论文部分内容阅读
摘 要 档案检索是档案馆的核心工作之一。建立档案检索平台，为用户提供高效的档案信息检索手段是档案馆发展的必经之路。档案计算机检索系统的开发利用为档案管理提供了管理平台，实现了信息化，促进了档案管理规范化和现代化的进程。面对现今严峻的发展形势，档案计算机检索系统的发展成为了主要研究对象。
关键词 档案；计算机检索；检索系统
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2013）11-0000-00
随着时代的进步企业管理逐步走向信息化，从而要求档案管理不断向规范化、信息化发展，因此，在这种情况下我们希望找到一种方便、快捷的检索途径，更好地发挥档案资料在科研工作中的效用。
1 档案计算机检索系统的定义
档案检索是把用著录和标引处理过的整理好的文档，按照一定序列输入进数据库。用计算机来存储的档案叫做电子档案，电子档案是将档案信息以二进制代码形式记录在磁盘，磁带或光盘等载体上，通过计算机系统进行存取档案并且可以在网络中传输档案文件。电子档案有利于文档的更改、复制、输出和远距离传输文件。往往这样的电子档案可以将图片信息、文字信息、音频信息、视频信息等等不同形式的信息汇集到一份文件当中，达到声情并茂的效果。
2 档案计算机检索系统的构成和用途
2.1 档案计算机检索系统的构成
档案计算机检索系统的构成是指计算机和网络设备等硬件和用来控制整个检索过程的一套可以随时增加修改的程序以及用来存放档案数据的数据库。另外，还要有操作计算机的人员，编写程序的程序员和专门检索档案的计算机专门人才，手动录入、检索信息转化成通过计算机进行检索档案信息的一系列工作，都是档案计算机检索系统的组成部分。
2.1.1 硬件部分
首先，要必备的有一定性能的计算机，在运行Windows2000以上系统的操作系统环境下，硬盘需要含有超大容量；再者，要必备的外部设备有：通用的Usb接口、键盘、鼠标、扫描仪、以及语音或图像等输入设备，显示器、打印机等输出设备；然后要必备的就是数据处理设备以及传输设备。
2.1.2 软件部分
软件包括系统软件和应用软件。为了能够搭建强大功能的服务器系统从而实现检索的网络信息化，软件平台应采用windows2000以上的服务器版本的操作系统。安装防火墙和杀毒软件，保证系统的运行可靠和安全，以防系统意外死机、或者因停电而造成的数据丢失情况。平时使用的管理软件也还是要具备的，这样才能够更好的使系统保持在良好的运行环境下运行。
2.1.3 数据库部分
目前面向对象的数据库系统是数据库应用的一个潮流。它给了用户一个号的使用体验感受，而且这个系统不仅具有传统数据库所有功用，还为用户提供了更为高级的一些用途，这其中就含有查询的优化、管理模式的优化和多种对象的管理等。这个系统使用了存储结构、存取方法和继承等实现方法，在档案信息中用户可以自己定义数据的类型和方法，这样更加方便用户的操作和处理。
2.2 档案计算机检索系统的用途
计算机检索档案的系统有很多的用途，它可以对数据进行编辑、存储、整理、排序等多种操作，它还为我们提供了多种途径的查找方法，还可以把打印查找的结果用多种形式表示出来，它还可以为用户提供将数据转化并录入。
3 档案计算机检索系统的优点
3.1 快速的查询能力
手动录入查找档案，需要一张一张的逐一查找，非常繁琐费时，而计算机又快又强的逻辑判断能力，计算机处理一个检索问题只需要在几秒内就可以解决，这样的速度是手工查找没有办法企及的。
3.2 多样的查询方法
计算机的检索功能是非常强大的，可以满足不同的用户各种不同的查找要求来进行检索，面对不同的查询检索要求，计算机自动的调整处理方法，使得各个查找条件之间实现灵活的组合搭配，实现动态修改调整查找条件，为用户提供满意的查找结果。这体现了计算机的检索功能可以从不同角度，不同的深度广度来进行所需档案的查询。
3.3 查询的网络信息化
