随着互联网及5G技术的发展,企业获取信息变得更透明和迅速;同时,国内商务会展企业大幅度增多,Y商务会展公司亚洲地区领先的大宗商品商务活动主办机构的地位开始动摇,面对着各行业细分的竞争对手,Y商务会展公司进行业务调整,重点专注于化工、医药、互联网通信、汽车、能源、物流、材料领域。将电话客户团队及一些不景气的行业峰会转至烟台分公司,从而降低成本。作为会议的主体成本中,采购成本占据了总成本百分之八十之多,为配合企业战略,会议不得不从一线城市扩展至各大二线城市,同时会议数的增加对采购的要求及难度大大提升,如何能做到行之有效的采购管理,满足业务需求,提升会议质量,对企业持续的利润增长以及长远发展起到了无可替代的作用。本文结合作者多年会展行业的采购经验,以商务会展Y公司为研究对象,通过对Y公司近三年所有会展项目的成本对比分析,以及采购过程中各个部门高层对于采购工作的调研反馈分析,发现Y公司现行采购管理中存在着,采购成本逐年上升、人员工作积极性差、采购确认周期偏长、定制化采购物料精准度低等四大问题,经过调研研究分析发现,其产生的原因是采购人员的权责划分模糊、采购及业务部分工作流程复杂低效、采购人员业务素质较差、供应商管理机制缺失等主要原因造成。通过管理层人员的访谈法、针对采购流程的ASME分析法、供应商考评后的ABC分类法、人员关键绩效指标考评等研究方法,与笔者在Y商务会展公司多年的工作总结和观察,提出如下4个解决方案,第一项,优化组织架构,从优化采购部门的组织架构、明确采购人员职责划分、搭建人才梯队进行。第二项,改进采购流程,优化了最核心的两大酒店采购和会务采购流程,实现了流程效率30%的提高。第三项,提升人员业务素质,从培训采购人员和业务人员两项入手并制定相应的绩效考核。最后一项,强化供应商管理,建立供应商合作关系,确定供应商准入门槛,以及设立供应商激励机制,以此来解决Y公司采购管理中存在的问题。通过对Y公司采购管理所存在的现有问题研究,提出相应可执行的改进及优化措施,希望可以帮助Y公司发现和解决自身的问题,也同时希望能将这些措施可复制,带给行业中的同类企业,帮助他们解决采购管理上的问题。