推动作用。
（2）有效宣传企业，提升企业形象
品牌成为当今企业持续经营的法宝之一，良好的形象是企业重要的无形资产，作为企业信息资源承载者的数字档案馆，其建设必然能加快企业信息的传播，从而让社会更全面、更深入的了解企业，达到宣扬企业的目的；同时，文化是一种强大的、无形的力量，企业数字档案馆文化建设既能增强企业的凝聚力，促进企业不断进步，又能够实现对外宣传企业文化，增强企业的知名度、美誉度，增强企业的市场竞争力。
（3）为企业快速准确提供生产、技术、管理、决策等信息，提高企业管理水平
数字档案馆拥有海量的数据资源，不仅涵盖了文件材料，而且还包含各类文献资源、语音、视频、图形图像等等，它每天都在吸收和存储着大量的数据。数字档案馆的一个重要功能就是将海量数据按照一定的规则进行科学的分类，通过高效快捷的检索工具与方法，快速准确地向利用者提供参考依据，为领导做出正确决策提供科学依据，充分地发挥档案服务企业决策、发展的作用。
二、 企业档案馆数字化建设的措施，
（1）加强企业数字档案馆系统建设
加强企业数字档案馆系统建设，主要是加强档案管理系统、数据系统、硬件系统建设。
1. 建设强有力的档案管理系统。企业数字档案信息与传统纸质档案的保管和维护方式截然不同，它必须把现实中的纸质的档案资源转化为数字信息资源，这意味着强大的信息录入、分类、维护及安全工作，要保证内容的真实性、完整性、有效性。因此，必须建立文件内容、背景信息、结构信息、元数据信息的组合管理模式。
加强企业数字档案馆管理系统建设，更应针对企业自身的部门职能，对形成的各类档案信息进行科学的评估分析、合理规划，全面建设全新的档案管理体系，动态的档案知识积累体系，确保企业档案知识得到及时的收集、归档。
2. 建设强容量的数据系统。数据库是企业数字档案馆数据系统的核心和基础，也是企业数字档案馆的灵魂。所谓数据库就是依托先进的信息技术对数字文档包括数字化文件、图片、视频等数字档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体、由独立纵向业务信息系统到横向贯通的电子文件管理系统建设，等集成到档案信息系统的循序渐进过程，把综合数据库的完善提高和企业的二级单位档案数据库网络建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，是企业数字档案馆建设的核心基础。
由于数字信息数据具有不同的类型，因此，在数字档案数据库中，应区别对待，科学建设企业数据资源库，实现对各类档案信息的存储，以期获得更好的访问控制和数据安全性。
3. 建设强兼容性的硬件系统。数字档案馆一般是集中式的硬件布局，即由集团总部或企业本部服务器组集中存储数据和提供数据管理服务。其广域网范围内的客户机，通过网络访问中央服务器组的形式，来提供档案管理与档案利用服务。数字档案馆包括五大核心服务器群组：应用服务器、文件浏览服务器、数据库服务器、全文检索服务器及流媒体服务器。
（2）实现企业档案管理的标准化、规范化建设
目前，由于我国长期实行条块侵害的管理模式，普遍存在的现象是企业档案没有统一的标准，有档案馆的企业缺乏统一指导，根据自己的企业状况来建设，标准化、规范化不足，严重影响了系统整体水平的提高。要真正实现档案信息自动化，关键在于应规范档案管理过程中的各项业务管理标准，只有档案管理业务规范化，才能实现真正意义上的档案管理标准化、档案信息自动化。从另一角度来说，要提高整个档案管理系统的现代化水平，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到现代化先进水平，只有这样才能发挥档案信息管理的整体优势，实现“1+1>2”，提高企业档案系统的综合管理能力。
（3）提高思想认识，强化企业数字档案馆建设对企业发展的重要意义
企业数字档案馆建设对企业的发展具有的重要意义，为此，必须引起企业决策层的高度重视，建立起领导组织与各部门齐抓共管的联动机制。一方面，领导干部须明确职责，专人专责，把加强数字化档案的任务分配到个人，以行使领导职责。由于信息技术的便利性，在企业管理中形成的大量电子档案，分散在领导与员工个人手中，但因企业人员流动性较大，企业应对这些档案科学分析归纳，制定合理的归档范围，对重要的信息与档案及时整理与归档。另一方面，树立正确的档案数字化建设理念，深刻认识到档案数字化建设不是间断的、片面的、一时兴起的工程，而是是一项长期的、复杂的系统工程，企业必须将数字档案馆建设纳入整个企业信息化建设的规划，投入必要的人力、物力，开发出与企业各项业务发展相适应的档案管理软件，配备与之相应的硬件设施。
（4）建立健全安全保障机制
数字化信息不同于纸质信息，它通过互联网技术的运用，具有对外开放性的性质，广大用户可以快捷、迅速的使用，这就产生了信息安全问题。数字化档案馆必须建立强大的安全系统，有效地阻止外来的侵袭和攻击，维护系统安全，全面保障信息内容安全。
（5）加强数字档案馆文化建设
通过加强数字档案馆文化建设，丰富档案馆网站内容，及时动态更新，反映企业发展，将自身的文化建设放在企业、社会文化建设的大背景之下，营造企业档案文化氛围，发挥其文化作用，承担起传播企业文化、展示企业形象、宣传企业精神的档案独特的责任。
结语：企业数字档案馆是企业面向内部员工的沟通渠道，是企业面向社会公众的窗口，担任着企业自上而下、自内由外的信息交流与共享的时代责任。企业数字档案馆信息的收集与利用，更是关系着企业发展的深度与广度，在一定程度上深刻地影响着企业的发展前途，以及在市场中的竞争力，无论是有形的产品资产还是无形的信息资源、企业文化、品牌建设等等，都需要数字档案馆实现并维护其在知识经济时代中“档案信息资源承载者、先锋者”的地位，承担起档案信息资源存储与传播共享的责任。