随着网络技术越来越普及，计算机检索也要进入网络大军中，跟随着大的潮流向前发展。有了网络，我们便可以实现远程的用户进行查询信息和对档案信息 的资源共享。要实现网络化，我们在程序设计的时候要非常谨慎严谨严密，保证不会出现不符合用户查询的结果。而且还要能够提供较快的查询速度，这是对用户使用体验的保证，加强对系统检索相应速度的提高。
3.4 信息存储的高密度性
计算机中电子档案的存储密度远远高过其他的信息介质，存储的信息具有高密度性可以减少电子档案的存储空间，这样也给电子档案的管理和调阅提出了新的问题，怎么才能更好、更快的提高管理和调阅档案信息的速度等等都成为我们要考虑的问题，只有有了疑问，我们才能更好的前进。
3.5 系统的依赖性
在没有计算机检索系统的时候我们的档案信息基本上都是依靠人工来完成管理、查询等活动，而如今我们要进行档案信息的查询、管理工作都必须借助计算机来完成。因为要借助计算机，所以我们的检索需要专门的软件来支持，我们可以购买他人制作的或者自主开发研究这些查询软件来使用。计算机系统的安全正常的运行是保证查询软件正常运行的条件，也是能够保证更好的查询的基础。
3.6 多种查询信息媒体的集成
由于计算机多媒体技术的发展，可以处理的不同形式的信息媒体也在不断的增加。比如图文信息、音频、视频、等等大量的信息。这些信息媒体丰富了我们的文档，使得我们的档案信息更加的吸引人。
4 总结
档案的查询系统也就是计算机检索系统，它相对于传统的查询，更大地提高了工作人员的工作效率，很大程度上缓解了工作人员的工作压力。建立一个高效而完善的档案检索系统，不仅能够为用户提供更为方便快捷、及时的查询档案信息，还减轻了工作人员的工作量，提高了工作效率。充分挖掘档案检索系统的的潜在的作用。我们要谋求档案信息网络信息化发展的道路，才可以更好的为用户的需求服务并且取得一定的经济效益。
参考文献
[1]周爱.应用计算机管理提高档案的检索率[J].2007（4）.
[2]张慧.档案计算机检索系统发展研究[J].2009（3）.
[3]杨晶.数字档案馆信息检索系统的研究与实现[J].2006（12）.
关键词 档案；计算机检索；检索系统
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2013）11-0000-00
随着时代的进步企业管理逐步走向信息化，从而要求档案管理不断向规范化、信息化发展，因此，在这种情况下我们希望找到一种方便、快捷的检索途径，更好地发挥档案资料在科研工作中的效用。
1 档案计算机检索系统的定义
档案检索是把用著录和标引处理过的整理好的文档，按照一定序列输入进数据库。用计算机来存储的档案叫做电子档案，电子档案是将档案信息以二进制代码形式记录在磁盘，磁带或光盘等载体上，通过计算机系统进行存取档案并且可以在网络中传输档案文件。电子档案有利于文档的更改、复制、输出和远距离传输文件。往往这样的电子档案可以将图片信息、文字信息、音频信息、视频信息等等不同形式的信息汇集到一份文件当中，达到声情并茂的效果。
2 档案计算机检索系统的构成和用途
2.1 档案计算机检索系统的构成
档案计算机检索系统的构成是指计算机和网络设备等硬件和用来控制整个检索过程的一套可以随时增加修改的程序以及用来存放档案数据的数据库。另外，还要有操作计算机的人员，编写程序的程序员和专门检索档案的计算机专门人才，手动录入、检索信息转化成通过计算机进行检索档案信息的一系列工作，都是档案计算机检索系统的组成部分。
2.1.1 硬件部分
首先，要必备的有一定性能的计算机，在运行Windows2000以上系统的操作系统环境下，硬盘需要含有超大容量；再者，要必备的外部设备有：通用的Usb接口、键盘、鼠标、扫描仪、以及语音或图像等输入设备，显示器、打印机等输出设备；然后要必备的就是数据处理设备以及传输设备。
2.1.2 软件部分
软件包括系统软件和应用软件。为了能够搭建强大功能的服务器系统从而实现检索的网络信息化，软件平台应采用windows2000以上的服务器版本的操作系统。安装防火墙和杀毒软件，保证系统的运行可靠和安全，以防系统意外死机、或者因停电而造成的数据丢失情况。平时使用的管理软件也还是要具备的，这样才能够更好的使系统保持在良好的运行环境下运行。
2.1.3 数据库部分
目前面向对象的数据库系统是数据库应用的一个潮流。它给了用户一个号的使用体验感受，而且这个系统不仅具有传统数据库所有功用，还为用户提供了更为高级的一些用途，这其中就含有查询的优化、管理模式的优化和多种对象的管理等。这个系统使用了存储结构、存取方法和继承等实现方法，在档案信息中用户可以自己定义数据的类型和方法，这样更加方便用户的操作和处理。
2.2 档案计算机检索系统的用途
计算机检索档案的系统有很多的用途，它可以对数据进行编辑、存储、整理、排序等多种操作，它还为我们提供了多种途径的查找方法，还可以把打印查找的结果用多种形式表示出来，它还可以为用户提供将数据转化并录入。
3 档案计算机检索系统的优点
3.1 快速的查询能力
手动录入查找档案，需要一张一张的逐一查找，非常繁琐费时，而计算机又快又强的逻辑判断能力，计算机处理一个检索问题只需要在几秒内就可以解决，这样的速度是手工查找没有办法企及的。
3.2 多样的查询方法
计算机的检索功能是非常强大的，可以满足不同的用户各种不同的查找要求来进行检索，面对不同的查询检索要求，计算机自动的调整处理方法，使得各个查找条件之间实现灵活的组合搭配，实现动态修改调整查找条件，为用户提供满意的查找结果。这体现了计算机的检索功能可以从不同角度，不同的深度广度来进行所需档案的查询。
3.3 查询的网络信息化
随着网络技术越来越普及，计算机检索也要进入网络大军中，跟随着大的潮流向前发展。有了网络，我们便可以实现远程的用户进行查询信息和对档案信息 的资源共享。要实现网络化，我们在程序设计的时候要非常谨慎严谨严密，保证不会出现不符合用户查询的结果。而且还要能够提供较快的查询速度，这是对用户使用体验的保证，加强对系统检索相应速度的提高。
3.4 信息存储的高密度性
计算机中电子档案的存储密度远远高过其他的信息介质，存储的信息具有高密度性可以减少电子档案的存储空间，这样也给电子档案的管理和调阅提出了新的问题，怎么才能更好、更快的提高管理和调阅档案信息的速度等等都成为我们要考虑的问题，只有有了疑问，我们才能更好的前进。
3.5 系统的依赖性
在没有计算机检索系统的时候我们的档案信息基本上都是依靠人工来完成管理、查询等活动，而如今我们要进行档案信息的查询、管理工作都必须借助计算机来完成。因为要借助计算机，所以我们的检索需要专门的软件来支持，我们可以购买他人制作的或者自主开发研究这些查询软件来使用。计算机系统的安全正常的运行是保证查询软件正常运行的条件，也是能够保证更好的查询的基础。
3.6 多种查询信息媒体的集成
由于计算机多媒体技术的发展，可以处理的不同形式的信息媒体也在不断的增加。比如图文信息、音频、视频、等等大量的信息。这些信息媒体丰富了我们的文档，使得我们的档案信息更加的吸引人。
4 总结
档案的查询系统也就是计算机检索系统，它相对于传统的查询，更大地提高了工作人员的工作效率，很大程度上缓解了工作人员的工作压力。建立一个高效而完善的档案检索系统，不仅能够为用户提供更为方便快捷、及时的查询档案信息，还减轻了工作人员的工作量，提高了工作效率。充分挖掘档案检索系统的的潜在的作用。我们要谋求档案信息网络信息化发展的道路，才可以更好的为用户的需求服务并且取得一定的经济效益。
参考文献
[1]周爱.应用计算机管理提高档案的检索率[J].2007（4）.
[2]张慧.档案计算机检索系统发展研究[J].2009（3）.
[3]杨晶.数字档案馆信息检索系统的研究与实现[J].2006（12）.